เอกสารกระบวนการอย่างชัดเจนแสดงถึงภารกิจสำคัญที่เกิดขึ้นใน บริษัท พวกเขาขจัดความสับสนในหมู่พนักงานและทำให้สมาชิกทุกคนของ บริษัท อยู่ในหน้าเดียวกัน เอกสารกระบวนการกำหนดกระบวนการปัจจุบันใน บริษัท โดยการระบุการปฏิบัติในปัจจุบันคุณมักจะพบข้อบกพร่องในระบบปัจจุบันและดูห้องสำหรับการปรับปรุง เอกสารกระบวนการยังช่วยให้ บริษัท สามารถปรับเปลี่ยนได้เร็วขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ การสรุปฟังก์ชั่นปัจจุบันของ บริษัท ของคุณอย่างชัดเจนจะช่วยให้ บริษัท ก้าวไปข้างหน้าได้ดียิ่งขึ้น
กำหนดขอบเขตของเอกสาร คุณสามารถจัดทำเอกสารทุกกระบวนการภายใน บริษัท หรือใน บริษัท ขนาดใหญ่โดยมุ่งเน้นที่กระบวนการหนึ่งชุด ตัวอย่างเช่น บริษัท ขนาดใหญ่อาจต้องการเริ่มต้นด้วยฟังก์ชั่นการบัญชีของพวกเขาแทนการบันทึกการทำงานทั้งหมดขององค์กร
ร่างกระบวนการแบบหนึ่งภาพที่มองเห็นได้ของกระบวนการ รวมถึงการบังคับใช้เมทริกซ์ร่างของผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละงานหรือแผนภาพการไหลของกระบวนการ แผนภาพกระบวนการไหลเป็นตัวแทนระดับสูงของขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้กระบวนการและขั้นตอนไหลผ่านองค์กร ตัวอย่างเช่นขั้นตอนต่าง ๆ ในการชำระใบแจ้งหนี้อาจระบุไว้ในแผนผังผังกระบวนการ
อธิบายถึงผลกระทบที่กระบวนการมีต่อผลิตภัณฑ์และบริการ รายละเอียดผลกระทบของการดำเนินงานปกติและผลกระทบที่เกิดจากความล้มเหลวในกระบวนการ ตัวอย่างเช่นหากใบแจ้งหนี้สูญหายและไม่ได้รับเงินผู้จัดหาจะปฏิเสธที่จะจัดส่งคำสั่งซื้อต่อไป
กำหนดบทบาทภายในกระบวนการ ระบุบทบาทตามหน้าที่การงานของพวกเขาและไม่แยกตามบทบาท ตัวอย่างเช่นพนักงานบัญชีเจ้าหนี้ประมวลผลใบแจ้งหนี้และป้อนลงในระบบการชำระเงิน ผู้ควบคุมอนุมัติใบแจ้งหนี้และอนุมัติการชำระเงิน
ทำร่างระบบคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่ใช้ภายในกระบวนการ กำหนดระบบแต่ละจุดประสงค์และหน้าที่การใช้งานอย่างชัดเจน
บันทึกกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ใช้แผนภาพกระบวนการไหลของคุณเป็นแนวทางในการร่างข้อความ รวมรายละเอียดให้มากที่สุดทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขอบเขตที่คุณเลือกให้รวมไว้ในเอกสาร ใช้ชื่อบทบาทเพื่อกำหนดความรับผิดชอบแทนชื่อบุคคล
รวมส่วนสำหรับข้อยกเว้น บันทึกว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อไม่ดำเนินการตามกระบวนการปกติ ตัวอย่างเช่นเมื่อระบบคอมพิวเตอร์ขัดข้องระบบบัญชีที่ใช้กระดาษจะถูกตราขึ้นเพื่อประมวลผลใบแจ้งหนี้
ตรวจสอบเอกสารกระบวนการกับทุกฝ่ายที่ได้รับผลกระทบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยกับกระบวนการ
