มีหลายลักษณะในการเขียนรายงานธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการควรร่างรายงานล่วงหน้าเพื่อให้มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด นอกจากนี้ผู้จัดการควรอธิบายคำศัพท์หรือคำพิเศษที่อยู่นอกฐานความรู้ของผู้อ่านทั่วไป อย่างไรก็ตามห้าลักษณะสำคัญมีแนวโน้มที่จะขีดเส้นใต้รายงานทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด
ความสมบูรณ์
รายงานจะต้องสมบูรณ์ในสิ่งที่พวกเขาพยายามสื่อ วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการเขียนรายงานที่สมบูรณ์คือการทำให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมวัตถุประสงค์ทั้งหมดของคุณ ตัวอย่างเช่นวัตถุประสงค์ของรายงานการวิจัยการตลาดอาจเป็นการกำหนดระดับความพึงพอใจของลูกค้าด้วยผลิตภัณฑ์ราคาและการบริการลูกค้า นอกจากนี้วัตถุประสงค์ของคุณอาจรวมถึงการค้นหาสาเหตุที่ลูกค้าบางคนหยุดซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ โครงสร้างของรายงานธุรกิจทั่วไปประกอบด้วยการแนะนำเนื้อหาและบทสรุป คุณควรรวมบทสรุปผู้บริหารสำหรับผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานที่มีเวลาในการสแกนผลลัพธ์ของรายงานของคุณเท่านั้น ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในบทสรุปผู้บริหารของคุณและเน้นเฉพาะจุดที่สำคัญที่สุดหรือการค้นพบ
ความถูกต้อง
รายงานของคุณควรถูกต้องเสมอเมื่อระบุข้อเท็จจริงหรือตัวเลข ตัวอย่างเช่นผู้จัดการการตลาดอาจต้องการกระจายข้อมูลทางการเงินในรายงาน ผู้จัดการฝ่ายการเงินอาจจัดให้ผู้จัดการฝ่ายวิจัยการตลาดมียอดขายและผลกำไรรายไตรมาสเป็นเวลาสองปีที่แตกต่างกัน มันขึ้นอยู่กับผู้จัดการฝ่ายวิจัยการตลาดเพื่อรายงานยอดขายและผลกำไรเหล่านั้นอย่างถูกต้องเมื่อรวมไว้ในรายงาน ในทำนองเดียวกันคุณจะต้องสำรองข้อมูลบางส่วนของคุณด้วยการอ้างอิง ดังนั้นคุณต้องให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจข้อความของผู้เขียนคนอื่นอย่างถี่ถ้วนก่อนที่จะทำการอ้างอิงใด ๆ
ใช้ภาษาง่าย ๆ
ข้อความในรายงานของคุณควรเรียบง่ายตามเว็บไซต์ผู้ประกอบการ คุณควรเขียนรายงานของคุณราวกับว่าคุณกำลังพูดกับใครบางคนที่มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนต้น ใช้คำและคำอธิบายง่ายๆสำหรับแนวคิดหรือหัวข้อที่เป็นนามธรรม ผู้จัดการควรหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ทางเทคนิคเมื่อพูดถึงสมาชิกผู้ชมจากนอกเขตของเธอ ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านการวิจัยการตลาดควรใช้คำเช่น "ตัวเลือกหลายทาง" และ "เติมคำในช่องว่าง" แทนคำที่ใช้ในการวิจัยทางการตลาด "แบบปลายเปิด" และ "ปิดท้าย" ตามลำดับ ให้ประโยคสั้นและตรงประเด็น
แก้ไขการสะกดเครื่องหมายวรรคตอนและคำกริยา
ไม่มีข้อแก้ตัวใด ๆ สำหรับการนำเสนอรายงานที่มีข้อผิดพลาดด้านการสะกดคำหรือไวยากรณ์ เรียกใช้รายงานของคุณผ่านตัวตรวจการสะกดบนคอมพิวเตอร์ของคุณเสมอ ให้คนอื่นอ่านรายงานของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่เป็นไปได้หรือการใช้คำกริยาผิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่เครื่องหมายจุลภาคระยะเวลาเครื่องหมายคำถามและเครื่องหมายอัศเจรีย์ในตำแหน่งที่เหมาะสมของรายงานทั้งหมด
ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่
เสียงที่ใช้งานช่วยให้คุณสามารถเขียนโดยมีอำนาจในรายงานของคุณซึ่งตรงข้ามกับเสียงที่ไม่โต้ตอบ ใช้คำหรือวลีเช่นดำเนินการจัดการและสำรวจแทนคู่หูแบบพาสซีฟของพวกเขา: ดำเนินการจัดการและสำรวจ ใช้คำที่ลงท้ายด้วย "ed" เนื่องจากเป็นตัวแทนของเสียงที่ใช้งานมากขึ้น
