สิ่งสำคัญคือการเขียนรายงานข้อมูลที่จะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้บริหารที่ยุ่งซึ่งมีเวลาเพียงไม่กี่นาทีในการอ่านรายงานของคุณ หนึ่งในสิ่งสำคัญที่จะรวมคือการแสดงภาพของข้อมูลที่สำคัญที่สุดเช่นแผนภูมิและกราฟ คุณควรรักษาความกระชับของภาษาและศัพท์แสง
ภาพรวมของการเขียนรายงานการวิเคราะห์ที่ดี
ขั้นตอนแรกคือจัดทำร่างรายงานตามแนวทางที่คุณต้องปฏิบัติตาม โดยทั่วไปทุก บริษัท จะมีรูปแบบของตนเองในการเขียนรายงานและคุณจะต้องปฏิบัติตามรูปแบบของคุณ โดยทั่วไปโครงร่างนี้จะให้แผนการทำงานแก่คุณตามที่คุณเขียนรายงานและหวังว่าจะช่วยคุณจัดการกับบล็อกของนักเขียนที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง คุณควรจัดทำรายงานของคุณเพื่ออธิบายและวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดและข้อสรุปที่เข้าถึงได้ในรูปแบบที่อ่านง่าย หากรายงานของคุณมีความยาวคุณอาจต้องรวมสารบัญ
พิจารณามุมมองภาพ
ข้อมูลของตัวเองอาจเป็นนามธรรมและยากที่จะนำไปสู่บริบท ดังนั้นคุณควรใจกว้างในการใช้แผนภูมิกราฟและตารางเพื่อแสดงผลการวิเคราะห์ของคุณ ในกรณีที่จำเป็นคุณสามารถรวมการอ้างอิงในข้อความเพื่ออธิบายกราฟิกที่สำคัญ ผู้อ่านของคุณควรรู้สิ่งที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับกราฟิกแต่ละตัวและดังนั้นคุณควรเน้นมันแทนการอธิบายสิ่งที่สามารถเห็นได้แล้ว นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอ้างอิงข้อความของคุณอยู่ใกล้กับกราฟิกที่อ้างอิงเพื่อให้ผู้อ่านของคุณสามารถเชื่อมต่อระหว่างทั้งสอง
ทำแบบร่างที่หยาบ
เมื่อสร้างโครงร่างเสร็จแล้วให้สร้างร่างคร่าวๆที่มีข้อมูลที่สำคัญที่สุดจัดโครงสร้างตามโครงร่าง รายละเอียดทางเทคนิคไม่สำคัญในขณะนี้ สามารถเพิ่มได้ในภายหลัง แนวคิดคือการรวมข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อนเพื่อให้ผู้อ่านสามารถค้นหาได้ง่ายเมื่อพวกเขาได้รับรายงานของคุณ จำไว้ว่าผู้อ่านหลายคนของคุณไม่ว่าง นอกจากนี้อย่าลืมระวังการใช้ศัพท์แสงของคุณ
บทสรุปผู้บริหารและบทคัดย่อ
แม้ว่าจะปรากฏที่จุดเริ่มต้นของรายงานของคุณบทสรุปผู้บริหารและบทคัดย่อเป็นประเด็นสุดท้ายที่คุณเขียน ทั้งสองส่วนแสดงถึงบทสรุปของรายงานโดยแสดงข้อสรุปที่สำคัญของรายงาน นั่นเป็นเหตุผลที่คุณเขียนพวกเขาครั้งสุดท้าย
บทสรุปผู้บริหารมีความสำคัญของตัวเองในรายงานการวิเคราะห์ข้อมูล เหตุผลที่เรียกว่าบทสรุปผู้บริหารคือเป็นบทสรุปสำหรับผู้บริหารของ บริษัท คนเหล่านี้อาจจะมีงานยุ่งที่ไม่มีเวลาอ่านรายงานทั้งหมดไปดูรายละเอียดที่ละเอียดกว่าทั้งหมด ดังนั้นคุณควรพยายามมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อรวบรวมคะแนนสำคัญของรายงานในบทสรุปผู้บริหารเช่นวัตถุประสงค์จุดข้อมูลหลักและบทสรุป รัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้และรวมเฉพาะประเด็นที่สำคัญที่สุด หากผู้บริหารสามารถเข้าใจได้ทันทีว่ารายงานเกี่ยวกับอะไรเพียงแค่อ่านข้อมูลสรุปจากผู้บริหารคุณก็ทำงานของคุณได้แล้ว
ทำการแก้ไข
แก้ไขการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณหลาย ๆ ครั้งตามที่คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดระเบียบข้อมูลในลักษณะที่สอดคล้องกันอย่างมีเหตุผล หลีกเลี่ยงย่อหน้าที่ใหญ่และน่าเบื่อและใช้พื้นที่สีขาวเพื่อทำให้รายงานดูน่าดึงดูด นำเสนอข้อมูลแบบตารางเป็นแผนภูมิ และในที่สุดหลีกเลี่ยงการใช้เสียงพูดเรื่อย ๆ ตลอด
