การบัญชีเป็นการบันทึกการวิเคราะห์และการรายงานเหตุการณ์ที่มีนัยสำคัญต่อ บริษัท บัญชีประกอบด้วยบันทึกการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์หนี้สินส่วนของผู้ถือหุ้นรายได้และค่าใช้จ่าย ลำดับขั้นตอนปกติในกระบวนการบันทึกรวมถึงการวิเคราะห์การจัดทำรายการบันทึกและการลงรายการบัญชีรายการเหล่านี้ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป กระบวนการทางบัญชีที่ตามมารวมถึงการจัดทำงบทดลองและการรวบรวมงบการเงิน
พื้นฐาน: เดบิตและเครดิต
เดบิตและเครดิตเป็นเครื่องมือการบัญชีขั้นพื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนบัญชี หนี้สินเพิ่มบัญชีสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายและจะลดบัญชีหนี้สินส่วนและรายได้ เครดิตเพิ่มบัญชีหนี้สินส่วนได้เสียและรายได้และพวกเขาลดบัญชีสินทรัพย์และค่าใช้จ่าย เดบิตและเครดิตอยู่ทางด้านซ้ายและขวาตามลำดับของบัญชี T ซึ่งเป็นรูปแบบพื้นฐานที่สุดของการแสดงบัญชี
การวิเคราะห์
ขั้นตอนแรกในกระบวนการบันทึกคือการวิเคราะห์ธุรกรรมกำหนดรายการบัญชีและบันทึกในบัญชีที่เหมาะสม การวิเคราะห์รวมถึงการตรวจสอบกระดาษหรือบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของการทำธุรกรรมเช่นใบแจ้งหนี้ใบเสร็จรับเงินการขายหรือการโอนทางอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกรรมทั่วไป ได้แก่ การขายผลิตภัณฑ์การส่งมอบบริการการซื้ออุปกรณ์การจ่ายเงินเดือนการซื้อโฆษณาและการบันทึกดอกเบี้ย ในการบัญชีคงค้าง บริษัท ต้องบันทึกธุรกรรมในช่วงเวลาเดียวกันกับที่เกิดขึ้นไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเงินสดหรือไม่ก็ตาม ธุรกรรมรายรับและรายจ่ายมีผลกระทบต่อบัญชีงบกำไรขาดทุนรวมถึงบัญชีงบดุล การทำธุรกรรมบางอย่างอาจส่งผลกระทบเฉพาะบัญชีงบดุล
รายการบันทึกประจำวัน
รายการบันทึกประจำวันเป็นขั้นตอนที่สองในกระบวนการบันทึก วารสารเป็นบันทึกตามลำดับเวลาของธุรกรรม รายการประกอบด้วยวันที่ทำธุรกรรมจำนวนเงินเดบิตและเครดิตสำหรับบัญชีที่เหมาะสมและบันทึกย่อที่อธิบายการทำธุรกรรม ตัวอย่างเช่นรายการบันทึกประจำวันสำหรับธุรกรรมการขายเงินสดเป็นการเครดิต (เพิ่ม) การขายและการหักบัญชี (เพิ่ม) เงินสด รายการบันทึกประจำวันเปิดเผยผลกระทบทั้งหมดของการทำธุรกรรมในที่เดียว นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาดเนื่องจากจำนวนเงินเดบิตและเครดิตจะต้องมียอดคงเหลือ ณ สิ้นงวด
โพสต์ลงในบัญชีแยกประเภท
ขั้นตอนที่สามและขั้นสุดท้ายในกระบวนการบันทึกคือการผ่านรายการบัญชีรายวันไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปซึ่งมีข้อมูลสรุปของบัญชีทั้งหมด แต่ละเรคคอร์ดมีฟิลด์สำหรับวันที่ทำธุรกรรมความคิดเห็นเดบิตเครดิตและยอดคงค้าง ในตัวอย่างธุรกรรมการขายก่อนหน้านี้กระบวนการลงรายการบัญชีเกี่ยวข้องกับการป้อนจำนวนเงินเครดิตสำหรับบัญชีการขายจำนวนเงินเดบิตสำหรับบัญชีเงินสดและการอัพเดทยอดคงเหลือตามลำดับ บัญชีแยกประเภททั่วไปอาจอยู่ในรูปแบบของเครื่องผูกบัตรดัชนีหรือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์
