วิธีการขอ W-9

ข้อมูลส่วนบุคคลที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์ W-9 เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประมวลผลเงินเดือนและการรายงานการชำระเงินไปยังบริการสรรพากร เพื่อเป็นการปฏิบัติที่ดีที่สุดให้ขอ W-9 ที่เสร็จสมบูรณ์ในวันแรกของการทำงานของพนักงานและส่งคำขอ W-9 ไปยังผู้รับเหมารายใหม่ หากผู้รับเหมาไม่ปฏิบัติตามให้ส่งจดหมายอย่างเป็นทางการพร้อมคำร้องขอแบบฟอร์มที่กรอกเรียบร้อย

แบบฟอร์ม W-9 พื้นฐาน

แบบฟอร์ม W-9 เป็นเอกสาร IRS ที่ให้รายละเอียดชื่อที่อยู่ผู้เสียภาษีการจำแนกประเภทภาษีของรัฐบาลกลางและหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้าง กรมสรรพากรไม่ได้บังคับให้ธุรกิจเก็บ W-9 ไว้ในไฟล์ อย่างไรก็ตามธุรกิจจะต้องรวบรวมและรายงานข้อมูลส่วนบุคคลที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มสำหรับพนักงานทุกคนและสำหรับผู้รับเหมาที่จ่ายมากกว่า $ 600 ต่อปี การรวบรวม W-9 เป็นวิธีที่สะดวกในการทำเช่นนั้น ด้วยเหตุนี้ บริษัท ควรมีไฟล์ W-9 สำหรับพนักงานแต่ละคนและผู้รับเหมา

ขอ W-9

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณรวบรวม W-9 จากพนักงานทุกคนให้รวมแบบฟอร์ม W-9 ไว้ในเอกสารวันแรกที่บังคับใช้สำหรับการจ้างงานใหม่ กำหนดให้พนักงานใหม่ทำเอกสารทั้งหมดในไซต์ให้เสร็จและส่งคืนให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลภายในสิ้นวันแรก

เมื่อคุณได้รับผู้รับเหมาหรือผู้ขายรายใหม่ให้แนบแบบฟอร์ม W-9 พร้อมสัญญาเริ่มต้น ในจดหมายขอ W-9 ขอให้ผู้ขายของคุณกรอกและส่งคืนแบบฟอร์มโดยเร็วที่สุด พิจารณาการนำนโยบายไปใช้เพื่อชำระเงินให้ผู้ขายด้วยไฟล์ W-9 ที่ถูกต้องเท่านั้นและบันทึกนโยบายนี้ในจดหมายขอ

ติดตาม

หากคุณมีปัญหาในการรับ W-9 ที่เสร็จสมบูรณ์จากพนักงานหรือผู้รับเหมาใด ๆ จงติดต่อสื่อสารอย่างจริงจัง แต่แน่นหนาว่าจำเป็นต้องใช้ W-9 ก่อนที่จะชำระเงิน อธิบายให้พนักงานทราบว่าข้อมูลในแบบฟอร์มมีความจำเป็นในการประมวลผลเงินเดือนและจ่ายเงินเดือนให้พวกเขา หากผู้ขายไม่ส่งคืน W-9 ภายในหนึ่งหรือสองสัปดาห์ให้ส่งจดหมายคำขอที่สองเพื่อติดตาม หากคุณมีนโยบายที่เป็นเอกสารไว้ให้เตือนผู้ขายว่าคุณไม่สามารถชำระเงินได้หากไม่มีแบบฟอร์มในไฟล์ กรมสรรพากรต้องการให้คุณทำคำขออย่างเป็นทางการสำหรับ W-9 ดังนั้นเก็บสำเนาของจดหมายนี้ไว้ในไฟล์

ไม่มี W-9

หากคุณไม่มี W-9 สำหรับผู้ขาย ณ สิ้นปีคุณยังต้องรายงานการชำระเงินให้กับ IRS กรอกและส่งแบบฟอร์ม 1099-MISC สำหรับผู้รับเหมาและปล่อยให้หมายเลขประกันสังคมว่างเปล่า กรมสรรพากรจะตอบสนองด้วยการแจ้งให้ทราบว่าจำนวนที่ขาดหายไปซึ่งคุณจะต้องส่งต่อไปยังผู้รับเหมาพร้อมกับการแจ้งการหัก ณ ที่จ่ายสำรองและสำเนา W-9 อื่น คุณมีหน้าที่ต้องหักภาษีจากการจ่ายเงินในอนาคตให้กับผู้รับเหมารายนี้ - ปัจจุบันอัตราหัก ณ ที่จ่ายคือร้อยละ 28 - และผู้รับเหมาจะต้องเสียค่าธรรมเนียม 50 ดอลลาร์จาก IRS