เนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กของคุณกำลังเติบโตคุณจะไม่เพียง แต่พบว่าตัวเองกำลังว่ายน้ำในความรับผิดชอบและความพึงพอใจเท่า ๆ กัน คุณจะพบว่าตัวเองต้องลุยกับศัพท์แสงมากมายเช่นกัน ศัพท์แสงที่สนุกน้อยที่สุดคือประเภทที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ - คุณรู้เงื่อนไขเช่นค่าใช้จ่ายด้านทุนสินทรัพย์ที่ประเมินค่าได้ค่าเสื่อมราคาหนี้ที่มีหลักประกันและการจัดหาเงินกู้
เมื่อมีคนกำลังพูดถึงศัพท์แสงทางธุรกิจว่า "การเบิกเงินสด" ความหมายก็จะไหลออกมาเป็นกระแสเงินสดธรรมดา ในกรณีส่วนใหญ่ - ถ้าคุณต้องการทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น - คุณสามารถเรียกมันว่าการชำระเงินได้ แต่คำจำกัดความที่แน่นอนได้รับเฉพาะเจาะจงมากกว่านั้นเล็กน้อย
การเบิกจ่ายเงินสดคืออะไร?
ดังนั้นเรารู้ว่าการจ่ายเงินสดคือการจ่ายเงินสดออกหรือการจ่ายเงิน แต่การรั่วไหลนั้นอาจครอบคลุมอะไรบ้าง
การเบิกจ่ายเงินสดมักไปสู่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสินค้าและบริการที่จำเป็นต่อธุรกิจและบัญชีที่คุณจ่ายเพื่อดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจตามปกติ แต่พวกเขายังสามารถจ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ ในทำนองเดียวกันพวกเขาอาจอยู่ในรูปของการจ่ายเงินปันผลหรือการกระจายผลกำไรให้กับผู้ถือหุ้น สิ่งเหล่านี้คือจังหวะที่กว้างขวาง แต่ในธุรกิจขนาดเล็กในแต่ละวันการจ่ายเงินสดที่พบมากที่สุดบางประเภทคือการจ่ายเงินสดย่อยและการคืนเงินให้กับลูกค้าโดยตรงจากการลงทะเบียนเงินสด
แม้ว่ามันจะฟังดูเหมือนเป็นปฏิปักษ์ต่อกัน แต่การเบิกเงินสดไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปของเงินสด การเบิกจ่ายเงินสดสามารถชำระเป็นพลาสติกเช็คหรือการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ได้
กระบวนการเบิกจ่ายเงินสด
โดยปกติแล้วธุรกิจจะใช้ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (รวมถึงซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้ประเภทต่างๆที่ธุรกิจขนาดเล็กมักใช้) เพื่อจ่ายเงินให้เงินสด ในทำนองเดียวกันระบบบัญชีเงินเดือนของธุรกิจของคุณสามารถทำการเบิกจ่ายเงินสด ธุรกิจบางแห่งอาจใช้กระบวนการเบิกจ่ายเงินสดให้กับธนาคาร
ในอีกด้านหนึ่งของคลื่นความถี่การจ่ายเงินสดสามารถจ่ายได้ง่าย ๆ ด้วยเงินสดย่อยจากมือข้างหนึ่งไปยังอีกมือหนึ่ง เงินสดย่อยมักจะใช้โดยพนักงานในการซื้อสินค้าขนาดเล็กที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเช่นเครื่องใช้สำนักงานขนาดเล็กอาหารกลางวันกับลูกค้าหรือนั่ง Lyft ไปยังไซต์งาน นี่คือประเภทการซื้อเล็กน้อยที่ไม่จำเป็นต้องเขียนเช็คหรือโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
ป้องกันตัวเองด้วยขั้นตอนการควบคุม
ในขณะที่การเบิกจ่ายเงินสดย่อยเป็นเรื่องง่ายเหมือนกับตบเงินสดในมือของพนักงานพวกเขาต้องการขั้นตอนการควบคุมเช่นการเบิกเงินสดผ่านเช็คหรือการโอนเงินผ่านธนาคาร คำว่า "ขั้นตอนการควบคุม" อาจฟังดูน่ากลัวเล็กน้อย แต่ในกรณีนี้หมายความว่าคุณควรบันทึกการจ่ายเงินสดของธุรกิจของคุณอย่างเป็นรูปธรรมเก็บบันทึกผ่านทางสมุดรายวันการชำระเงินจริงหรือซอฟต์แวร์บัญชีดิจิทัล (หรือทั้งสองอย่าง) สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีเอกสารประกอบการเรียนและช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทางบัญชีของธุรกิจของคุณตามฤดูกาลภาษีขณะเดียวกันก็ช่วยคุณติดตามตลอดปีงบประมาณ
สำหรับเงินสดย่อยตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับได้รับใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อสินค้าทางธุรกิจใด ๆ ที่ทำและเก็บใบเสร็จนั้นไว้ในไฟล์พร้อมกับบัตรกำนัลเงินสดย่อยโดยมีรายละเอียดชื่อของผู้ติดตามและคำอธิบายของการซื้อ โดยทั่วไปไม่ว่าจะยื่นแบบดิจิทัลหรือแบบอะนาล็อกโรงเรียนเก่าการจ่ายเงินแต่ละครั้งควรทำควบคู่ไปกับรายงานรวมถึงข้อมูลเช่นประเภทของค่าใช้จ่ายวันที่จำนวนเงินผู้รับเงินรูปแบบการชำระเงินและบันทึกอธิบายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง รายละเอียด หากคุณจ่ายเงินสดเพื่อจ่ายเป็นเงินปันผลให้บันทึกลงในสมุดบันทึกหรือซอฟต์แวร์ของคุณเพื่อลดส่วนของ บริษัท ในทำนองเดียวกันการคืนเงินเงินสดที่ทำจากระยะเวลาจนถึงควรบันทึกไว้เพื่อลดยอดขาย
เป็นการดีที่สุดที่จะเก็บบันทึกการจ่ายเงินสดเป็นเวลาเจ็ดปีเพื่อเพิ่มความคุ้มครองของคุณในกรณีของการตรวจสอบภาษี แน่นอนว่ามันอาจใช้พื้นที่สำนักงานเล็กน้อย (หรือพื้นที่ฮาร์ดไดรฟ์หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์) แต่มันก็คุ้มค่ามากกว่าน้ำหนักในความสงบของจิตใจ
