การสื่อสารการมอบหมายหน้าที่เพิ่มเติมผ่านบันทึกภายใน บริษัท เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความรับผิดชอบและทำให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณเข้าใจหน้าที่ใหม่ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับบันทึกช่วยจำทางธุรกิจอื่น ๆ เก็บไว้สั้น ๆ และตรงไปตรงมาโดยรวมเฉพาะข้อมูลเท่าที่จำเป็นสำหรับพนักงานให้เข้าใจคำแนะนำ
รูปแบบบันทึก
เขียนชื่อที่ชัดเจนและมีความหมาย หากคุณกำลังส่งบันทึกช่วยจำทางอีเมลให้ป้อนชื่อเรื่องในฟิลด์หัวเรื่องแท็กอีเมลด้วยค่าสถานะที่มีความสำคัญสูงและรวมถึงใบรับการอ่าน แม้ว่าโดยทั่วไปคุณควรทำตามรูปแบบบันทึกทั่วไปโดยรวมส่วนหัวคำสั่งเปิดส่วนงานและการปิดการอภิปรายและส่วนสรุปโดยทั่วไปไม่จำเป็น ในส่วนงานให้ใช้รายการตัวเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อระบุและเน้นหน้าที่ใหม่หรือเพิ่มเติม
เนื้อหาข้อมูล
ส่วนเปิดและภารกิจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในบันทึกประเภทนี้ ให้ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นในส่วนเปิด ตัวอย่างเช่นบอกพนักงานว่าเหตุใดคุณจึงมอบหมายหน้าที่เพิ่มเติมและเมื่อหน้าที่ใหม่เหล่านี้จะเริ่มขึ้น จัดหาวันที่และเวลาสำหรับการประชุมใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่พนักงานจะทำหน้าที่เพิ่มเติม หากจำเป็นให้ระบุจุดติดต่อที่พนักงานสามารถอ้างถึงสำหรับคำถาม กำหนดหน้าที่เพิ่มเติม - ชัดเจนและเต็ม - ในส่วนงาน ปิดบันทึกด้วยการขอบคุณสั้น ๆ และแสดงการสนับสนุนอย่างจริงใจ
