วิธีการออกแบบระบบบัญชีเงินเดือน

ระบบบัญชีเงินเดือนเป็นสื่อกลางที่คุณดำเนินการกับบัญชีเงินเดือนของคุณเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของรัฐบาลกลางและรัฐที่จำเป็น โดยเฉพาะกระทรวงแรงงานของสหรัฐอเมริกากำหนดให้คุณชดเชยพนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลา บริการสรรพากรต้องมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง; แผนกแรงงานของรัฐกำหนดให้คุณต้องใช้กฎหมายแรงงานของรัฐและหน่วยงานจัดเก็บภาษีของรัฐกำหนดให้หักภาษี ณ ที่จ่ายเงินเดือนของรัฐ เมื่อออกแบบระบบบัญชีเงินเดือนให้เลือกระบบที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด

ประเมินความต้องการเงินเดือนของคุณเพื่อกำหนดระบบที่เหมาะสม ระบบแมนนวลต้องใช้การประมวลผลเงินเดือนด้วยมือ มันมีความเสี่ยงเพิ่มขึ้นจากความผิดพลาดดังนั้นให้ใช้เฉพาะเมื่อคุณมีพนักงานไม่กี่คน ระบบคอมพิวเตอร์ในบ้านต้องการการประมวลผลผ่านซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ใช้เพื่อลดความซับซ้อนของการประมวลผลเงินเดือน ระบบภายนอกต้องมีหน้าที่จัดทำเงินเดือนให้กับผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน ใช้หากคุณต้องการกำจัดหรือลดงานประมวลผลเงินเดือนของคุณ

สร้างระบบแมนนวลหากเป็นระบบที่คุณเลือก ซื้อใบบันทึกเวลามาตรฐานที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานหรือสร้างด้วยสเปรดชีทหรือโปรแกรมชุดสำนักงาน ซื้อเช็คเงินเดือนที่ว่างเปล่าจากร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานหรือใช้เช็คธนาคารของคุณ ใช้เครื่องพิมพ์ดีดเพื่อพิมพ์ paychecks หรือเขียนด้วยตนเอง

ระบบนี้ต้องการให้คุณคำนวณค่าแรงและการหักเงินด้วยตนเอง ติดตามการระงับภาษีของรัฐบาลกลางการยื่นภาษีและกฎหมายการฝากภาษีผ่าน IRS Circular E. ติดต่อหน่วยงานสรรพากรของคุณเพื่อขอคำแนะนำเรื่องภาษีเงินเดือนของรัฐ ตรวจสอบค่าจ้างสามครั้งก่อนออกเงินเดือน ยื่นเอกสารรายงานการจ่ายเงินเดือนในพื้นที่ลับ

จัดทำระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรหากเป็นระบบที่คุณเลือก ซื้อซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด ตัวอย่างเช่นธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ QuickBooks ได้ บริษัท ขนาดกลางสามารถใช้ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดและ บริษัท ขนาดใหญ่สามารถไปกับ Mangrove ได้ คุณสามารถให้พนักงานรายชั่วโมงของคุณเจาะนาฬิกาเวลาปกติ แต่ระบบนาฬิกาเวลาด้วยคอมพิวเตอร์เช่น Kronos นั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าเพราะช่วยให้คุณสามารถนำเข้าเวลาลงในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนได้ ซอฟต์แวร์คำนวณค่าแรงและการหักเงินช่วยให้การฝากโดยตรงพิมพ์เช็คและสตับจ่ายมีตารางภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางและรัฐฝังอยู่ในระบบและบันทึกและพิมพ์รายงานเงินเดือน

สร้างระบบภายนอกหากคุณเลือกเส้นทางนั้น ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่กำหนดให้คุณต้องอัปโหลดชั่วโมงการจ่ายเงินเดือนของคุณผ่านอินเทอร์เน็ตหรือส่งทางโทรสารหรืออีเมล ผู้ให้บริการดำเนินการเงินเดือนของคุณและส่งรายงานเงินเดือนและเงินเดือนให้คุณในแต่ละวัน บริษัท บางแห่งอนุญาตให้คุณเข้าถึงระบบออนไลน์ของพวกเขาได้ซึ่งช่วยให้คุณสามารถพิมพ์รายงานและเช็คเงินเดือนไปยังเครื่องพิมพ์เลเซอร์ของคุณเอง

เมื่อสร้างระบบนี้ผู้ให้บริการควรให้คุณลงนามในสัญญาที่ตกลงร่วมกันโดยมีรายละเอียดบริการและให้รายชื่อของราคา สำหรับวัตถุประสงค์ในการฝากเงินโดยตรงให้ผู้ให้บริการบัญชีธนาคารของคุณและหมายเลขเส้นทาง หากผู้ให้บริการจะจัดการเรื่องภาษีและผลประโยชน์ของคุณคุณควรให้คุณลงนามในเอกสารมอบอำนาจ

เคล็ดลับ

• คุณสามารถเสียค่าธรรมเนียม IRS สำหรับข้อผิดพลาดทางภาษีที่บุคคลภายนอกทำ ดังนั้นให้ตรวจสอบงานของผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนอีกครั้ง สร้างผังงานสำหรับระบบบัญชีเงินเดือนของคุณ แผนภูมิแสดงงานที่เกี่ยวข้องในการประมวลผลเงินเดือนของคุณตั้งแต่ต้นจนจบตามระบบที่เลือก