ความรับผิดชอบหลักของตัวแทนจัดซื้อคือการจัดหาวัสดุและคุณภาพที่เพียงพอในราคาที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ มุ่งเน้นไปที่คุณภาพความพร้อมของวัสดุการลงทุนในสินค้าคงคลังและการกำหนดราคา ในการตั้งเป้าหมายตัวแทนการจัดซื้อควรยังคงเน้นกิจกรรมและตัวชี้วัดที่ขับเคลื่อนการปรับปรุงประสิทธิภาพในสี่ด้านเหล่านี้
คุณภาพ
ไม่ว่าเราจะซื้ออะไรเราคาดหวังคุณภาพ วัสดุต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่เป็นประโยชน์ บ่อยครั้งที่ต้นทุนของคุณภาพไม่ดีเกินกว่าต้นทุนจริงของวัสดุ คุณภาพไม่ดีอาจนำไปสู่การสูญเสียค่าแรงการเรียกร้องการรับประกันหรือแม้แต่การบาดเจ็บ ตัวแทนจัดซื้อควรมีตัวชี้วัดคุณภาพของซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ที่เลือกนั้นเป็นมาตรฐานการประชุม ตัวชี้วัดควรจับจำนวนผลิตภัณฑ์ที่บกพร่องที่ได้รับจากซัพพลายเออร์เป็นเปอร์เซ็นต์ของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ได้รับ ควรกำหนดเป้าหมายกับผู้จัดหาแต่ละราย ตัวเลขควรปรับปรุงในแต่ละปี
ความพร้อมของวัสดุ
การวัดความพร้อมใช้งานของวัสดุสองด้านควรได้รับการวัด สิ่งแรกมุ่งเน้นไปที่การขาดแคลนวัสดุจำนวนมากที่เกิดขึ้น จำเป็นต้องวัดสิ่งนี้เพื่อให้เข้าใจว่าตัวแทนการจัดซื้อสั่งซื้อปริมาณที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ ถ้าไม่ได้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะต้องเข้าไปแทรกแซง หากร้านขายของชำหมดผลิตภัณฑ์และมันเกิดขึ้นสองชั่วโมงทุกๆห้าปีมันจะไม่ดึงดูดการตรวจสอบข้อเท็จจริงถ้ามันกินเวลานานสามวันและเกิดขึ้นทุกสองสัปดาห์
ด้านที่สองคือความน่าเชื่อถือของการส่งมอบผู้ผลิต สิ่งนี้วัดจากการเปรียบเทียบการจัดส่งของผู้จัดจำหน่ายกับคำสั่งซื้อ หากซัพพลายเออร์จัดส่งในปริมาณที่ถูกต้องตรงเวลาคำสั่งซื้อจะถือว่า "สมบูรณ์แบบ" หากปริมาณหรือวันที่ส่งมอบไม่ตรงกับคำสั่งซื้อสิ่งนี้จะนับเป็น "พลาด" เช่นเดียวกับคุณภาพเป้าหมายควรเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของ บริษัท และแสดงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การลงทุนในสินค้าคงคลัง
ในขณะที่ตัวแทนจัดซื้อมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีวัสดุเพียงพอในมือมันเป็นสิ่งสำคัญที่พวกเขายังต้องรับผิดชอบต่อการรักษาสินค้าคงคลังต่ำ มีเพียงไม่กี่ บริษัท ที่มีทรัพยากรไม่ จำกัด สำหรับการลงทุนในสินค้าคงคลัง ดังนั้นตัวแทนจัดซื้อจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามูลค่ารวมของสินค้าคงคลังถูกเก็บไว้ภายในวงเงิน การวัดประสิทธิภาพสินค้าคงคลังที่พบบ่อยที่สุดคือการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง การหมุนเวียนสินค้าคงคลังวัดว่ากี่ครั้งในหนึ่งปีที่มีการหมุนเวียนสินค้าคงคลังอย่างสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่นมีผลิตภัณฑ์ที่ บริษัท ใช้ 12,000 หน่วยต่อปี สำหรับสินค้าชนิดเดียวกันนี้มีสินค้าคงคลัง 1,000 รายการในเวลาใดก็ได้ การหมุนเวียนสินค้าคงคลังที่คำนวณได้สำหรับรายการนี้จะเป็น 12 (12,000 หารด้วย 1,000) อัตราเทิร์นที่ 12 แสดงว่าสินค้าคงคลังหมุนเวียนมากกว่าหนึ่งครั้งทุกเดือนหรือ 12 ครั้งต่อปี ยิ่งอัตราการเลี้ยวสูงเท่าไรก็ยิ่งมีการใช้สินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น
การตั้งราคา
ในการจัดซื้อความแตกต่างระหว่างต้นทุนมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับสินค้าและราคาจริงที่จ่ายเรียกว่าผลต่างราคาซื้อหรือ PPV PPV เป็นสิ่งที่วัดได้ทั่วไปสำหรับตัวแทนซื้อเพื่อทำความเข้าใจว่าตัวแทนมีประสิทธิภาพดีหรือไม่ดีเมื่อเทียบกับมาตรฐานต้นทุน ในการขับเคลื่อน PPV ที่น่าพอใจ บริษัท ตัวแทนจัดซื้อจะว่าจ้างผู้ผลิตเพื่อลดต้นทุนจากซัพพลายเชน ตัวอย่างอาจอยู่ในอินสแตนซ์ที่ตัวแทนการจัดซื้อลดราคาโดยการซื้อในขนาดล็อตที่ใหญ่กว่าหรือถ้าตัวแทนการจัดซื้อสามารถหาแหล่งสำรองที่สามารถจัดหาได้ในราคาที่ดีกว่า
