วิธีจัดระเบียบแผนกจัดซื้อ

แม้ว่าคุณจะอยู่ในงานของคุณเพียงช่วงเวลาสั้น ๆ คุณก็รู้ว่าการเก็บบันทึกอย่างพิถีพิถันประเมินวิธีปฏิบัติด้านการจัดซื้อในปัจจุบันการค้นหาความสัมพันธ์กับผู้ขายรายใหม่และทำให้มั่นใจว่าระบบปฏิบัติการของคุณได้รับการออกแบบอย่างมีประสิทธิภาพ. ไม่ว่าคุณจะถูกนำเข้ามาเพื่อเปลี่ยนแผนกที่มีอยู่จากความวุ่นวายไปสู่การจัดระเบียบหรือคุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วยข้อบกพร่องเล็กน้อยบทความนี้สามารถชี้คุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• ซอฟต์แวร์

• เอกสารการจัดซื้อ

• คู่มือนโยบาย

• การตรวจสอบการดำเนินการจัดเก็บ / สินค้าคงคลัง

• ระบบรักษาความปลอดภัย (ไม่จำเป็น)

เริ่มการตรวจสอบไฟล์ของแผนกจัดซื้อและวิธีการประเมินระบบปัจจุบัน ติดตามรายการที่สั่งซื้อสำหรับพนักงานหรือแผนกและตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ขายที่ได้รับอนุญาต เยี่ยมชมหัวหน้าแผนกเพื่อหารือเกี่ยวกับประสบการณ์การซื้อก่อนหน้านี้ รับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงวิธีการประมวลผลการติดตามและการปฏิบัติตามแผนก

รับสิทธิ์ในการร่างคู่มือนโยบายแผนกจัดซื้อใหม่ตามข้อเสนอแนะที่ได้รับจากหัวหน้าแผนกหากไม่มีคู่มือปัจจุบันหรือเห็นได้ชัดว่ารุ่นปัจจุบันไม่ทำงาน เขียนแก้ไขและหมุนเวียนร่างจดหมายไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง ส่งสำเนาของสิ่งพิมพ์ไปยังผู้จัดการเพื่อให้พวกเขามีจุดอ้างอิงสำหรับคำขอซื้อในอนาคต

ตรวจสอบเอกสารที่ บริษัท ของคุณใช้ในการดำเนินการจัดซื้อ ตรวจสอบภาษาของคำสั่งซื้อยกเครื่องเอกสารการเสนอราคาของ บริษัท และแบบฟอร์มประเมินคำขอจัดหาชุมชนและเอกสารอื่น ๆ ทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็นเพื่อเพิ่มความปลอดภัยและประสิทธิภาพในการจัดส่งสินค้าที่สั่ง

ตรวจสอบและวิเคราะห์สินค้าคงคลังของวัสดุสิ้นเปลืองของ บริษัท ที่มีอยู่ในคลังสินค้าหรือนอกสถานที่ ตรวจสอบสินค้าคงเหลือทั้งหมดกับเอกสารที่มีอยู่ ตั้งค่าสถานะการขาดเกินและการขาดแคลนของสินค้าที่มีความต้องการคงที่เช่นเครื่องใช้สำนักงาน ประเมินวิธีการจัดซื้อและการเก็บรักษาโดยผู้เลือกและผู้แบ่งบรรจุ ทำการปรับปรุงในลักษณะที่พวกเขาจะได้รับคลังสินค้าเพื่อลดความไร้ประสิทธิภาพ

ประเมินการดำเนินการดึงและการจัดเก็บในปัจจุบันโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากความเลอะเทอะส่งผลให้เกิดการโจรกรรมไม่ได้รับเงินสำหรับสต็อคและความล่าช้าในการจัดหาเสบียงให้กับคนงานในเวลาที่เหมาะสม ตรวจสอบภูมิปัญญาของการติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยหากยังไม่ได้ดำเนินการเพื่อใช้เป็นเครื่องยับยั้งอาชญากรรมในพื้นที่จัดเก็บ

จัดทำโปรแกรมควบคุมคุณภาพเพื่อให้ผู้เลือกผู้บรรจุการบัญชีและการจัดซื้อทั้งหมดได้รับข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการจัดส่งพัสดุในเวลาเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อคืนการนัดหยุดงานแรงงานสินค้าชำรุดหรือเสียหาย - สถานการณ์ที่ไม่คาดคิดที่อาจส่งผลต่อการรับและการเบิกจ่ายวัสดุที่ผ่านแผนกจัดซื้อ

ติดตามเทรนด์อุตสาหกรรมอย่างต่อเนื่องเพื่อเรียนรู้เทคนิคใหม่ ๆ ในการจัดการแผนกจัดซื้อ ตั้งค่ารายงานความคืบหน้าสำเร็จรูปเพื่อให้คุณสามารถอัปเดตการจัดการเกี่ยวกับสถานะของรายการที่สั่งซื้ออย่างเป็นระบบดังนั้นคุณไม่ได้ใช้เวลาครึ่งวันในการตอบคำถามเดียวกัน“ ฉันคาดหวังได้รับแผ่นจดบันทึกที่ฉันสั่ง ในเดือนกรกฎาคม?"