วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ: คำแนะนำอย่างง่ายทีละขั้นตอน

จดหมายธุรกิจใช้สำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการใน บริษัท และองค์กร ต่างจากจดหมายโต้ตอบทั่วไปที่เขียนถึงคนรู้จักและญาติสนิทจดหมายธุรกิจหมายถึงการสื่อข้อมูลอย่างกระชับและเป็นมืออาชีพให้กับผู้รับ โดยทั่วไปแล้วการติดต่อทางธุรกิจจะรวมถึงการแนะนำเนื้อหาและบทสรุป ความแตกต่างระหว่างรูปแบบตัวอักษรสองตัวนี้ยังสามารถพบได้ในเครื่องหมายวรรคตอนความยาวโทนและสไตล์การเขียน นอกจากนี้โดยทั่วไปแล้วจดหมายธุรกิจจะต้องมีการเรียกร้องให้ดำเนินการหรือตอบสนองหลังจากได้รับจดหมาย

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

• หัวจดหมาย บริษัท

เริ่มต้นด้วย บริษัท พื้นฐานหรือหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่ของคุณถูกรวมไว้ที่ด้านบนพร้อมกับรายละเอียดการติดต่อและโลโก้ บริษัท หากมี

เขียนวันที่ วางที่อยู่ของผู้รับสองบรรทัดด้านล่างวันที่เหนือคำทักทาย รวมถึงชื่อชื่อทางการชื่อ บริษัท และที่อยู่สำนักงาน

พิมพ์คำทักทายสองบรรทัดใต้ที่อยู่ของผู้รับ พูดถึงผู้รับโดยใช้“ ที่รัก” ตามด้วยชื่อและนามสกุลของแต่ละคน อย่าลืมเพิ่มโคลอนมากกว่าเครื่องหมายจุลภาคหลังนามสกุล ใช้“ เพื่อคนที่กังวล” หรือ“ เรียนคุณ Sir / ม่าย” หากคุณไม่รู้จักชื่อหรือเพศของผู้รับ

เริ่มต้นย่อหน้าแนะนำของคุณหลังจากคำทักทาย พูดคุยเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียนจดหมายธุรกิจและสิ่งที่คุณต้องการขอจากผู้รับ ระบุตำแหน่งของคุณหากมีข้อโต้แย้ง อ้างอิงเหตุการณ์การประชุมหรือบุคคลที่คุ้นเคยหรือเกี่ยวข้องกับผู้อ่าน

อธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์หรือหัวข้อหลักของจดหมายของคุณในเนื้อหา ให้ตัวอย่างที่สนับสนุนการโต้แย้งคำขอหรือข้อเสนอของคุณ ให้รายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติและประโยชน์ของผลิตภัณฑ์รวมถึงคำรับรองจากลูกค้าหากขายให้กับลูกค้าหรือโอกาส

ติดตามร่างกายด้วยข้อสรุปของคุณ ทำซ้ำการร้องขอหรือตำแหน่งเริ่มต้นของคุณ ขอบคุณผู้อ่านสำหรับเวลาและการพิจารณาของเธอและบอกเธอว่าเธอสามารถติดต่อคุณสำหรับคำถามหรือข้อมูลเพิ่มเติมได้อย่างไร

ปิดท้ายด้วยอภินันทนาการปิดสองบรรทัดจากประโยคสุดท้ายของร่างกาย จัดสรรสี่ช่องว่างสำหรับลายเซ็นและชื่อที่พิมพ์ของคุณ

เคล็ดลับ

• แม้ว่าจะเป็นตัวเลือกก็ตามคุณสามารถจดบันทึกวัตถุประสงค์ของจดหมายได้ตั้งแต่ต้นโดยใส่หัวเรื่องก่อนการทักทาย เป็นเรื่องปกติที่จะเพิ่มบรรทัดความสนใจเพื่อระบุผู้รับที่ต้องการอย่างชัดเจน

  เขียนประโยคสั้นและสั้น โปรดทราบว่าผู้อ่านอาจอ่านอย่างคร่าว ๆ แทนที่จะอ่านทุกคำในจดหมายของคุณ ข้อความตัวหนาที่คุณเห็นว่าสำคัญสำหรับผู้อ่าน สำหรับตัวอักษรที่ยาวกว่าหนึ่งหน้าให้พิจารณาการจัดกลุ่มย่อหน้าภายใต้หัวเรื่องหรือจัดระเบียบเนื้อหาโดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและตัวเลข