วิธีการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับงานศิลปะ

ไม่ว่าคุณจะเปิดแกลเลอรี่หรือขายงานศิลปะของคุณเองใบแจ้งหนี้อาจเป็นการเชื่อมต่อล่าสุดกับผู้ซื้อ การเลือกรูปแบบที่ประสานกับหัวจดหมายของคุณและสนับสนุนภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณจะเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ของคุณให้เป็นเครื่องมือทางการตลาดที่สร้างความประทับใจได้ดี คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตที่พบในการประมวลผลคำและซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะหรือสร้างของคุณเอง อย่างไรก็ตามโครงร่างของคุณควรส่งผลให้เอกสารที่อ่านง่ายและสะอาดซึ่งรวมกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน

สร้างระบบเลข

พัฒนาระบบงานหรือหมายเลขโครงการเพื่อจัดระเบียบข้อมูลลูกค้าติดตามค่าใช้จ่ายและระบุงานที่ส่งไปยังเครื่องพิมพ์ร้านกรอบและผู้ขายอื่น ๆ ในนามของลูกค้าของคุณ Creative Public ขอแนะนำให้ใช้ระบบที่ประกอบด้วยตัวเลขและคำอธิบายสั้น ๆ ตัวอย่างเช่น 15-003-05-Ceramic-Smith อาจเป็นโครงการที่สามที่คุณมีในเดือนพฤษภาคม 2558 สำหรับลูกค้าที่ชื่อ Smith ภายใต้ระบบนี้คุณจะมอบหมาย 15-067-09-ArtFest ให้กับโครงการที่ 67 ของคุณในเดือนกันยายน 2015

สร้างระบบการแยกหมายเลขเพื่อระบุใบแจ้งหนี้ของคุณ การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ทำให้การเตรียมภาษีสิ้นปีและการติดตามการชำระเงินง่ายขึ้นและให้แผนกบัญชีลูกค้าที่ต้องการหมายเลขอ้างอิง เลือกชุดหมายเลขตามลำดับปีตามที่แนะนำโดย Smashing Magazine เช่น 2015015 สำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับที่ 15 ที่เขียนในปี 2558 หรือการอ้างอิงของลูกค้าพร้อมหมายเลขลำดับสำหรับลูกค้ารายนั้นเช่น TA025 สำหรับโครงการ 25 ของ Time Advertising กับคุณ

กำหนดหมายเลขงานและหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่คุณต้องการเรียกเก็บเงิน

เตรียมหัวเรื่อง

พิมพ์คำว่า "INVOICE" ที่ด้านบนของหน้าหากเทมเพลตของคุณยังไม่มี

จัดกลุ่มโลโก้แกลเลอรี่ / ชื่อสตูดิโอหรือชื่อและที่อยู่ของคุณรวมถึงข้อมูลติดต่อที่สำคัญเช่นหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลและ URL เว็บไซต์ของคุณด้วยกันในส่วนเดียว

ป้อนข้อมูลลูกค้าของคุณรวมถึงชื่อ บริษัท ชื่อบุคคลที่ซื้องานรวมถึงที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขา

ป้อนรายละเอียดธุรกรรม

อุทิศส่วนหนึ่งในครึ่งบนของหน้าเพื่อบันทึกวันที่หมายเลขใบแจ้งหนี้หมายเลขใบสั่งซื้อของลูกค้าหากมีและหมายเลขงานที่คุณกำหนดให้กับงาน

เพิ่มจำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระและเงื่อนไขการชำระเงินของคุณเช่น "จ่ายเมื่อได้รับ" หรือ "ส่งมอบเฟรมเมื่อชำระเงินที่ได้รับ" เมื่อการจัดส่งเกิดขึ้นเมื่อได้รับจำนวนเงินที่ต้องชำระ

อธิบายสิทธิ์ที่ลูกค้ากำลังซื้อ - สำหรับงานดิจิทัล - เช่น "ใช้เพียงครั้งเดียวเท่านั้นการพิมพ์ซ้ำและสิทธิ์อื่น ๆ ทั้งหมดจะเปลี่ยนกลับไปเป็นศิลปินหลังจาก 30 วัน" บริษัท กฎหมาย Art Stropheus ขอแนะนำให้สังเกตว่าคุณยังคงมีสิทธิ์ในการปฏิเสธครั้งแรกหากผู้ซื้อต้องการขายงานของคุณใหม่

ระบุ EIN ของรัฐบาลกลางของคุณ - หมายเลขประจำตัวนายจ้าง - หรือหมายเลขประกันสังคมของคุณเป็นแกลเลอรีพิพิธภัณฑ์และลูกค้าองค์กรที่ต้องการข้อมูลนี้สำหรับการรายงานภาษี

รายการตัวเลือกการชำระเงินที่คุณเสนอเช่นเช็ค PayPal สแควร์หรือบัตรเครดิตและให้รายละเอียดบัญชีใด ๆ ที่จำเป็นสำหรับลูกค้าที่จะจ่ายเงินให้คุณ

ส่วนที่สมบูรณ์สำหรับค่าใช้จ่าย

เริ่มต้นส่วนนี้ด้วยวลีเช่น "บริการที่แสดงดังนี้:"

อธิบายการบ้านด้วยรายละเอียดที่มากพอที่คนอื่นจะเข้าใจในคำอธิบาย ตัวอย่างเช่นแทนที่จะเป็น "การฝึกอบรมศิลปะ" เขียน "ภาพประกอบ 10 ปากกาและหมึกสำหรับคู่มือบริการรถตักล้อยาง"

สังเกตโครงสร้างค่าธรรมเนียมของคุณว่าเป็นอัตราคงที่หรือรายชั่วโมงบวกด้วยจำนวนเงินดอลลาร์ที่สอดคล้องกัน อย่าลืมระบุจำนวนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เมื่อกำหนดราคาเป็นรายชั่วโมง เพิ่มการเรียกเก็บเงินสร้างสรรค์ทั้งหมดสำหรับส่วนนี้

รายการค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่คุณร้องขอให้ชำระเงินคืน รวมคำอธิบายที่เพียงพอเพื่อให้ลูกค้าสามารถจับคู่แต่ละรายการกับการรับที่คุณให้ เพิ่มยอดรวมสำหรับหมวดค่าใช้จ่าย

ระบุการฝากเงินหรือความก้าวหน้าที่ลูกค้าทำ

โปรดทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมดหักการชำระเงินใด ๆ ที่ได้รับจนถึงปัจจุบัน มหาวิทยาลัย Kutztown แห่งเพนซิลเวเนียแนะนำให้ใช้ตัวเลขและคำต่าง ๆ เช่น "ยอดรวมครบกำหนด: $ 750 เจ็ดร้อยห้าสิบดอลลาร์"

ทำตามคำแนะนำของ Freshbooks และเพิ่ม "ขอบคุณสำหรับธุรกิจของคุณ!" ที่ด้านล่างของหน้าเพื่อเพิ่มโอกาสในการชำระเงินที่รวดเร็ว

เคล็ดลับ

• การใช้หมายเลขอื่นที่ไม่ใช่ 001 สำหรับใบแจ้งหนี้ครั้งแรกของคุณแสดงว่าธุรกิจของคุณเป็นที่ยอมรับมากขึ้น

  ขอให้ลูกค้าชำระเงินให้คุณภายใต้ชื่อที่ระบุยกเว้นว่าคุณมีบัญชีตรวจสอบธุรกิจในชื่อ บริษัท ของคุณหรือบัญชี "ทำธุรกิจเป็น" กับธนาคารของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการเช็คอิน