อีเมลเป็นส่วนสำคัญของงานและธุรกิจมากมาย การสื่อสารทางอีเมลทางธุรกิจสร้างความประทับใจเกือบจะสำคัญเท่ากับการสื่อสารแบบตัวต่อตัวและสามารถอยู่ได้นานกว่า อีเมลธุรกิจควรแสดงถึงความเป็นมืออาชีพเสมอและมีจุดประสงค์ทางธุรกิจ เป็นเรื่องง่ายที่จะตกอยู่ในนิสัยอีเมลที่ไม่ดีดังนั้นการรับรู้และความระมัดระวังอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการใช้คำฟุ่มเฟือยของอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นและมีความสำคัญต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจมืออาชีพ
สาขาวิชา
ฟิลด์หัวเรื่องมีความสำคัญเท่ากับเนื้อความของอีเมล เป็นมืออาชีพที่มุ่งไปยังข้อความอีเมลของคุณและต้องการคำที่สะท้อนถึงสิ่งนั้น ใช้ไวยากรณ์ที่ถูกต้องในช่องหัวเรื่องโดยไม่สะกดคำและใช้ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กที่เหมาะสม นำเสนอวัตถุประสงค์ของอีเมลด้วยวลีสั้น ๆ ที่กระชับ “ เกี่ยวกับโครงการ Winfield”“ การติดต่อคุณเกี่ยวกับบัญชีของคุณ”“ คำถามเกี่ยวกับเวลาและการเข้าร่วม” เป็นตัวอย่างของหัวเรื่องที่คล้ายธุรกิจสำหรับข้อความอีเมล อย่าใช้คำแสลงภาษาหยาบคายหรือแม้แต่วลีชั่วคราวเช่น“ สวัสดี”“ มันเป็นยังไงบ้าง” หรือ“ คำถาม”
คำทักทายและการลงชื่อเข้าใช้
ใช้การทักทายอย่างมืออาชีพและการลงชื่อเข้าใช้เพื่อให้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ของคุณสอดคล้องกับภาพธุรกิจมืออาชีพที่คุณต้องการถ่ายทอดผ่านอีเมล แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลติดต่อทางธุรกิจเป็นระยะเวลานาน แต่คุ้นเคยกับผู้ที่คุณมีการติดต่อบ่อยครั้งให้ทักทายและลงชื่อออกอย่างมืออาชีพและสุภาพ สำหรับผู้ติดต่อรายใหม่และไม่คุ้นเคยให้ใช้“ เรียนนายสมิ ธ ” และ“ ขอแสดงความนับถือ” เพื่อทักทายและลงชื่อออก สำหรับผู้ติดต่อที่คุ้นเคยมากขึ้น“ Dear Amy” และ“ ฉันขอขอบคุณ!” เป็นกันเองมากกว่า แต่ก็ยังเป็นมืออาชีพ
การจัดรูปแบบสิ่งที่แนบมาและไฟล์ลายเซ็น
การจัดรูปแบบในอีเมลธุรกิจไม่จำเป็นและอาจทำให้อีเมลติดอยู่ในตัวกรองสแปม ใช้สิ่งที่แนบมาด้วยความระมัดระวังและมีเพียงความรู้และการอนุมัติล่วงหน้าของผู้รับโดยเฉพาะสิ่งที่แนบที่มีขนาดใหญ่ ไฟล์ลายเซ็นควรสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้
ภาษาและน้ำเสียง
ภาษาและน้ำเสียงของการสื่อสารทางอีเมลควรเป็นมืออาชีพเช่นเดียวกับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรอื่น ๆ ใช้ความสุภาพไวยากรณ์ที่ดีการสะกดคำศัพท์และเครื่องหมายวรรคตอน ใช้ภาษาธุรกิจทั่วไปไม่มีคำสแลงคำหยาบคายหรือวลีชั่วคราว การใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและรอบคอบในอีเมลเป็นสิ่งสำคัญ อย่าเขียนอีเมลเมื่อโกรธโกรธหรือหงุดหงิด มันเข้ามาในโทนแม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจ ใช้ถ้อยคำอีเมลอย่างระมัดระวังเช่นเดียวกับโทรศัพท์และการสนทนาแบบตัวต่อตัวกับผู้ร่วมธุรกิจ
ส่งอีเมลไม่ได้
อย่าเขียนสามย่อหน้าเมื่อมีประโยคสองสามประโยคที่เพียงพอ อย่าใช้อีเมลเพื่อคุยโวด้วยความโกรธหรือความรำคาญหรือเพื่อลงโทษใคร อย่าส่งอีเมลอย่างเร่งด่วน - ใช้เวลาในการอ่านซ้ำตรวจสอบการสะกดคำและตรวจสอบที่อยู่ของผู้รับก่อนส่ง อย่าละเมิดสำเนาคาร์บอนและสำเนาลับเฉพาะบนอีเมล อย่าใช้อีเมลในที่ทำงานเพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่ใช่การทำงาน
