หากมีสิ่งหนึ่งที่พนักงานมักจะชอบน้อยกว่าการประชุมก็คือเมื่อเวลาของการประชุมเปลี่ยนไปบังคับให้พวกเขาเปลี่ยนตารางเวลาตามนั้น ถึงกระนั้นมันก็ยิ่งเลวร้ายกว่าที่พนักงานของคุณจะไม่รู้ ทำให้พนักงานของคุณอยู่ในวงโดยการเขียนบันทึกเตือนความจำถึงการเปลี่ยนแปลง พวกเขาอาจไม่ชอบข้อความ แต่พวกเขาจะขอบคุณที่บันทึกของคุณ - เช่นเดียวกับรูปแบบที่ดีที่สุดของการสื่อสารภายใน - สั้นและตรงประเด็น
เขียนหัวข้อข้อมูลของบันทึกช่วยจำของคุณ ล้างทางซ้ายและแยกบรรทัดเว้นบรรทัดเดียวสี่บรรทัดเขียน "วันที่" "ถึง" "จาก" และ "หัวเรื่อง" แต่ละคนควรตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ หลังจาก "จาก:" ให้เขียนชื่อและชื่อของคุณ
เขียนไม่เกินสามย่อหน้าเว้นวรรคเดียวเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเวลาประชุมระยะห่างสองครั้งระหว่างย่อหน้า ในย่อหน้าแรกชี้ให้เห็นเวลาในอดีตและเวลาที่กำหนดใหม่ของการประชุม ระบุว่าสถานที่ประชุมมีการเปลี่ยนแปลงหรือยังคงเดิม
อธิบายสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงเวลาในทางบวก พนักงานอาจถามว่าทำไมเวลาของการประชุมมีการเปลี่ยนแปลง แต่มีโอกาสที่จะเสี่ยงต่อข้อมูลองค์กรที่เป็นความลับ แก้ไขปัญหาในเชิงบวกด้วยการพูดว่า“ เวลาการประชุมเปลี่ยนไปเพื่อรองรับความต้องการและตารางเวลาของทุกคนที่ต้องมีการประชุมในครั้งนี้”
เขียนย่อหน้าที่สามที่มีจังหวะเร็ว ตัวอย่างเช่น“ ขอบคุณล่วงหน้าที่ให้ความร่วมมือในการรองรับการเปลี่ยนแปลงกำหนดการนี้ ฉันหวังว่าจะได้พบคุณ (เวลาและสถานที่ของการประชุม)”
เขียนชื่อย่อของคุณหลังจากชื่อของคุณสำหรับจังหวะของการแสดงตนเพิ่มและความน่าเชื่อถือ คุณไม่จำเป็นต้องลงชื่อที่ด้านล่างของบันทึกเพราะชื่อของคุณจะถูกพิมพ์ที่ด้านบนในส่วนหัว
พิสูจน์อักษรและแก้ไขบันทึกของคุณก่อนที่จะเผยแพร่ อย่าปล่อยให้พนักงานตรวจพบข้อผิดพลาดในสื่อการสื่อสารของคุณ
เผยแพร่บันทึกช่วยจำอย่างเหมาะสมและเพื่อการรับแสงที่ดีที่สุด โปรดจำไว้ว่าคุณไม่ต้องการให้พนักงานที่ขาดหายไปจากสายสำนักงานตำนาน“ ฉันเดาว่าฉันไม่ได้รับบันทึก” บันทึกช่วยจำของ บริษัท มักจะถูกโพสต์ในห้องอาหารกลางวันและห้องพัก สำหรับ“ การประกันภัยเพิ่มเติม” ให้ทำสำเนาบันทึกสำหรับพนักงานแต่ละคนและวางไว้ในกล่องจดหมายของเขาหรือบนโต๊ะทำงานของเขา
