วิธีเขียนรายงานค่าใช้จ่าย

พนักงานที่ชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ได้รับอนุมัติจากกองทุนของตัวเองสามารถคาดหวังการชำระเงินคืนจากนายจ้างของพวกเขา เพื่ออำนวยความสะดวกในการชำระเงินคืนและรับประกันว่าค่าใช้จ่ายถูกจองอย่างถูกต้องในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท พนักงานคาดว่าจะส่งรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายนอกกระเป๋าทั้งหมด

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• เครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์

• (ไม่บังคับ) เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายของ บริษัท

หาก บริษัท ของคุณมีแม่แบบรายงานค่าใช้จ่ายให้เข้าถึงและทำตามคำแนะนำ

ถ้าไม่รวบรวมใบเสร็จรับเงินของคุณเข้าด้วยกันและวางไว้ตามลำดับเวลา นอกจากนี้ยังแสดงรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่คุณไม่มีใบเสร็จรับเงินเช่นระยะทางรถยนต์และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นหนังสือพิมพ์และเครื่องดื่มที่ซื้อจากตู้จำหน่ายโรงแรม

หากคุณกำลังสร้างรายงานของคุณเองโดยไม่มีแม่แบบที่ บริษัท ให้ใช้สเปรดชีตคอมพิวเตอร์ สร้างเทมเพลตและคัดลอกไปยังแผ่นงานใหม่สำหรับแต่ละรายงานใหม่ที่คุณเตรียม ส่วนหัวของแผ่นงานทั้งหมดควรจดชื่อชื่อแผนกและรหัสและระยะเวลาที่รายงานครอบคลุม ด้านล่างข้อมูลนี้เทมเพลตของคุณควรมีอย่างน้อยห้าคอลัมน์, วันที่มุ่งหน้า, ผู้รับเงิน, วัตถุประสงค์หรือคำอธิบายและจำนวนเงิน คุณอาจต้องเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับข้อมูลเช่นรหัสบัญชีผู้เข้าร่วมประชุมและอื่น ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท ของคุณ

รายการค่าใช้จ่ายของคุณในแผ่นตามวันที่ใช้ใบเสร็จรับเงินและรายการของคุณเป็นแหล่งที่มา จัดทำรายงานหนึ่งฉบับต่องวด - ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์รายปักษ์รายเดือนรายเดือนหรืออื่น ๆ ตามที่ระบุไว้ในนโยบาย บริษัท ของคุณ หากคุณมีใบเสร็จหลายใบในหนึ่งวันมันจะช่วยจัดกลุ่มตามประเภทของค่าใช้จ่ายเช่นค่าอาหารและค่าที่จอดรถ

หากคุณได้รับค่าเผื่ออัตราคงที่สำหรับวัตถุประสงค์ใด ๆ ให้ป้อนลงในแถวของตัวเองที่ด้านล่างของรายงานหลังจากค่าใช้จ่ายที่รับ

หากคุณได้รับการชำระคืนไมล์สะสมในรถยนต์ส่วนตัวของคุณคุณควรเก็บบันทึกการใช้รถยนต์และโอนไมล์สะสมไปยังรายงานค่าใช้จ่ายของคุณเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ตามนโยบายของ บริษัท ป้อนไมล์สะสมในแถวของตัวเองเป็นรายการค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก ป้อนคำว่า "การสะสมไมล์อัตโนมัติส่วนบุคคล" ในคอลัมน์ผู้รับเงินไมล์และอัตราไมล์ต่อไมล์ในคอลัมน์คำอธิบาย (เช่น "275 ไมล์ @ 58 เซ็นต์ / ไมล์") และจำนวนเงินที่ต้องชำระในคอลัมน์จำนวนเงิน โปรดทราบว่านายจ้างแต่ละคนมีอัตราการชำระคืนไมล์สะสมของตนเอง

เมื่อมีการป้อนค่าใช้จ่ายทั้งหมดให้รวมเป็นรายการสุดท้ายในคอลัมน์จำนวน หากคุณได้รับเงินสดล่วงหน้าเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายให้ลบจำนวนเงินนั้นออกจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ นี่คือจำนวนเงินที่จะคืนให้กับคุณ

นายจ้างที่แตกต่างกันมีนโยบายที่แตกต่างกันเกี่ยวกับวิธีการส่งใบเสร็จรับเงิน คุณอาจต้องการให้คุณส่งใบเสร็จรับเงินต้นฉบับหรือคุณส่งสแกนหรือสำเนา คุณอาจต้องอ้างอิงข้ามพวกเขาเพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ที่จัดการการชำระเงินคืนเพื่อจับคู่ค่าใช้จ่ายกับใบเสร็จ หากคุณส่งการเรียกร้องค่าชดเชยการใช้ไมล์สะสมคุณควรส่งสำเนาบันทึกอัตโนมัติของคุณในช่วงเวลานั้น

ส่งรายงานค่าใช้จ่ายของคุณในแบบฟอร์มและมาพร้อมกับใบเสร็จรับเงินตามนโยบายของนายจ้างของคุณ ส่งเฉพาะแผ่นงานที่มีค่าใช้จ่ายของสัปดาห์ปัจจุบันไม่ใช่ไฟล์สเปรดชีตทั้งหมดที่มีเทมเพลตเปล่าและค่าใช้จ่ายหลายสัปดาห์

เคล็ดลับ

• เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ชำระค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้ด้วยบัตรเครดิตที่คุณใช้สำหรับค่าใช้จ่ายดังกล่าวเท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่คืนเงินได้และตรวจสอบการชำระเงิน

  หลีกเลี่ยงการทำธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวในใบเสร็จรับเงินเดียวกัน

  ตรวจสอบรายงานทั้งหมดอีกครั้งและจับคู่ค่าใช้จ่ายใบเสร็จรับเงินกับจำนวนเงินที่อ้างสิทธิ์ในรายงาน ข้อผิดพลาดหลายอย่างเกิดขึ้นเมื่อผู้คนวิ่งผ่านงานถ่ายโอนจำนวนเงินผิดจากใบเสร็จรับเงินไปยังรายงานค่าใช้จ่าย

  ตรวจสอบกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเงินเดือนหรือแผนกบัญชีของคุณเพื่อขอคำแนะนำในการรับค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องและตรงเวลา

การเตือน

อย่าโกหกเรื่องค่าใช้จ่าย นี่คือการขโมยจาก บริษัท และอาจส่งผลในทางลบเช่นการเลิกจ้างหรือการดำเนินคดีทางอาญา

ตรวจสอบกับนายจ้างของคุณสำหรับข้อ จำกัด ใด ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถรับเงินคืนได้ ไม่ใช่ว่าทุกมื้ออาจจะมีค่าใช้จ่ายและคุณอาจไม่สามารถใช้จ่ายสิ่งต่าง ๆ เช่นแอลกอฮอล์ซักแห้งหรือนำรถไปจอด นายจ้างของคุณควรมีแนวทางในสิ่งที่เป็นและไม่สามารถชำระเงินคืนได้

ชำระเงินสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น - อย่าจ่ายค่าใช้จ่ายของผู้อื่นเว้นแต่คุณจะมีอำนาจในการทำเช่นนั้น ยังหลีกเลี่ยงการจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานคนอื่นที่ได้รับค่าใช้จ่ายคืนเงิน