เมื่อส่งจดหมายธุรกิจที่กำหนดให้ใช้ชื่อย่ออ้างอิงเพื่อระบุว่าใครพิมพ์จดหมาย ชื่อย่ออ้างอิงจะใช้ในกรณีนี้เท่านั้น หากคุณพิมพ์จดหมายด้วยตนเองคุณไม่จำเป็นต้องใส่ตัวอักษรเหล่านั้น ชื่อย่ออ้างอิงประกอบด้วยชื่อย่อของบุคคลที่ส่งจดหมายตามด้วยชื่อย่อของพนักงานพิมพ์ดีด
ตำแหน่งเริ่มต้นอ้างอิง
การอ้างอิงชื่อย่อจะถูกวางไว้ที่ด้านล่างของหน้าจดหมายจัดรูปแบบทางด้านซ้าย หากไม่มีสิ่งที่แนบมาพร้อมกับจดหมายของคุณชื่อย่อของการอ้างอิงจะถูกวางไว้ที่บรรทัดล่างสุดของหน้า หากมีสิ่งที่แนบมาให้วางชื่ออ้างอิงไว้เหนือบรรทัดของสิ่งที่แนบมาคั่นด้วยบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัด
ชื่อย่ออ้างอิงประกอบด้วยชื่อย่อของผู้ส่งในอักษรตัวใหญ่ตามด้วยชื่อย่อของพนักงานพิมพ์ดีดในตัวพิมพ์เล็ก ชื่อย่อสองชุดจะแยกจากกันด้วยเครื่องหมายจุดคู่ - แม้ว่าอาจใช้เครื่องหมายทับก็ได้เช่นกัน ไม่ใช้ช่วงเวลาในชื่อย่ออ้างอิง ตัวอย่างเช่นหาก Brian Martin กำลังเขียนตามคำบอกของ Mary Lawson ชื่อย่ออ้างอิงจะปรากฏดังนี้:
ML: BM
