ความหมายของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมสามารถกำหนดเป็นกระบวนการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาเพื่อตอบว่าใครทำไมอย่างไรและอะไรของวัตถุประสงค์เฉพาะ ลักษณะของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ ผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้ลงทะเบียนและการสำรอกหัวข้อที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม การประชุมที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพขวัญกำลังใจของพนักงานและผลกำไร

ฟังก์ชัน

ห้าขั้นตอนสำหรับการเตรียมและดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพหรือที่รู้จักกันในชื่อห้า P คือ: วัตถุประสงค์แผนผู้เข้าร่วมการมีส่วนร่วมและมุมมองหมายเหตุ David Whetten และ Kim Cameron ในหนังสือ“ การพัฒนาทักษะการบริหาร” วัตถุประสงค์ชัดเจนอย่างชัดเจน ประชุม. แผนคือแนวทางปฏิบัติระหว่างการประชุม ผู้เข้าร่วมรวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมและผู้อำนวยความสะดวก การมีส่วนร่วมเป็นสิ่งจำเป็นจากผู้เข้าร่วมประชุมและผู้อำนวยความสะดวก มุมมองเป็นวัตถุประสงค์ของการประชุมที่มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บรรลุและสรุปข้อตกลงที่เป็นผลมาจากการประชุม

เครื่องมือ

เกมเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดที่ใช้ในการจัดการประชุมที่ประสบความสำเร็จ แนะนำเกมที่รวดเร็วไม่แพงปรับได้เสี่ยงต่ำและมีส่วนร่วม การระดมสมองเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลและอธิบายปัญหาหรือสถานการณ์ เครื่องมืออื่น ๆ สำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพรวมถึงแบบสอบถามการสำรวจการสัมภาษณ์และแผ่นงาน

ลักษณะ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นมีความคิดสร้างสรรค์มีส่วนร่วมสร้างสรรค์และมีส่วนร่วม พวกเขาเริ่มต้นและสิ้นสุดในเวลา มีคนได้รับมอบหมายให้ติดตามรายงานการประชุมและวาระการประชุม ตัวแบ่งตามกำหนดเวลาเกิดขึ้นตามเวลาที่กำหนด การอภิปรายที่มีชีวิตชีวาและเป็นบวกได้รับการสนับสนุน ผู้เข้าร่วมได้รับอนุญาตให้ประเมินการประชุม การประชุมที่มีประสิทธิภาพจะจบลงด้วยข้อความที่เป็นมิตรกับผู้อำนวยความสะดวกเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสามัคคีอยู่ในหมู่ผู้เข้าร่วม

ความถี่และระยะเวลา

Peter Honey เขียนไว้ในหนังสือ“ พัฒนาทักษะคนของคุณ” ว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นได้รับการจัดทำอย่างดีที่สุดสัปดาห์ละครั้งโดยปกติสำหรับผู้เข้าร่วมคนเดียวกัน การประชุมที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดจะเกิดขึ้นในหนึ่งชั่วโมงและโดยทั่วไปจะไม่ขยายไปถึงสองชั่วโมง

ความสำคัญ

การประชุมที่มีการจัดการไม่ดีมีผลกระทบทางลบต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานทำให้บางคนสงสัยและมองโลกในแง่ร้ายในขณะที่คนอื่นไม่กระตือรือร้นและไม่ตั้งใจ การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพบาร์บาร่าเจสเตริเบลตั้งข้อสังเกตในหนังสือ“ คู่มือผู้จัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ” บันทึกค่าใช้จ่ายธุรกิจหลายพันล้านดอลลาร์ในแต่ละปีในโอกาสที่สูญเสียและเสียเวลา พวกเขาสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ขององค์กรเน้นการจัดการที่ไม่มีประสิทธิภาพและลดผลิตภาพ การประชุมที่มีประสิทธิภาพจะรักษาทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของ บริษัท ไว้สองประการคือเวลาและความสามารถ การประชุมร่วมกันและการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะช่วยกระตุ้นพนักงาน