ตามคำนิยามรายงานที่ครอบคลุมมีจุดประสงค์เพื่อสำรวจหัวข้อหรือแนวคิดในรายละเอียดที่ดี ในธุรกิจรายงานที่ครอบคลุมมักใช้เพื่อประเมินและหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของ บริษัท อาจใช้รายงานที่ครอบคลุมเพื่อวัตถุประสงค์อื่นเช่นกันเช่นสรุปแนวโน้มธุรกิจใหม่หรืออธิบายตลาดเป้าหมายใหม่ การเรียนรู้วิธีการเขียนรายงานที่ครอบคลุมสามารถเป็นทักษะทางธุรกิจที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานทุกระดับ
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนรายงานที่ครอบคลุมของคุณให้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดข้อมูลแผนภูมิตารางและเอกสารที่คุณจะต้องอ้างอิงเมื่อคุณเขียน คุณควรสร้างโครงร่างเครื่องมือการเขียนที่สามารถช่วยคุณจัดระเบียบความคิดของคุณในรูปแบบที่มีโครงสร้าง โดยทั่วไปเค้าร่างประกอบด้วยประโยคสั้น ๆ หรือวลีที่สามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับส่วนต่างๆของรายงานของคุณ แม้ว่าส่วนเหล่านี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของรายงานที่คุณเขียน แต่อาจรวมถึงบทสรุปสำหรับผู้บริหารการแนะนำตารางสารบัญย่อหน้าเนื้อหาหลักหลายข้อสรุปข้อสรุปภาคผนวกและส่วนการอ้างอิง
การเขียนรายงาน
ใช้เค้าร่างของคุณเพื่อแนะนำคุณเริ่มต้นด้วยการเขียนร่างแรกของรายงานที่ครอบคลุม เริ่มต้นด้วยการแนะนำซึ่งจะบอกผู้อ่านว่าพวกเขากำลังจะอ่านและอธิบายประเด็นหลักที่จะทำในรายงาน หลังจากการแนะนำให้เพิ่มหลายย่อหน้าหรือส่วนเฉพาะที่เน้นประเด็นสำคัญของรายงานของคุณ ในตอนท้ายของรายงานเขียนบทสรุปที่สรุปรายงาน ข้อสรุปควรรวมประเด็นหลักทั้งหมดที่คุณทำไว้ในรายงาน อาจรวมถึงคำแนะนำหรือความคิดเห็นของคุณในหัวข้อที่อยู่ในมือ
บทสรุปผู้บริหาร
เมื่อคุณเขียนรายงานของคุณแล้วจะเป็นประโยชน์ในการเขียนบทสรุปผู้บริหาร ประกอบด้วยย่อหน้าหลายย่อหน้าที่สรุปรายงานทั้งหมด บทสรุปผู้บริหารควรให้ตัวอย่างแก่ผู้อ่านอย่างย่อของรายงานที่ครอบคลุมเพื่อให้พวกเขาสามารถเลือกไฮไลท์ บทความในส่วนนี้มักจะมีประโยชน์สำหรับผู้บริหารที่ไม่ว่างที่ต้องการดูตัวอย่างรายงานเพื่อทำความเข้าใจกับสิ่งที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างสั้น ๆ ของบทสรุปสำหรับผู้บริหารอาจเป็น:
ตัวอย่าง:
Digital Shirts, Inc. ให้บริการเสื้อ bespoke ระดับสูงที่ติดตั้งอัลกอริทึมที่เป็นกรรมสิทธิ์ ร้านค้าของเราตั้งอยู่ในห้างสรรพสินค้าที่ดีที่สุดในประเทศเกือบทั้งหมดในย่านที่มีรายได้สูง ทีมขายของเราได้รับการฝึกฝนมาอย่างดีเพื่อสร้างประสบการณ์การซื้อเสื้อเชิ้ตสำหรับลูกค้าทุกคน
รายงานนี้ได้รับมอบหมายให้อธิบายรายละเอียดของปีกใหม่ที่เสนอของ บริษัท
