การสร้างเช็คและยอดคงเหลือเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ ในระบบธุรกิจที่ใช้การตรวจสอบและถ่วงดุลมีการกำหนดบทบาทให้ชัดเจนยิ่งขึ้น การสร้างการตรวจสอบและยอดคงเหลือช่วยให้คุณสามารถใช้ระบบบัญชีที่ส่งเสริมการแยกหน้าที่ การใช้การตรวจสอบและถ่วงดุลในธุรกิจของคุณเป็นเครื่องมือสำคัญในการช่วยคุณระบุการโจรกรรมภายในและภายนอก
ซื้อระบบซอฟต์แวร์บัญชีหากคุณยังไม่มีระบบนี้ โปรแกรมบัญชีที่เป็นที่นิยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือซอฟต์แวร์บัญชี Intuit QuickBooks ระบบบัญชีของคุณควรสามารถบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ซอฟต์แวร์บัญชีควรเรียบง่ายและใช้งานง่าย แต่ควรขยายได้เมื่อธุรกิจของคุณขยาย
กำหนดบทบาทที่ชัดเจนให้กับพนักงาน สิ่งที่สำคัญที่สุดในการสร้างเช็คและยอดคงเหลือในธุรกิจของคุณคือการแยกหน้าที่ให้มากที่สุด บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการเงินสดหรือใช้งานอุปกรณ์ ณ จุดขายของ บริษัท ไม่ควรเป็นบุคคลเดียวกันที่นับและบันทึกยอดขายสำหรับวันนั้น
แยกหน้าที่บัญชีลูกหนี้ออกจากบัญชีเจ้าหนี้ คุณไม่ต้องการให้บุคคลที่รับผิดชอบในการรับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้และบริการที่แสดงเป็นบุคคลเดียวกันที่รับผิดชอบในการชำระใบแจ้งหนี้และเงินเดือน การทำบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้หน้าที่แทนกันได้อาจนำไปสู่การยักยอกเงินสดอย่างจริงจัง
พนักงานขายไม่ควรได้รับอนุญาตให้จัดการสินค้าคงคลังหรือสั่งซื้อวัสดุจากผู้ขาย ใช้การตรวจสอบและถ่วงดุลซึ่งทำให้พนักงานคนหนึ่งรับผิดชอบในการจัดซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์สิ้นเปลืองและพนักงานคนอื่นที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสินค้าคงคลังสำเร็จรูปในระดับที่เหมาะสม
สร้างการควบคุมสินค้าคงคลังเพื่อลดความเสี่ยงของ บริษัท ของคุณจากการโจรกรรมภายใน อุปกรณ์ ณ จุดขายของคุณควรทำงานพร้อมเพรียงกับระบบบัญชีของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าหมายเลขสินค้าคงคลังมีความถูกต้อง การขายในรูปของเงินสดควรจับคู่กับสินค้าคงคลังในมือได้อย่างง่ายดาย การสร้างการตรวจสอบและถ่วงดุลที่เหมาะสมจะช่วยลดความเสี่ยงที่ธุรกิจของคุณจะได้รับจากการฉ้อโกงและการยักยอกอื่น ๆ
