การประสานงานโครงการคืออะไร?

การประสานงานโครงการโดยทั่วไปหมายถึงการวางแผนและจัดการหลาย ๆ งานพร้อมกัน การประสานงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่เกี่ยวข้องสองโครงการขึ้นไป โครงการแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ แต่อาจรวมถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือขยายบริการไปยังพื้นที่ใหม่ ผู้ประสานงานโครงการมักจะมีบทบาทและความรับผิดชอบแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมขนาดธุรกิจและเป้าหมายของโครงการ ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจมอบหมายผู้ประสานงานโครงการแยกต่างหากเพื่อจัดการงานในและต่างประเทศ ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กอาจทำหน้าที่ประสานงานโครงการพื้นฐานเป็นบทบาทการจัดการ ผู้ประสานงานโครงการสามารถทำหน้าที่ในฐานะผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือผู้ช่วยหัวหน้าผู้จัดการ

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ

ขอบเขตโครงการ (เช่นการบูรณาการโครงการกับทีมที่แตกต่างกันหรือพิจารณาทางเลือกอื่น ๆ) และกรอบเวลา (ทั้งในระยะสั้นและกำหนดเวลาโดยรวม) แสดงถึงคุณสมบัติที่สำคัญ - โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการประสานงานที่ประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจของคุณตั้งใจจะเปิดที่ตั้งใหม่คุณต้องคาดการณ์อย่างแม่นยำว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการสร้างร้านค้าขอใบอนุญาตที่จำเป็นซื้อเฟอร์นิเจอร์หรืออุปกรณ์รวมถึงจ้างและฝึกอบรมพนักงานให้เพียงพอ ดังนั้นความล่าช้าในการรับวัสดุจำเป็นอาจส่งผลกระทบต่อทั้งโครงการเช่นโดยการเพิ่มต้นทุนโครงการเพิ่มเติม

พนักงาน

เพื่อรักษาประสิทธิภาพให้พิจารณาการกำหนดบุคคลหนึ่งคนหรือกลุ่มบุคคลเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานโครงการ ผู้ประสานงานโครงการจะต้องมีทักษะการแก้ปัญหาที่คาดเดายากเพื่อคาดการณ์และตอบสนองต่อความล่าช้าหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด นอกจากนี้พวกเขาควรจะสามารถโต้ตอบและเจรจาต่อรองกับคนประเภทต่างๆ หากโครงการเกี่ยวข้องกับการทำงานกับธุรกิจในเม็กซิโกผู้ประสานงานควรตระหนักว่าธรรมเนียมธุรกิจในเม็กซิโกนั้นแตกต่างจากในสหรัฐอเมริกา หากคุณไม่สามารถสร้างบทบาทผู้ประสานงานโครงการที่เป็นอิสระได้ให้ปรับหน้าที่ของผู้ประสานงานโครงการเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยทีมบริหาร ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยโครงการสามารถกำหนดการประชุมเตรียมวาระการประชุมและประเมินความก้าวหน้าโดยมีเป้าหมายโดยรวมของการสนับสนุนประสิทธิภาพของโครงการ

ซอฟต์แวร์

รวมโปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเช่นเพื่อรักษาไฟล์โครงการและจัดการข้อมูลที่สำคัญ สำหรับบางโครงการสเปรดชีตกราฟหรือแผนภูมิผนังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณยังใช้โปรแกรมเช่น Microsoft Excel หรือ Project หรือแม้แต่พัฒนาซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถออกแบบโปรแกรมเพื่อมุ่งเน้นที่สำคัญเช่นต้นทุนโครงการทั้งหมดที่เกิดขึ้นหรือปัญหาการควบคุมคุณภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมหลักสามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการได้อย่างง่ายดาย

การพิจารณา

บางโครงการเกี่ยวข้องกับผู้คนจากองค์กรต่าง ๆ หรือธุรกิจที่ทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่คล้ายกัน วิเคราะห์ความเสี่ยงของโครงการอย่างต่อเนื่องเช่นถ้าสมาชิกในทีมไม่สามารถได้รับใบอนุญาตหรือส่งมอบพัสดุตรงเวลา การประสานงานโครงการต้องมีแผนฉุกเฉินที่สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น

การจัดการ

ขั้นตอนการประสานงานโครงการมักจะรวมถึงการสร้างเป้าหมายโดยรวมการวางแผนงานที่สำคัญรวมถึงการดำเนินการและควบคุมโครงการ พัฒนา SWOT (จุดแข็งจุดอ่อนโอกาสภัยคุกคาม) หรือการวิเคราะห์ขั้นตอน (สังคมเทคโนโลยีเศรษฐกิจและการเมือง) ในขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อประเมินความก้าวหน้าของโครงการ