การประชุมสามารถดิ้นรนโดยไม่มีการวางแผนที่เหมาะสมแม้จะมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม การใช้วาระเพื่อวางแผนการประชุมสามารถช่วยให้การรวบรวมดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพในการจัดการปัญหาสำคัญหรือหัวข้อ การวางแผนล่วงหน้าให้ผู้ที่เข้าร่วมประชุมทราบถึงสิ่งที่คาดหวังเวลาเตรียมและจัดเตรียมสิ่งที่จะพูดคุยกัน อีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้วาระดังกล่าวเป็นที่นิยมคือพวกเขาประหยัดเวลาทุกคน
วาระการประชุมคืออะไร?
ใส่เพียงแค่วาระเป็นรายการหรือแผน รายการนี้ประกอบด้วยหัวข้อและปัญหาหรือปัญหาที่จะกล่าวถึงในระหว่างการประชุม มีรูปแบบวาระที่หลากหลาย วัตถุประสงค์และประเภทของการประชุมจะเป็นตัวกำหนดรูปแบบของระเบียบวาระการประชุมที่จะใช้ ประเภทของวาระที่ใช้โดยทั่วไป ได้แก่ ไม่เป็นทางการเป็นทางการจัดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา ทำความคุ้นเคยกับรูปแบบของแต่ละวาระจะช่วยให้คุณสามารถเลือกประเภทที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่เป็นทางการและเป็นทางการ
ระเบียบวาระการประชุมที่ไม่เป็นทางการนั้นหมายถึงรายการที่ไม่เป็นทางการซึ่งจะกล่าวถึงในระหว่างการประชุมและมักถูกโยนเข้าด้วยกันในนาทีสุดท้าย วาระการประชุมอย่างเป็นทางการจะมีรูปแบบมากขึ้น รูปแบบนี้รวมถึงประเภทของการประชุมแสดงรายการผู้ดำเนินการประชุมและรายการผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด จากนั้นวาระการประชุมจะเป็นไปตามคำสั่งเฉพาะ: การโทรสั่งซื้อ, การโทรออก, นาทีจากการประชุมครั้งล่าสุด, ปัญหาที่เปิด, ธุรกิจใหม่และการเลื่อน
จัดลำดับความสำคัญและหมดเวลา
ลำดับความสำคัญตามลำดับความสำคัญของระบบ รายการจะได้รับคำสั่งตามการรับรู้ถึงความสำคัญของกลุ่ม หัวข้อที่จะกล่าวถึงในลำดับนี้ เวลาที่กำหนดไว้หมายถึงการใช้เส้นเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการประชุมโดยปกติแล้วจะมีการกำหนดผู้รักษาเวลาเพื่อช่วยให้ทำงานได้ ในรูปแบบนี้วาระจะถูกตั้งค่าในช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น 9: 30-9: 35: การเข้าสังคม / การอุ่นเครื่อง, 9: 35-9: 40: วัตถุประสงค์ในการตรวจสอบและผลลัพธ์ที่ต้องการ, 9: 40-9: 50: ทบทวนนาทีจากการประชุมครั้งล่าสุด
บรรทัดล่าง
อย่าลังเลที่จะขอข้อมูลจากผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ เมื่อสร้างวาระการประชุม ผู้เข้าร่วมสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับหัวข้อหรือประเด็นที่ต้องหารือ การมีผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญในการประชุมที่วางแผนไว้อย่างดีและประสบความสำเร็จ วาระการประชุมทั้งหมดควรมีวัตถุประสงค์ของเซสชั่น; มีผลลัพธ์ที่ต้องการชัดเจน จำแนกหัวข้อวาระการประชุมเป็นการแบ่งปันข้อมูลหรือการประมวลผลข้อมูล และจบลงด้วยการสรุปหัวข้อและการอภิปรายขั้นตอนต่อไป
