การร่างใบรับรองการจ้างงานเป็นงานทรัพยากรบุคคลทั่วไป อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปไม่ควรส่งข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานปัจจุบันหรือพนักงานที่ผ่านมาทางโทรศัพท์ ประการหนึ่งคุณไม่มีวิธียืนยันตัวตนของผู้โทร การให้ข้อมูลทางโทรศัพท์เป็นการละเมิดการควบคุมความเป็นส่วนตัวที่ธุรกิจส่วนใหญ่มีอยู่ ตัวเลือกที่ดีกว่าคือต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานจากนั้นให้ข้อมูลการจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษร
ทำไมต้องมีใบรับรองการจ้างงาน
บริษัท และบุคคลที่ตัดสินใจตามส่วนหนึ่งของการจ้างงานในปัจจุบันและที่ผ่านมาและเงินเดือนต้องการวิธีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับจากพนักงาน ที่พบมากที่สุดคือธนาคารและสถาบันสินเชื่ออื่น ๆ เจ้าของบ้านหน่วยงานพนักงานและนายจ้างที่มีศักยภาพอื่น ๆ ผู้ให้กู้และเจ้าของบ้านมักจะต้องตรวจสอบสถานะการจ้างงานและค่าจ้างหรือเงินเดือน บริษัท ผู้ว่าจ้างอาจขอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเข้าร่วมบทบาทหน้าที่และหน้าที่ นโยบายการตรวจสอบของคุณจะกำหนดว่า บริษัท ของคุณยินดีให้ข้อมูลเท่าใด
การตรวจสอบมาตรฐานอย่างเป็นทางการกับแบบมาตรฐาน
ข้อมูลที่คุณรวมอยู่ในใบรับรองการจ้างงานมักขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังสร้างใบรับรองมาตรฐานหรือใบรับรองอย่างเป็นทางการ ทั้งสองเวอร์ชันควรอยู่บนหัวจดหมายของ บริษัท อย่างเป็นทางการและรวมถึงวันที่ชื่อเรื่องและลายเซ็นต์ของผู้ที่ออกใบรับรอง โดยทั่วไปใบรับรองมาตรฐานเช่นเจ้าของบ้านอาจร้องขอโดยทั่วไปจะประกอบด้วยชื่อของพนักงานสถานะการจ้างงานชื่องานปัจจุบันและเงินเดือนประจำปีฐาน ใบรับรองอย่างเป็นทางการที่ออกให้ผู้ให้กู้อาจรวมถึงหมายเลขประกันสังคมของพนักงานและตราประทับของ บริษัท อย่างเป็นทางการหรือตราประทับจากสาธารณะทนายความ
รูปแบบและสไตล์
ใบรับรองการจ้างงานไม่มีรูปแบบมาตรฐาน ใช้กระดาษมาตรฐานขนาด 8.5 x 11 นิ้วตั้งค่าการวางแนวหน้าเป็นแนวนอนและระยะขอบเป็น 0.5 นิ้วเพื่อให้การตรวจสอบปรากฏขึ้นเหมือนกับใบรับรองดั้งเดิม ตั้งค่าการวางแนวเป็นแนวตั้งและใช้ระยะขอบมาตรฐาน 1 นิ้วเพื่อให้ปรากฏตัวอักษรธุรกิจ จัดหัวจดหมายให้อยู่กึ่งกลางซึ่งควรรวมถึงชื่อธุรกิจและข้อมูลการติดต่อจากนั้นเริ่มป้อนข้อมูลการตรวจสอบ คุณสามารถจัดรูปแบบใบรับรองเป็นตารางและป้อนข้อมูลแต่ละส่วนในบรรทัดแยกสองบรรทัด ทางด้านซ้ายให้ป้อนป้ายกำกับเช่น "พนักงาน" "ตำแหน่งปัจจุบัน" และ "รายได้ประจำปี" เพิ่มข้อมูลที่เหมาะสมทางด้านขวา
ตัวเลือกการจัดส่ง
ตัวเลือกการจัดส่งมักจะแตกต่างกันสำหรับใบรับรองมาตรฐานและทางการ สำหรับใบรับรองมาตรฐานการจ้างงานธุรกิจส่วนใหญ่จะส่งโทรสารหรืออีเมลข้อมูลไปยังผู้รับ เมื่อใบรับรองอย่างเป็นทางการมีหมายเลขประกันสังคมธุรกิจส่วนใหญ่จะส่งข้อมูลผ่านอีเมลของสหรัฐอเมริกา คุณสามารถอนุญาตให้พนักงานหยิบและส่งมอบใบรับรองของตนเองได้ ไม่ว่าคุณจะแจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณได้ส่งมอบใบรับรองหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจของคุณ
