การมุ่งเน้นที่ปัญหาความไม่พอใจของลูกค้าเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ธุรกิจสามารถทำได้หากพวกเขาต้องแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้า โปรแกรมการร้องเรียนของลูกค้าช่วยให้สามารถติดตามจัดระเบียบและแก้ไขปัญหาการให้บริการหรือปัญหาของ บริษัท ในที่สุด การตรวจสอบโปรแกรมการร้องเรียนของลูกค้าอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้าระยะยาวที่ประสบความสำเร็จ
สร้างสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารอื่น ๆ ที่สามารถบันทึกข้อมูลจากโปรแกรมการร้องเรียนของลูกค้า ตั้งชื่อไฟล์คอมพิวเตอร์นี้ว่า "Customer Complaints" หรือชื่อที่คล้ายกันและบันทึกไว้ในที่ปลอดภัยบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่สามารถใช้ได้คือ Microsoft Excel ซึ่งอนุญาตให้กรองและเรียงลำดับข้อมูลที่ป้อน
ติดตามปัญหาสำคัญที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมการร้องเรียนของลูกค้าโดยรวบรวมข้อมูลจากโปรแกรมและป้อนในสเปรดชีตของคุณ ตัวอย่างของปัญหาที่ต้องได้รับการปรับปรุงและตรวจสอบเป็นประจำประกอบด้วยสาเหตุของการร้องเรียนของลูกค้าซึ่งลูกค้ายื่นข้อร้องเรียนมากที่สุดความถี่ที่พวกเขายื่นรวมทั้งวิธีที่รวดเร็วและหากมีการแก้ไขปัญหา
เรียงลำดับข้อมูลโปรแกรมการร้องเรียนของลูกค้าในสเปรดชีตของคุณเพื่อให้สามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนและเป็นระเบียบ จัดหมวดหมู่ประเภทการร้องเรียนที่แตกต่างกันเพื่อดูว่าปัญหาใดที่ต้องได้รับการแก้ไขมากที่สุด จัดเรียงค่าเงินดอลลาร์ของธุรกรรมทางการเงินใด ๆ ที่ทำให้ลูกค้าร้องเรียน
พัฒนานโยบายที่จัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้าที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขและตัดสินใจว่าจะใช้เทคนิคการเก็บข้อมูลใดของลูกค้า การเสนอส่วนลดพิเศษสำหรับลูกค้าสินค้าแจกฟรีหรือข้อเสนอแบบครั้งเดียวอื่น ๆ เพื่อบันทึกความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นตัวอย่างทั้งหมดของวิธีการจัดการข้อร้องเรียนที่ยังไม่ได้แก้ไข
ค้นหาคำติชมของลูกค้าจากโปรแกรมการร้องเรียนของลูกค้าจากลูกค้าที่พึงพอใจและไม่พึงพอใจ สิ่งนี้ควรทำโดยสมาชิกของการจัดการเนื่องจากปัญหาที่ไม่ได้รับการแก้ไขมักจะเกี่ยวข้อง การรับคำติชมจากลูกค้าเกี่ยวกับโปรแกรมของคุณเป็นขั้นตอนที่ดีในการปรับปรุงโปรแกรมการร้องเรียนของลูกค้า
รวมโปรแกรมซอฟต์แวร์การร้องเรียนของลูกค้าที่จะช่วยให้คุณติดตามและจัดระเบียบรวมทั้งแก้ไขข้อร้องเรียน เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ตัวแทน บริษัท มีเครื่องมือที่พวกเขาต้องการในการจัดการปัญหาการร้องเรียน ตัวอย่าง ได้แก่ การจัดการการร้องเรียนของลูกค้า Everest โดยซอฟต์แวร์ Lynk และซอฟต์แวร์การร้องเรียนของลูกค้า Master Control
