จดหมายการเก็บรักษาสามารถใช้เป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับองค์กรที่คิดค่าธรรมเนียมรายปี จดหมายนี้สามารถบันทึกลูกค้าได้โดยเตือนให้พวกเขาต่ออายุสมาชิก คุณสามารถร่างจดหมายการเก็บรักษาที่มีประสิทธิภาพได้โดยทำตามขั้นตอนง่าย ๆ ความเป็นมืออาชีพของคุณจะเพิ่มโอกาสในการรักษาลูกค้า
เริ่มด้วยพิธีการ เขียน“ ชื่อสมาชิกที่รัก” การใช้ชื่อสมาชิกแทนชื่อสามัญจะทำให้ตัวอักษรดูเป็นเรื่องส่วนตัว
เปิดด้วยเหตุผลสำหรับจดหมายของคุณ เขียน“ ฉันกังวลว่าเรายังไม่ได้รับการต่ออายุสมาชิกของคุณ”
เขียนย่อหน้าเพื่อเตือนความจำคุณถึงประโยชน์ที่ได้รับ ตัวอย่างเช่น“ ในฐานะสมาชิกคนหนึ่งขององค์กรของเราคุณมีโอกาสที่จะปรับปรุงคุณภาพชีวิตของคุณในชุมชนของเรา” รักษาวรรคนี้ จำกัด ไว้เพียงประมาณสามจุดขายที่สำคัญ สิ่งนี้จะทำให้ผู้อ่านมีส่วนร่วม
จบจดหมาย บอกให้บุคคลนั้นติดต่อคุณหากเขามีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการเป็นสมาชิกหรือปัญหาอื่น ๆ รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ ปิดจดหมายด้วย“ ขอแสดงความนับถือ” และลงนามหลังจากคุณพิมพ์
