เอกสารกระบวนการคือการบันทึกกระบวนการที่ บริษัท ดำเนินการอยู่เป็นประจำ มักจะสร้างขึ้นเพื่อฝึกอบรมพนักงานเอกสารกระบวนการและการฝึกอบรมบางครั้งอาจใช้เวลาออกไปจากกิจกรรมอื่น ๆ อย่างไรก็ตามการแก้ไขปัญหาที่เกิดจากพนักงานที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเพียงพอหรือผู้ที่ไม่เข้าใจวิธีการที่ถูกต้องในการดำเนินการอาจใช้เวลาหมดทั้งวัน
บูรณาการ
องค์กรประกอบด้วยชุดของกระบวนการที่รวมเข้าด้วยกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ครอบคลุม เอกสารเกี่ยวกับกระบวนการเกี่ยวข้องกับการบันทึกกระบวนการต่าง ๆ เหล่านี้เพื่อให้องค์กรสามารถเข้าใจวิธีการทำงานและกำหนดกลยุทธ์เพื่อปรับปรุงพวกเขา
ความชัดเจน
กระบวนการจะต้องถูกบันทึกไว้อย่างชัดเจนและน่าเชื่อถือเพราะกระบวนการเหล่านี้สามารถช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในรูปแบบที่พนักงานดำเนินการ ฝ่ายบริหารบางครั้งสามารถพัฒนาเอกสารกระบวนการในคู่มือการฝึกอบรมเพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่
การดำเนินการ
เอกสารกระบวนการจะต้องสามารถดำเนินการได้เพื่อให้บุคคลที่ไม่เคยทำกระบวนการเหล่านี้มาก่อนสามารถทำได้ เหตุผลที่ผลิตภัณฑ์บางอย่างเหมือนกันตลอดทั้งร้านค้าเป็นเพราะกระบวนการสร้างผลิตภัณฑ์เหล่านั้น - กาแฟหนึ่งแก้ว - ได้รับการบันทึกไว้อย่างชัดเจนในลักษณะที่อนุญาตให้ผู้อื่นสร้างผลิตภัณฑ์ซ้ำกัน เอกสารกระบวนการต้องดำเนินการเพื่อช่วยผู้จัดการในการฝึกอบรมพนักงาน
เหตุและผล
ควรเขียนเอกสารกระบวนการเพื่อกำหนดลักษณะของกระบวนการและสาเหตุที่ชัดเจน กระบวนการต้องมีการบันทึกไว้ในการแยกเช่นเดียวกับการจัดทำเอกสารเพื่ออธิบายว่ากระบวนการต่าง ๆ เกี่ยวข้องกันอย่างไร ตัวอย่างเช่นองค์กรอาจต้องการเข้าใจว่ากระบวนการประชุมมีผลต่อการเปิดกว้างของการสนทนาของ บริษัท อย่างไร
การละเลย
กระบวนการสร้างเอกสารเหล่านั้นจะต้องตระหนักถึงสิ่งที่จะละเว้นในเอกสารกระบวนการ ตัวอย่างเช่นกระบวนการบางอย่างง่ายมากซึ่งไม่จำเป็นต้องอธิบาย กระบวนการอื่นไม่จำเป็นต้องทำอย่างถูกต้องทุกครั้ง
กระบวนการและการฝึกอบรม
บ่อยครั้งที่ผู้จัดการสามารถรวมเอกสารกระบวนการและการฝึกอบรมได้ เอกสารกระบวนการสามารถประหยัดเวลาสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่สามารถทำงานอื่นแทนการใช้เวลาในการฝึกอบรม อย่างไรก็ตามเอกสารกระบวนการไม่ได้อธิบายข้อมูลให้พนักงานฟังอย่างชัดเจน บ่อยครั้งที่จะต้องรวมกับการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่เข้าใจข้อมูลอย่างชัดเจน
