ระบบการจัดเก็บที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดีทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็วและประหยัดเงินของ บริษัท ด้วยการประหยัดเวลา ธุรกิจโรงเรียนหน่วยงานราชการและแม้แต่คนทั่วไปใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลเพื่อจัดระเบียบงานของพวกเขา เลือกระหว่างระบบการจัดเก็บเอกสารสี่ประเภทสำหรับสำนักงานของคุณ แต่ละข้อเสนอมีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง
ระบบการจัดเรียงตามตัวอักษร
ในระบบการจัดเรียงตัวอักษรให้จัดเรียงระเบียนตามชื่อ - ไม่ว่าจะเป็นชื่อของบุคคล บริษัท หรือหัวเรื่อง - ตามตัวอักษรของตัวอักษร ใช้ระบบการจัดเก็บนี้ด้วยสองวิธีที่แตกต่างกัน ระบบการจัดเรียงแบบเรียงตามตัวอักษรแบบเฉพาะที่เรียกว่าระบบพจนานุกรมจะจัดเก็บเร็กคอร์ดส่วนบุคคลตามลำดับตัวอักษร ระบบจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ทำงานได้ดีเมื่อเก็บบันทึกจำนวนเล็กน้อยน้อยกว่า 5,000 ไฟล์ตาม Ancom บริษัท ระบบจัดเก็บข้อมูล
ระบบนี้พิสูจน์ว่าเป็นปัญหาเมื่อคุณมีลูกค้าจำนวนมากหรือลูกค้าที่ใช้ชื่อเดียวกัน ใช้ระบบทางภูมิศาสตร์ - หรือที่เรียกว่าสารานุกรมหรือระบบย่อย - เพื่อจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมาก ในระบบนี้กลุ่มวิชาเข้าด้วยกันภายใต้หมวดหมู่กว้าง ๆ ตามสถานที่เช่นเมืองเคาน์ตีหรือรัฐ หมวดหมู่และไฟล์ภายในแต่ละหมวดหมู่จะถูกจัดเรียงตามตัวอักษร
ระบบจัดเก็บตัวเลข
เมื่อใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบตัวเลขให้กำหนดหมายเลขให้กับแต่ละไฟล์และจัดเรียงหมายเลขตามลำดับ ไฟล์สำหรับคนที่มีชื่อเดียวกันจะไม่มีส่วนหัวที่ซ้ำกันเช่นเดียวกับระบบตัวอักษร ระบบนี้ยังมีการรักษาความลับของไฟล์ที่ดีขึ้นเนื่องจากไม่มีชื่อปรากฏบนไฟล์และทำงานได้ดีเมื่อจัดการกับไฟล์จำนวนมาก แทนที่จะกำหนดหมายเลขไฟล์ให้ใช้ระบบลำดับเวลาซึ่งทำให้ไฟล์เรียงตามวันที่
ระบบการยื่นเอกสารหลัก
เมื่อใช้การยื่นแบบเทอร์มินัลหลักให้กำหนดหมายเลขไฟล์ตามลำดับแบบเรียงลำดับ แต่จะทำการจัดเรียงไฟล์ตามตัวเลขสองหลักสุดท้าย Ancom ยกตัวอย่างการค้นหาไฟล์หมายเลข 17234 ก่อนอื่นคุณไปที่ส่วน 34 ของระบบการจัดเก็บจากนั้นมองหาพื้นที่ 72 ส่วนในส่วนนั้นและค้นหาไฟล์ 1 ในที่สุดระบบนี้ทำงานได้ดีเมื่อเก็บไฟล์มากกว่า 10,000 ไฟล์
ระบบจัดเก็บข้อมูลด้วยตัวอักษรและตัวเลข
ใช้ทั้งตัวอักษรและตัวเลขเพื่อจัดระเบียบไฟล์ในระบบจัดเก็บข้อมูลแบบตัวอักษรและตัวเลข ตัวอย่างเช่นใช้ตัวอักษรสองตัวเพื่อแสดงสถานะที่ลูกค้าอยู่ตามด้วยหมายเลขเพื่อแสดงหมายเลขบัญชีของเขา วิธีนี้ช่วยให้สามารถจัดเรียงล่วงหน้าได้ง่ายขึ้นเมื่อต้องการดึงไฟล์จำนวนมากออกจากตำแหน่งเดียวกัน
