ระบบข้อมูลทางการบัญชี (AIS) ได้ปฏิวัติวิธีการทำธุรกิจในมุมมองระดับโลก เมื่อป้อนข้อมูลทางการเงินลงในเอไอเอสแล้วรายงานทางการเงินและงบการเงินสามารถสร้างได้ในหลายระดับธุรกิจเพื่อสร้างความมั่นใจในการทำกำไร
เพื่อให้ซอฟต์แวร์ AIS แสดงรายงานทางการเงินและงบการเงินที่ถูกต้องจะต้องป้อนข้อมูลการบัญชีลงใน AIS อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
ข้อเท็จจริง
ระบบข้อมูลทางการบัญชี (AIS) นั้นดีพอ ๆ กับข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบ ในขณะที่ซอฟต์แวร์ AIS ที่ใช้คอมพิวเตอร์ได้ลดเวลาในการบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลบัญชีลงอย่างมาก แต่ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะต้องได้รับการตรวจสอบและบำรุงรักษาทุกวันเพื่อบันทึกธุรกรรมทางการเงิน
ธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดมีสามข้อกำหนดหลักเพื่อให้แน่ใจว่าการบัญชีที่เหมาะสมของการดำเนินธุรกิจ: ตรงเวลาความถูกต้องและความถูกต้อง หากการทำธุรกรรมทางการเงินไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ข้อมูลที่ป้อนลงในซอฟต์แวร์ AIS จะนำไปสู่งบการเงินที่จัดทำขึ้นอย่างไม่เหมาะสมและความล้มเหลวของ AIS
ทันเวลา
ธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดควรทันเวลา รายได้และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเกิดขึ้นในช่วงเวลาเดียวกันมีการบันทึกใบแจ้งหนี้ในเดือนที่ได้รับและมีการปิดรายการรายเดือนก่อนปิดรอบระยะเวลาบัญชีใน AIS
การอนุญาตให้ข้อมูลทางการเงินถูกป้อนเข้าสู่ AIS ในรอบระยะเวลาบัญชีหรือเดือนปฏิทินที่แตกต่างกันจะบิดเบือนรายงานทางการเงินที่ผลิตโดย AIS นอกจากนี้ยังจะสร้างงบการเงินที่ไม่สอดคล้องกับรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี
ความถูกต้อง
เมื่อได้รับธุรกรรมทางการเงินในเวลาที่เหมาะสมจะต้องตรวจสอบความถูกต้อง รายงานต้นทุนงานการเบิกจ่ายเงินสดและใบเสร็จรับเงินต้องตรวจสอบทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินที่ระบุไว้ในเอกสารถูกต้อง การตรวจสอบธุรกรรมทางการเงินสามารถนำไปสู่การทบทวนฟังก์ชั่นการบัญชีอื่น ๆ หากมีข้อผิดพลาดที่สอดคล้องกัน
หากมีการโพสต์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเอไอเอสการกระทบยอดบัญชีจะต้องดำเนินการเพื่อหาข้อผิดพลาดในการทำธุรกรรมทางการเงิน
ความถูกต้อง
การวัดการทำธุรกรรมทางการเงินเพื่อความถูกต้องเป็นขั้นตอนสำคัญเมื่อทำการบันทึกข้อมูลใน AIS ข้อกำหนดความถูกต้องเป็นที่พอใจเมื่อการทำธุรกรรมถูกกำหนดให้มีความแม่นยำเชื่อถือได้และเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ การตรวจสอบจาก บริษัท บัญชีภายนอกมักมุ่งเน้นไปที่ความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินที่ป้อนเข้าสู่ AIS การบันทึกข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นข้อผิดพลาดร้ายแรงและจะถูกระบุว่าเป็นข้อบกพร่องทางบัญชีในรายงานการตรวจสอบ
กระบวนการบัญชี
ข้อมูลทางการเงินจะต้องทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดของความตรงเวลาความถูกต้องและความถูกต้อง สำนักงานบัญชีทุกแห่งควรมีเวิร์กโฟลว์เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดสามารถป้อนลงในเอไอเอสและรายงานทางการเงินที่ดำเนินการก่อนสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพจะมีการจัดการเอกสารแต่ละครั้งเพียงครั้งเดียวในแต่ละกระบวนการขจัดงานที่เพิ่มขึ้นโดยการจัดการธุรกรรมทางการเงินที่มากเกินไป
การทุจริตโดยเจตนา
แม้ว่าธุรกรรมทางการเงินอาจเป็นไปตามข้อกำหนดทางบัญชีของความตรงเวลาความถูกต้องและความถูกต้อง แต่บางธุรกิจมีส่วนร่วมในการฉ้อโกงโดยเจตนาเพื่อส่งเสริมสุขภาพทางการเงินของ บริษัท ซอฟต์แวร์ AIS นั้นมีความหมายว่าเป็นบันทึกทางคอมพิวเตอร์ที่จัดการได้ยาก แต่ก็ยังสามารถทำได้ การใช้บัญชีพิเศษที่ซ่อนธุรกรรมสร้างเอนทิตีแยกต่างหากเพื่อซ่อนหนี้และใช้ผู้ตรวจสอบเดิมเพื่อออกแบบ บริษัท เอไอเอสนั้นเป็นวิธีการสร้างข้อมูลที่ฉ้อโกงกับเอไอเอส
