ใบขอเสนอซื้อเป็นแบบฟอร์มที่ใช้โดยธุรกิจหน่วยงานที่ไม่แสวงหากำไรและหน่วยงานรัฐบาลเพื่อประสานงานคำขอขององค์กรสำหรับการซื้อสินค้าและบริการ แบบฟอร์มเหล่านี้ทำให้กระบวนการจัดซื้อสินค้าภายในมาตรฐานองค์กรและมีความคล่องตัว
ความต้องการ
ใบขอเสนอซื้อส่วนใหญ่มีส่วนประกอบทั่วไปเช่นพื้นที่ที่มีรายการจำนวนที่จะซื้อแสดง ขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กรเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องมีการลงนามหรือการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่สำคัญ นอกจากนี้รูปแบบมักจะมีพื้นที่ที่กำหนดไว้สำหรับใช้ในสำนักงานที่แผนกจัดซื้อเท่านั้นที่สามารถใช้สำหรับบันทึกหรือการสื่อสารภายใน
ส่วนประกอบ
ใบขอเสนอซื้อจะต้องมีพื้นที่ที่แสดงรายการที่จะสั่งซื้อ รายการนี้จะต้องมีราคาต่อหน่วยและปริมาณที่ร้องขอ อาจมีพื้นที่ที่กำหนดไว้สำหรับข้อมูลบัญชีเช่นงบประมาณที่จะได้รับผลกระทบจากการซื้อและข้อมูลการบัญชีอื่น ๆ
การพิจารณา
หลายองค์กรทำสัญญาซื้อเครื่องใช้สำนักงานหรือสินค้าที่จำเป็นอื่น ๆ กับ บริษัท เฉพาะเพื่อรับส่วนลดราคาและปริมาณ องค์กรดังกล่าวกำหนดให้พนักงานส่งใบขอเสนอซื้อกับผู้ขายดังกล่าวเท่านั้น เมื่ออนุมัติแล้วจะมีการส่งใบขอเสนอซื้อเป็นคำสั่งซื้อ
