วิธีจัดการประชุมธุรกิจ

การประชุมทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการจัดตารางเวลาองค์กรความเป็นผู้นำการเก็บบันทึกและการติดตามผล วิธีที่โครงการของคุณสร้างรายได้จะขึ้นอยู่กับการตัดสินใจและการกระทำที่จะเกิดขึ้นจากความร่วมมือที่เกิดขึ้นจากการประชุม

รายการที่คุณจะต้อง

• ระเบียบวาระการประชุม

• ห้องประชุม

ร่างระเบียบวาระการประชุม วาระการประชุมอยู่ในร่างของปัญหาทั้งหมดที่ต้องมีการอภิปรายสำหรับการตัดสินใจที่จำเป็นในการส่งเสริมโครงการหรือเป้าหมายของคุณ แสดงรายการปัญหาที่ทราบทั้งหมดในรูปแบบคร่าว ๆ ที่กระชับด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย เมื่อคุณร่างระเบียบวาระการประชุมแล้วคุณจะรู้ปัญหาและจากนั้นคุณจะรู้ว่าใครต้องเข้าร่วมการประชุม

ส่งอีเมลจำนวนมากหรือโทรศัพท์ไปยังทุกคนที่ต้องการเข้าร่วมการประชุมและขอความพร้อมกับวันที่และเวลาผ่านระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์หากคุณมีผู้เข้าร่วมประชุมหลายคน เพียงอย่างเดียวนี้อาจเป็นความท้าทายที่น่ากลัวเนื่องจากตารางงานที่ยุ่ง เมื่อคุณมีความพร้อมของทุกคนให้อ้างอิงอ้างอิงตารางเวลาสำหรับวันที่และเวลาที่มี วางแผนสำหรับเวลาที่เพียงพอในการจัดการประชุมและส่งหนังสือบอกกล่าวไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเกี่ยวกับวันเวลาเริ่มต้นเวลาสิ้นสุดและที่ตั้งของการประชุมพร้อมสำเนาของวาระการประชุม

ในการเตรียมการประชุมมีสำเนาของระเบียบวาระการประชุมที่แจกให้กับผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมกับเอกสารใด ๆ ที่จะเป็นหัวข้อของการอภิปราย บอร์ดแสดงผลและการนำเสนอจุดไฟควรพร้อมสำหรับแสดงพร้อม easels และโปรเจ็กเตอร์แล็ปท็อปและหน้าจอที่จำเป็น นอกจากนี้ผู้จัดประชุมควรเตรียมที่จะเป็นผู้นำการประชุมและผู้ดูแลบันทึกควรเข้าร่วมการประชุมเพื่อจดบันทึก

ผู้จัดการประชุม / ผู้นำจะต้องทำการสนทนาอย่างต่อเนื่อง การอภิปรายจะนำไปสู่ปัญหาวงและการอภิปรายนอกหัวข้ออย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ดังนั้นผู้นำจะต้องทำให้แน่ใจว่าในที่สุดการอภิปรายจะกลับคืนสู่วาระการประชุม ผู้นำจะต้องติดตามเวลาและติดตามการอภิปรายเพื่อตีทุกวาระ ผู้นำควรให้คำอธิบายสั้น ๆ ของวาระการประชุมเพื่อเริ่มการสนทนาและถามคำถามหรือขอข้อมูลจากผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็น หัวหน้าควรสรุปแต่ละรายการการดำเนินการกับผู้รับผิดชอบต่อความสำเร็จของรายการและกำหนดเวลาโดยประมาณสำหรับการทำให้เสร็จ

เมื่อสรุปรายการทั้งหมดแล้วกลุ่มควรกำหนดเวลาการประชุมติดตามผลหากมีความจำเป็นหรือกำหนดเวลาการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำในวันและเวลาที่ตกลงกัน

ผู้เก็บบันทึกควรรวบรวมบันทึกย่อของเขาลงในรายงานการประชุมที่จัดในรูปแบบเค้าร่าง ควรส่งรายงานฉบับร่างไปยังผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อหาความคิดเห็นแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง ควรจัดทำรายงานการประชุมขั้นสุดท้ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมและใช้สำหรับการติดตามผลและเป็นฐานสำหรับวาระการประชุมต่อไปหากจำเป็น