จากตัวเลขที่ผ่านมาห้าปีที่ผ่านมารายงานแสดงให้เห็นว่ารายได้ไม่คงที่ในขณะที่ผู้ค้าปลีกระดับสูงรายอื่น ๆ หลังจากการวิจัยอย่างกว้างขวางแผนกสืบสวนได้ระบุว่าทุก บริษัท ที่มีรายรับเพิ่มขึ้นรายงานก็มีการเพิ่มขึ้นของเนื้อหาดิจิทัลที่เชื่อมต่อพวกเขากับลูกค้าของพวกเขา
R & D ได้พิจารณาแล้วว่าแอพพลิเคชั่นกระชับดิจิตอลที่ออกแบบมาเพื่อให้เสื้อทุกตัวมีความสมบูรณ์แบบโดยไม่ต้องเข้ารับการตรวจร่างกายส่วนบุคคลอย่างกว้างขวางจะสร้างรายได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก รายงานนี้ให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้แอพจำนวนการวิจัยเชิงปฏิบัติที่ได้ทำไปแล้วและผลที่คาดการณ์จากการใช้เทคโนโลยีนี้
ขอแนะนำให้ร้านค้าทุกแห่งเริ่มรวมเทคโนโลยีการสวมใส่ดิจิตอลแบบใหม่และควรสร้างสื่อการฝึกอบรมและการตลาดให้ทันเวลาเพื่อใช้ประโยชน์จากเทศกาลวันหยุดที่จะมาถึง
เอกสารสนับสนุนเป็นประโยชน์
ทำรายการแหล่งที่มาของแผนภูมิตารางหรือกราฟิกที่คุณใช้ในรายงานในภาคผนวกและเพิ่มแหล่งข้อมูลการวิจัยของคุณไปยังหน้าอ้างอิง เอกสารสนับสนุนเหล่านี้จะเพิ่มน้ำหนักให้กับข้อโต้แย้งของคุณ
กระบวนการแก้ไข
หลังจากร่างฉบับแรกเสร็จสมบูรณ์ให้ย้อนกลับไปดูรายงานที่ครอบคลุมเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมตามที่เห็นสมควร คุณอาจจบลงด้วยร่างจดหมายหลายฉบับเมื่อสิ้นสุดกระบวนการเขียน ตลอดกระบวนการเขียนให้ระลึกถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ ประเภทของภาษาที่คุณใช้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าใครจะอ่านรายงานที่ครอบคลุม ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนถึงผู้เชี่ยวชาญในสาขาคุณอาจมีคำศัพท์ที่ซับซ้อนและเฉพาะอุตสาหกรรม แต่ถ้าคุณเขียนให้กับคนธรรมดาให้หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงและคำย่อที่ทำให้สับสน ในบางกรณีอาจมีเหตุผลที่จะต้องเขียนรายงานที่ครอบคลุมแตกต่างกันสำหรับผู้มีส่วนได้เสียแต่ละกลุ่ม
หลังจากเขียนเสร็จ
เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการเขียนสิ่งสำคัญคือการพิสูจน์อักษรงานของคุณหลายครั้งทำการแก้ไขใด ๆ ตามความจำเป็น ก่อนที่คุณจะส่งรายงานที่ครอบคลุมไปยังกลุ่มเป้าหมายโปรดพิจารณาขอให้สมาชิกฝ่ายสื่อสารของ บริษัท ของคุณทำการพิสูจน์อักษรและแก้ไขเอกสาร ขั้นตอนนี้มีความสำคัญหากสมาชิกของสาธารณชนจะต้องอ่านรายงานฉบับสมบูรณ์ในอนาคต
ความแม่นยำไวยากรณ์และการสะกดคำที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้จัดการจะอ่านรายงานของ บริษัท ของคุณ ในขณะที่งานของคุณจะไม่ถูกอ่านโดยสมาชิกทุกคนในสำนักงานของ บริษัท รายงานที่ครอบคลุมที่ดีจะทำให้คุณดูดีขึ้นเมื่อมีเวลาโปรโมต
