วิธีเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานหรือ "SOP" เป็นเอกสารที่มีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงาน ช่วยให้มั่นใจว่างานประจำได้ดำเนินการอย่างปลอดภัยและเป็นไปตามกฎระเบียบที่บังคับใช้ คุณสามารถเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่เชื่อถือได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ขอให้พนักงานใช้ SOP สำหรับการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงาน คาดว่าเอกสารจะผ่านหลายฉบับก่อนที่จะสามารถสร้างขั้นสุดท้ายได้ ให้พนักงานตรวจสอบร่างเองเพื่อรับคำแนะนำเพิ่มเติม
เตรียมร่างแรก ร่างนี้ควรแมปขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดในกระบวนการ ตรวจสอบว่าขั้นตอนขนาดใหญ่ใด ๆ ที่สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนขนาดเล็ก สร้างแผนภูมิการไหลอย่างง่ายเพื่อใช้เป็นร่างแรกที่มีค่า
เขียนหน้าแรกพร้อมคำแนะนำสั้น ๆ เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด วิธีนี้พนักงานที่ปกติอ่านและดำเนินการทีละขั้นตอนต้องดูตัวอย่างงานตั้งแต่ต้นจนจบก่อนเริ่มงาน
เตรียมส่วนหัวในหน้าแรก ต้องมีชื่อ บริษัท และโลโก้หน่วยธุรกิจชื่อเอกสารวันที่สร้างและหมายเลขเอกสารเฉพาะตามที่กำหนดโดยเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร รวมถึงหมายเลขปัญหาที่สร้างขึ้นโดยการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
สร้างตารางโดยตรงภายใต้ส่วนหัวที่มีชื่อว่า "ประวัติการแก้ไขและการอนุมัติ" รวมคอลัมน์สำหรับวันที่ออก SOP, คำอธิบายการเปลี่ยนแปลงและลายเซ็นต์สำหรับผู้ริเริ่ม SOP, ผู้จัดการแผนกและผู้จัดการควบคุมคุณภาพ คำอธิบายของการเปลี่ยนแปลงสั้น ๆ ควรสรุปการแก้ไขใด ๆ ที่ทำกับ SOP ตั้งแต่การสร้าง การแก้ไขแต่ละครั้งจะต้องลงนามโดยผู้ริเริ่ม
เริ่มต้นหน้าที่สองด้วยวัตถุประสงค์ของ SOP รวมถึงขอบเขตเนื้อหาของเอกสารคำจำกัดความของคำศัพท์หรือตัวย่อที่ใช้ใน SOP ความรับผิดชอบของบุคลากรที่เกี่ยวข้องในกระบวนการและการอ้างอิงถึงเอกสารที่ SOP ใช้เช่นมาตรฐานการค้า
ทำ SOP ให้เสร็จโดยอธิบายขั้นตอนสั้น ๆ ใช้ภาษาง่าย ๆ และหลีกเลี่ยงการอธิบายหลายขั้นตอนในประโยคเดียวกัน เมื่องานมีรายละเอียดแล้วให้ลงวันที่เอกสารและลงนามโดยเจ้าหน้าที่ด้านกฎระเบียบที่เหมาะสม ส่งอีเมล SOP ไปยังแผนกควบคุมเอกสารและผู้จัดการที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามขั้นตอน
