ธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดสำหรับองค์กรใดก็ตามจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทในที่สุดไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เมื่อใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำหรับการบัญชีข้อมูลทางการเงินส่วนใหญ่จะถูกโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยเช่นบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ซึ่งจะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามบางรายการจะต้องผ่านรายการโดยตรงไปที่บัญชีแยกประเภททั่วไป ธุรกรรมที่มักลงรายการบัญชีโดยตรงไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปคือรายจ่ายฝ่ายทุนดอกเบี้ยคงค้างการสะสมของค่าเสื่อมราคาการปรับปรุงที่จะกลับรายการในรอบระยะเวลาบัญชีถัดไปและการปรับปรุงบัญชีอื่น ๆ ที่ไม่สามารถทำได้ผ่านบัญชีแยกประเภทย่อย เมื่อลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปจะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษให้ถูกต้องเนื่องจากการแก้ไขข้อผิดพลาดกับรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปหลายรายการทำให้บันทึกทางบัญชีที่ยุ่งเหยิง นอกเหนือจากนั้นแม้ว่าการลงรายการบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นไม่ซับซ้อน
รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายการที่คุณต้องการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงข้อตกลงการซื้อสัญญาเช่าหรือสัญญาเงินกู้ตารางการตัดจำหน่ายและตารางค่าเสื่อมราคา
จัดเตรียมสเปรดชีตบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือบนกระดาษโดยมีรายละเอียดของรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปแต่ละรายการที่ต้องผ่านรายการ รวมคำอธิบายที่สมบูรณ์ของรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีที่แม่นยำที่จะเดบิตและจำนวนเงินจากนั้นบัญชีที่เกี่ยวข้องที่จะได้รับเครดิตและจำนวนเงิน เก็บยอดเงินเดบิตของคุณไว้ในคอลัมน์ทางซ้ายและเครดิตในคอลัมน์ทางด้านขวา
ยอดรวมเดบิตและเครดิตสำหรับรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปทั้งหมดของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดรวมเดบิตและเครดิตของคุณเหมือนกัน หากคุณเตรียมสเปรดชีตไว้ในคอมพิวเตอร์ให้พิมพ์ออกมาเพื่ออ้างอิงในขณะที่คุณป้อนข้อมูลลงในโมดูลบัญชีแยกประเภททั่วไป
เข้าถึงโมดูลบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณในโปรแกรมบัญชีของคุณบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตรวจสอบว่าวันที่สำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณถูกกำหนดเป็นช่วงเวลาที่คุณต้องการผ่านรายการ สิ่งนี้มีความสำคัญเนื่องจากรายการมักจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปหลังจากผ่านช่วงเวลาสิ้นงวดไปแล้ว ตัวอย่างเช่นในขณะที่เดือนปัจจุบันอาจเป็นเดือนกุมภาพันธ์คุณอาจโพสต์รายการบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับเดือนมกราคมดังนั้นในกรณีนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่บัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณตั้งค่าเป็นเดือนมกราคม
ป้อนรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณลงในโมดูลบัญชีแยกประเภททั่วไปตามคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
พิมพ์รายงานของรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ยังไม่ได้โพสต์ของคุณ พิสูจน์อักษรรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณตรวจสอบกับสเปรดชีตของคุณ (และเพิ่มเทปเครื่องหากจำเป็น) ที่คุณได้เตรียมไว้แล้ว ทำการแก้ไขที่จำเป็นใด ๆ ในรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ อย่าลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป
ทำสำเนาสำรองคอมพิวเตอร์ของข้อมูลบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ ติดป้ายกำกับการสำรองข้อมูลบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณอย่างชัดเจนและเก็บไว้ในที่ปลอดภัย
โพสต์รายการบัญชีแยกประเภททั่วไปตามคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ พิมพ์บันทึกที่สมบูรณ์ของรายการที่คุณได้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ เก็บสิ่งเหล่านี้ในไฟล์หรือสมุดบัญชีแยกประเภทที่เหมาะสมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกทางบัญชีถาวรของคุณ
เคล็ดลับ
-
บันทึกรายการใด ๆ ที่คุณโพสต์ไว้ที่บัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างละเอียดเสมอเนื่องจากคุณไม่สามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถอธิบายรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณได้ในภายหลัง จัดเก็บเอกสารของคุณอย่างปลอดภัยเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกทางบัญชีถาวรของคุณ หากคุณไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ แต่ทำบัญชีของคุณบนกระดาษเท่านั้นให้บันทึกหรือโพสต์รายการบัญชีแยกประเภททั่วไปด้วยตนเองอย่างแม่นยำในหนังสือของคุณในรูปแบบการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไปทำให้มั่นใจได้ว่าจะอัปเดตยอดคงเหลือของบัญชีที่ได้รับผลกระทบทั้งหมด บันทึกรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณอย่างละเอียดและเก็บบันทึกบัญชีของคุณไว้ในที่ที่ปลอดภัยมาก
