ผู้เขียนและคอลัมนิสต์ฮาร์วีย์แมคเคย์เคยกล่าวไว้ว่า“ หากคุณล้มเหลวในการวางแผนคุณก็วางแผนที่จะล้มเหลว” นี่เป็นเรื่องจริงมากกว่าในการบริหารโครงการ ผู้นำโครงการที่ประสบความสำเร็จจะต้องสามารถเล่นบอลได้หลายลูกในขณะที่ต้องรับมือกับทีมที่หลากหลายและการวางแผนกลยุทธ์การประเมินและการวัดเป็นหัวใจสำคัญของมัน หากคุณวางแผนร่วมกันอย่างละเอียดถี่ถ้วนควรสื่อสารกับทีมของคุณอย่างชัดเจนและวัดความก้าวหน้าระหว่างทางเส้นทางสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จนั้นเกือบจะแน่นอน
กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ ก่อนที่คุณจะสามารถเริ่มนำโครงการใด ๆ คุณต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในหน้าเดียวกันเมื่อมาถึงสิ่งที่คาดหวังจากการส่งมอบครั้งสุดท้ายและความคาดหวังของลูกค้านั้นสมเหตุสมผล สร้างเอกสารคำนิยามโครงการที่ให้ภาพรวมของสายการผลิตระบุวัตถุประสงค์ที่ตกลงร่วมกันและรวมถึงขอบเขตโครงการข้อสันนิษฐานและความเสี่ยงใด ๆ วิธีที่คุณวางแผนที่จะเข้าหาโครงการส่วนใดขององค์กรของคุณที่จะทำงานในโครงการ การประมาณระยะเวลา อย่าเริ่มโครงการหากไม่มีเอกสารนี้ที่ลงนามโดยผู้สนับสนุนหรือลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ
วางแผนวางแผนและวางแผนเพิ่มเติม Jack Gido และ James Clements ผู้เขียน“ การบริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จ” กล่าวว่า“ การใช้เวลาในการพัฒนาแผนการที่ดีก่อนที่โครงการจะเริ่มมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการใด ๆ ” เริ่มวางแผนของคุณ โดยการแบ่งโครงการออกเป็นชุดของถังขนาดเล็กระบุงานภายในแต่ละรายการ รวมเหตุการณ์สำคัญที่ชัดเจนในการวางแผนซึ่งจะช่วยให้คุณประเมินว่าคุณกำลังติดตามหรือไม่เมื่อโครงการดำเนินไป รวมค่าใช้จ่ายที่คุณจะต้องเสียในแต่ละขั้นตอนและประมาณเวลาทำงานของแต่ละงาน
รวบรวมทีมเพื่อทำงานในโครงการโดยพิจารณาจากจำนวนชั่วโมงและทักษะที่จำเป็นซึ่งคุณระบุในระหว่างกระบวนการวางแผน สื่อสารเป้าหมายเป้าหมายขอบเขตและงบประมาณโดยรวมอย่างชัดเจนรวมถึงบทบาทของแต่ละบุคคลในโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนมีงบประมาณและทรัพยากรเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ ใช้แผนภูมิ RACI ตามที่จำเป็นเพื่อให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหรือรับผิดชอบในแต่ละเหตุการณ์สำคัญรวมถึงผู้ที่มีส่วนร่วมและใครบ้างที่ต้องได้รับการแจ้งความคืบหน้า
สร้างตารางเวลาสำหรับการสื่อสารปกติกับทีม สำหรับโครงการระยะยาวการประชุมทีมอย่างเป็นทางการหนึ่งครั้งต่อเดือนอาจเพียงพอโดยย้ายไปสัปดาห์ละครั้งเมื่อโครงการดำเนินไป ในสัปดาห์สุดท้ายของโครงการคุณอาจพบว่าจำเป็นต้องมีการประชุมประจำวัน สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาสำหรับสมาชิกแต่ละคนและทุกคนในทีมเพื่อตอบคำถาม
วัดความคืบหน้าของโครงการบ่อยครั้ง งานของคุณคือการทำให้โครงการเสร็จตรงเวลาภายในงบประมาณและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย อย่างไรก็ตามหลายโครงการได้รับผลกระทบจากการขยายตัวของงบประมาณและขอบเขตการคืบ Jason Westland ผู้เขียนและซีอีโอของ บริษัท จัดการโครงการ Method123 กล่าวว่างบประมาณโครงการควรเป็นส่วนที่มีชีวิตของโครงการที่คุณทบทวนอย่างต่อเนื่องกับทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญตลอดชีวิตของโครงการ หากคุณประเมินความคืบหน้าเป็นประจำและสื่อสารกับทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพคุณควรจะสามารถระบุปัญหาเกี่ยวกับงบประมาณและขอบเขตก่อนและทำการแก้ไขที่จำเป็น
