วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับอาสาสมัครปาร์ตี้คริสต์มาส

การใช้บันทึกช่วยจำของพนักงานเพื่อขออาสาสมัครสำหรับการวางแผนงานฉลองในสำนักงานเป็นวิธีที่ดีในการมีส่วนร่วมของพนักงานจำนวนมากและทำให้พวกเขารู้สึกว่ารวมอยู่ในทีมสำนักงาน การใช้อาสาสมัครของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพสามารถจัดกิจกรรมเช่นงานปาร์ตี้คริสต์มาสออกมาโดยไม่ต้องผูกปม บันทึกช่วยจำให้แน่ใจว่าข้อความหรือประกาศถึงผู้รับที่ต้องการทั้งหมด เมื่อวางแผนงานปาร์ตี้คริสต์มาสและงานสำนักงานอื่น ๆ คุณต้องแน่ใจว่าทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบถึงวันและเวลา

รายการที่คุณจะต้อง

• รายชื่ออาสาสมัครของพนักงานที่มีศักยภาพ

• ข้อมูลการติดต่อสำหรับอาสาสมัครที่มีศักยภาพทั้งหมด

• วันที่สถานที่และเวลาของเหตุการณ์

• รายการเวลาและหน้าที่ของอาสาสมัคร

กำหนดประเภทของงานปาร์ตี้คริสต์มาสที่สำนักงานของคุณจะมี ตัดสินใจว่าจะจัดงานในสำนักงานหรือนอกสถานที่ กำหนดงบประมาณ กำหนดจำนวนคนที่จะได้รับเชิญรวมถึงคู่สมรสของพนักงานหรือแขก ตัดสินใจว่าจะเสิร์ฟแอลกอฮอล์หรือไม่และให้บริการเครื่องดื่มฟรีหรือบาร์เงินสด เก็บรายละเอียดพารามิเตอร์ของพรรคเพื่อเป็นแนวทางในการตั้งค่าอาสาสมัครของคุณ

กำหนดจำนวนอาสาสมัครของพนักงานที่คุณจะต้องจัดระเบียบและอำนวยความสะดวกในงานปาร์ตี้ ในกรณีส่วนใหญ่จะต้องมีอาสาสมัครอย่างน้อย 10 คนเพื่อครอบคลุมทุกฟังก์ชั่น เลือกผู้นำอาสาสมัครเพื่อดูแลพนักงานอาสาสมัครคนอื่น ๆ อภิปรายรายละเอียดองค์กรโดยตรงกับหัวหน้าอาสาสมัคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาสาสมัครที่คาดหวังแต่ละคนมีเวลาและความสามารถในการมีส่วนร่วมก่อนมอบหมายบทบาท

สร้างบันทึกช่วยจำสำหรับอาสาสมัครที่มีศักยภาพทุกคนที่ระบุความต้องการความช่วยเหลือของคุณกับฝ่ายสำนักงาน ระบุชื่อของพนักงานที่คุณเลือกให้ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานอาสาสมัคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาสาสมัครทุกคนเข้าใจว่านอกเหนือจากคุณแล้วยังมีบุคคลเพิ่มเติมที่จะทำงานผ่านการขนส่งเพื่อจัดงานเลี้ยง ขอให้ผู้รับบันทึกทุกคนติดต่อคุณภายในหนึ่งสัปดาห์เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาสามารถเป็นอาสาสมัครได้หรือไม่ เก็บรายชื่อของทุกคนที่ได้ตกลงที่จะช่วยเหลือ

ส่งบันทึกช่วยจำที่สองถึงผู้ที่อาสาสมัคร มอบหมายงานและความรับผิดชอบของบุคคลให้เฉพาะบุคคลหรือกลุ่มย่อย ตัวอย่างเช่นให้กลุ่มหนึ่งรับผิดชอบในการเลือกเมนูอาหาร กลุ่มที่สองที่รับผิดชอบการเชิญชวนหมุนเวียน กลุ่มที่สามเป็นผู้ดูแลการตกแต่งงานเลี้ยงโปรดปรานและของขวัญ ดำเนินการแบ่งงานต่อไปจนกระทั่งครอบคลุมทุกด้านของปาร์ตี้ คุณอาจต้องสมัครเป็นอาสาสมัครเพิ่มเติมหากงานเลี้ยงของคุณมีขนาดใหญ่เป็นทางการหรือซับซ้อนกว่าการชุมนุมในสำนักงาน

ในบันทึกช่วยจำที่สองให้ประกาศกำหนดการประชุมคณะกรรมการอาสาสมัครปาร์ตี้รายสัปดาห์หรือรายเดือนเพื่อจัดระเบียบและเตรียมการ กำหนดเวลาการประชุมครั้งแรกอย่างน้อยสี่ถึงหกเดือนก่อนการแข่งขัน สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีรายละเอียดใดถูกมองข้ามและอาสาสมัครทุกคนเข้าใจความรับผิดชอบและภาระผูกพันของเวลา กำหนดเวลาการประชุมในช่วงเวลาที่ บริษัท อยู่ในสถานที่ แต่ต้องแน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ส่งผลกระทบในทางลบต่องานประจำวันของอาสา ขอให้อาสาสมัครทุกคนแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาจะเข้าร่วมการประชุมคิกออฟหรือไม่

ใช้บันทึกช่วยจำเพื่อติดตามอย่างสม่ำเสมอกับอาสาสมัครทุกคนตลอดกระบวนการวางแผน ระบุสิ่งที่กล่าวถึงในการประชุมครั้งล่าสุดและสิ่งที่จะกล่าวถึงในการประชุมครั้งต่อไป ขอให้อาสาสมัครสื่อสารกับกลุ่มทั้งหมดหากพวกเขามีความคิดข้อเสนอแนะคำถามหรือข้อกังวลเพื่อให้ทุกคนทราบอย่างเต็มที่ว่ากระบวนการวางแผนดำเนินไปอย่างไร

ก่อนงานอีเวนต์ส่งบันทึกให้ทุกคนในสำนักงานหรือ บริษัท ของคุณขอบคุณอาสาสมัครพนักงานที่ทำงานในการเตรียมตัวสำหรับงานปาร์ตี้ การแสดงความกตัญญูนี้มีความสำคัญต่ออาสาสมัคร

เคล็ดลับ

• ใช้ภาษาธุรกิจแบบดั้งเดิมเมื่อร่างบันทึกช่วยจำแม้กระทั่งสำหรับกิจกรรมที่สนุกสนานเช่นงานปาร์ตี้คริสต์มาส หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลงความหยาบคายและภาษาที่น่าสงสัยเมื่อเขียนบันทึกช่วยจำ

การเตือน

ไม่อนุญาตให้อาสาสมัครใช้การประชุมวางแผนงานปาร์ตี้เป็นข้อแก้ตัวเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานประจำวัน