กระบวนการเงินเดือนทำงานอย่างไร

แม้จะมีความซับซ้อนของคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์บัญชีในปัจจุบัน แต่กระบวนการเงินเดือนขั้นพื้นฐานยังคงเหมือนเดิมเมื่อหลายสิบปีก่อน มีธุรกิจน้อยมากที่ยังบันทึกและดำเนินการบัญชีเงินเดือนด้วยมือ แต่จำเป็นสำหรับผู้จัดการธุรกิจทุกคนที่จะเข้าใจว่ากระบวนการบัญชีเงินเดือนทำงานอย่างไรเพื่อควบคุมต้นทุนแรงงานอย่างเหมาะสมและแก้ไขปัญหาค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น สิ่งนี้เป็นจริงแม้ว่าคุณจะจัดจ้างการดำเนินการจ่ายเงินเดือนให้คุณซึ่งเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยม กระบวนการเงินเดือนเริ่มต้นด้วยการบันทึกเวลาที่พนักงานใส่ในงาน สิ่งนี้สามารถทำได้ง่ายเหมือนใบบันทึกเวลาที่เขียนด้วยลายมือหรือเกี่ยวข้องกับการใช้นาฬิกาเวลาของคอมพิวเตอร์ที่ถ่ายทอดข้อมูลโดยตรงไปยังคอมพิวเตอร์ที่จะประมวลผลเงินเดือน ก่อนที่จะเริ่มการประมวลผลเงินเดือนเพิ่มเติมพนักงานใหม่หรือผู้ที่มีสถานะเปลี่ยนต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 สำหรับการยกเว้นการหัก ณ ที่จ่าย

กำลังคำนวณเงินเดือน

นายจ้างรวบรวมบันทึกเวลาของพนักงานทั้งหมดเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจ่ายเงินซึ่งอาจเป็นรายสัปดาห์รายปักษ์หรือรอบระยะเวลาอื่น ๆ) ขั้นตอนแรกในการคำนวณเงินเดือนคือการหาค่าจ้างขั้นต้นของพนักงานซึ่งอาจเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่เพิ่มชั่วโมงทำงานและคูณด้วยอัตราการจ่ายของบุคคล อาจจำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนเพื่อรวมการทำงานล่วงเวลาค่าคอมมิชชั่นเคล็ดลับและค่าตอบแทนอื่น ๆ การชดเชยค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเช่นการชำระคืนไมล์สะสมมักจะรวมอยู่ในเช็คเงินเดือนของพนักงานหลังจากคำนวณการจ่ายเงินเนื่องจากการชำระเงินคืนเหล่านี้ไม่ต้องเสียภาษี ขั้นตอนต่อไปคือการคิดเงินหัก ณ ที่จ่ายของพนักงาน ในการดำเนินการนี้คุณต้องมีเอกสารเผยแพร่ W-4 และ IRS ของพนักงาน 15 หนังสือเวียนเวียนอีค่าจ้างที่ต้องเสียภาษีรายได้ของรัฐบาลคือค่าจ้างขั้นต้นลบด้วยจำนวนเงินทั้งหมดของการยกเว้นภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภาษี

ส่วนที่ซับซ้อนที่สุดของกระบวนการบัญชีเงินเดือนคือการคำนวณภาษี สำหรับวัตถุประสงค์ในการจ่ายเงินเดือนภาษีแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม: กลุ่มที่พนักงานจ่ายและหักออกจากค่าจ้างขั้นต้นและกลุ่มที่นายจ้างจ่าย พนักงานจ่ายภาษีของรัฐบาลกลางสาม: ภาษีเงินได้ภาษีเงินได้ประกันสังคมและ Medicare คำแนะนำที่สมบูรณ์สำหรับการคำนวณภาษีเหล่านี้พบได้ใน IRS Publication 15 ในรัฐส่วนใหญ่นอกจากนี้ยังมีภาษีรายได้ของรัฐ คำแนะนำสำหรับการจัดเก็บภาษีของรัฐสามารถขอได้จากกรมสรรพากรหรือการจัดเก็บภาษีของรัฐ ภาษีที่จ่ายโดยนายจ้างคือเงินสมทบของนายจ้างต่อประกันสังคมและประกันสุขภาพของรัฐภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางและภาษีการว่างงานของรัฐ - FUTA และ SUTA ใช้ IRS Publication 15 เพื่อคำนวณสิ่งเหล่านี้ ภาษี FUTA และ SUTA จะต้องคำนวณร่วมกันเนื่องจากมีเครดิตสำหรับ FUTA สำหรับ SUTA ที่ชำระ

รายจ่าย

สถานะสุดท้ายของกระบวนการจ่ายเงินเดือนคือการจ่ายให้พนักงานและส่งภาษี การตรวจสอบบัญชีเงินเดือนนั้นค่อนข้างง่าย การตรวจสอบตัวเองเป็นเหมือนการตรวจสอบอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม paychecks มาพร้อมกับ stub เงินเดือนซึ่งเป็นรายการที่เป็นลายลักษณ์อักษรของค่าจ้างภาษีและการหักเงินหรือการปรับเปลี่ยนอื่น ๆ ต้นขั้วเงินเดือนที่กรอกด้วยแต่ละรายการและผลรวมปีถึงวันที่ให้กับพนักงานสำหรับบันทึกของเขา ควรตรวจสอบรายละเอียดการจ่ายเงินก่อนแจกจ่ายเนื่องจากความผิดพลาดอาจมีค่าใช้จ่ายสูง ตัวอย่างเช่นคุณไม่ต้องการค้นหาการกดแป้นที่ไม่ได้รับทำให้เกิดการจ่ายเงินจำนวน $ 3,000 เมื่อจำนวนเงินที่ถูกต้องคือ $ 300 ส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปยังกรมสรรพากรหรือบริการรายได้ของรัฐตามคำแนะนำ