มักจะประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับนายจ้างในการขอให้พนักงานขับรถของตัวเองเมื่ออยู่ในที่ทำงานแทนที่จะลงทุนในรถยนต์ที่เป็นของ บริษัท อย่างไรก็ตามสิ่งนี้เรียกเก็บจากพนักงาน องค์กรมักจ่ายเงินคืนตามระยะทางเพื่อดึงดูดและรักษาพนักงานที่ดี การปฏิบัติตามแนวทางการให้บริการสรรพากรภายในสำหรับการคืนเงินค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานยานพาหนะตามระยะทางให้ทั้งนายจ้างและลูกจ้างได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีที่สำคัญ
ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการชำระคืนไมล์สะสม
ในแต่ละปีกรมสรรพากรจะเผยแพร่อัตรามาตรฐานที่ได้รับการอัปเดตสำหรับการชำระคืนไมล์สะสมทางภาษี อัตราดังกล่าวสะท้อนถึงต้นทุนเฉลี่ยในการใช้งานยานยนต์เช่นรถยนต์รถตู้และ SUV ตัวอย่างเช่นอัตรามาตรฐานสำหรับปี 2558 คือ 57.5 เซนต์ต่อไมล์ กรมสรรพากรกำหนดอัตราในระดับที่ครอบคลุมน้ำมันเบนซินไม่เพียง แต่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานปกติรวมถึงการประกันใบอนุญาตและการบำรุงรักษา นายจ้างสามารถติดตามค่าใช้จ่ายยานพาหนะที่เกิดขึ้นจริง แต่โดยทั่วไปไม่ได้เนื่องจากการใช้อัตรามาตรฐานจะทำให้การบันทึกพิเศษไม่จำเป็น อัตรามาตรฐานไม่ครอบคลุมรายการต่าง ๆ เช่นค่าที่จอดรถหรือค่าผ่านทาง นายจ้างสามารถคืนเงินค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ แต่พวกเขาจะต้องจัดการเป็นรายการแยกต่างหาก
อนุญาตให้เดินทางเพื่อธุรกิจ
นายจ้างสามารถชำระเงินคืนตามระยะทางที่ได้รับการยกเว้นภาษีสำหรับการขับขี่ที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าพนักงานต้องไม่ทำธุระส่วนตัวและยังคงเรียกร้องการเดินทางเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่นการเดินทางไปพบกับลูกค้าสามารถนำไปหักลดหย่อนได้ แต่การเดินทางไปด้านข้างเพื่อทำการฝากเงินธนาคารส่วนบุคคลนั้นไม่ใช่ นอกจากนี้การขับขี่ระหว่างที่ทำงานและที่บ้านในแต่ละวันนั้นไม่ใช่การเดินทางไปหักลดหย่อน บางครั้งนายจ้างจ่ายไมล์สะสมล่วงหน้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจระยะยาว เมื่อดำเนินการเสร็จพนักงานจะต้องส่งคืนจำนวนเงินที่ไม่ได้ใช้
ติดตามทริปธุรกิจ
ข้อกำหนดเอกสารการชำระคืนไมล์สะสมของ IRS นั้นง่ายเมื่อใช้อัตรามาตรฐาน ทั้งนี้เป็นเพราะอัตรามาตรฐานครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานปกติดังนั้นนายจ้างไม่จำเป็นต้องติดตามค่าใช้จ่ายเช่นแก๊สและการซ่อมแซม พนักงานต้องจัดทำบันทึกการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน พวกเขามักจะเก็บบันทึกการสะสมไมล์และควรส่งให้สำหรับการชำระเงินคืนตามกำหนดเวลาปกติ แต่ละรายการบันทึกจะต้องมีการอ่านค่าระยะทางเริ่มต้นและสิ้นสุด รายการจะต้องให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์และปลายทางของการเดินทาง
การชำระเงินคืนและภาษี
หากนายจ้างจ่ายเงินให้พนักงานมากกว่าจำนวนที่อนุญาตส่วนเกินคือค่าตอบแทนที่ต้องเสียภาษีและต้องดำเนินการกับ W-2 ของพนักงานเช่นนี้ มิฉะนั้นการชำระคืนไมล์สะสมเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่นำไปหักลดหย่อนสำหรับนายจ้าง พนักงานไม่มีภาระภาษีสำหรับการชำระเงินคืนตามอัตรามาตรฐานและเงินจะไม่ถูกรายงานเป็นการชดเชยใน W-2 เมื่อนายจ้างเลือกที่จะจ่ายในจำนวนที่น้อยกว่าพนักงานสามารถตัดความแตกต่างของการคืนภาษีของพวกเขา
