บริษัท รักษาระบบสินค้าคงคลังโดยใช้ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะหรือเป็นระบบถาวร ระบบสินค้าคงคลังแบบไม่ จำกัด ดูแลรักษายอดคงเหลือตามเวลาจริง ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะจะอัพเดทยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังเมื่อมีการนับทางกายภาพเท่านั้น ระบบสินค้าคงคลังตลอดเวลาต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลังเป็นประจำทุกปีในขณะที่ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะจะทำการนับสินค้าคงคลังทางกายภาพบ่อยครั้งขึ้น สำหรับทั้งสองระบบความแตกต่างระหว่างการนับสินค้าคงคลังจริงและปริมาณที่รายงานในระบบสินค้าคงคลังจะถูกปรับผ่านการปรับสินค้าคงคลัง
การตรวจนับสินค้าคงคลัง
การปรับสินค้าคงคลังต้องมีการนับสินค้าคงคลังจริงเพื่อให้นักบัญชีสามารถเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือสินค้าคงคลังที่บันทึกในระบบ กิจกรรมทั้งหมดต้องหยุดระหว่างการนับสินค้าคงคลังเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของการนับ พนักงาน บริษัท นับและบันทึกทุกหน่วยที่มีอยู่ในคลังสินค้าในระหว่างการตรวจนับสินค้าคงคลังด้วยตนเอง
การปรับสินค้าคงคลังเป็นระยะ
ภายใต้ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะเจ้าของธุรกิจจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังเมื่อเขานับจำนวนสินค้าคงคลัง เขาเปรียบเทียบยอดคงเหลือสินค้าคงคลังปัจจุบันที่บันทึกไว้กับการนับสินค้าคงคลังที่เขาเพิ่งทำ ความแตกต่างจะถูกบันทึกเป็นการปรับสินค้าคงคลัง รายการสมุดรายวันการปรับปรุงสินค้าคงคลังรวมถึงการเดบิตต้นทุนของสินค้าที่ขายเครดิตไปยังการซื้อและเดบิตหรือเครดิตไปยังสินค้าคงคลัง เจ้าของกำหนดจำนวนการซื้อตามการสะสมของการซื้อที่ทำตลอดทั้งเดือน จำนวนสินค้าคงคลังคำนวณจากความแตกต่างระหว่างการนับสินค้าคงคลังและยอดคงเหลือสินค้าคงคลังในระบบ ถ้าจำนวนสินค้าคงคลังแสดงถึงการเพิ่มขึ้นของยอดสินค้าคงเหลือบัญชีจะถูกเดบิต หากจำนวนสินค้าคงคลังแสดงถึงการลดลงบัญชีจะได้รับเครดิต จำนวนต้นทุนของสินค้าที่ขายจะถูกกำหนดโดยการคำนวณจำนวนที่ต้องการเพื่อความสมดุลของรายการ
การปรับปรุงสินค้าคงคลังตลอด
ในระบบสินค้าคงคลังแบบไม่ต่อเนื่องการทำธุรกรรมการซื้อและการขายจะกระทบยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังในเวลาที่ทำธุรกรรม สินค้าคงคลังสิ้นสุดที่บันทึกไว้ในระบบสินค้าคงคลังถาวรในทางทฤษฎีควรตรงกับการนับสินค้าคงคลังทางกายภาพ นักบัญชีทำการเปรียบเทียบสินค้าคงคลังจริงกับยอดคงเหลือของระบบสินค้าคงคลัง นักบัญชีบันทึกความคลาดเคลื่อนเป็นการปรับสินค้าคงคลัง จำนวนของความแตกต่างจะถูกเรียกเก็บกับต้นทุนของสินค้าที่ขายกับส่วนอื่น ๆ ของรายการที่เรียกเก็บสินค้าคงคลัง หากการนับสินค้าคงคลังทางกายภาพแสดงยอดคงเหลือที่สูงกว่าระบบสินค้าคงคลังนักบัญชีจะเดบิตสินค้าคงคลังและเครดิตต้นทุนการขายสินค้า หากการนับสินค้าคงคลังจริงแสดงยอดคงเหลือต่ำกว่าระบบสินค้าคงคลังนักบัญชีจะเดบิตต้นทุนของสินค้าที่ขายและสินค้าคงคลังเครดิต
การวิเคราะห์สินค้าคงคลัง
การปรับปรุงสินค้าคงคลังบางรายการเกิดขึ้นเนื่องจากการดำเนินธุรกิจปกติเช่นการทำรายการสินค้าที่ผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล นักบัญชีจำเป็นต้องวิเคราะห์การปรับปรุงสินค้าคงคลังขนาดใหญ่เพื่อพิจารณาว่าเหตุใดการปรับขนาดใหญ่จึงเกิดขึ้น ข้อผิดพลาดบ่อยครั้งในการป้อนข้อมูลต้องมีการฝึกอบรมใหม่หรือความรับผิดชอบในการปรับโครงสร้าง การปรับสินค้าคงคลังที่ไม่ได้อธิบายจำนวนมากอาจเป็นผลมาจากการโจรกรรมซึ่งบ่งชี้ว่าการรักษาความปลอดภัยจำเป็นต้องเพิ่มขึ้น
