มารยาทแฟกซ์

สำหรับธุรกิจจำนวนมากการส่งและรับแฟกซ์เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทุกวัน การส่งแฟกซ์เป็นเรื่องธรรมดามากที่จะสื่อสารกับคนอื่นได้ง่าย การทำตามขั้นตอนง่ายๆจะช่วยให้แฟกซ์ของคุณดูเป็นมืออาชีพ การฝึกฝนมารยาทในการใช้โทรสารที่เหมาะสมจะช่วยให้ธุรกิจของคุณรักษาชื่อเสียงระดับมืออาชีพที่คุณได้ทำงานอย่างหนักเพื่อสร้าง

กำลังส่งแฟกซ์

โปรดจำไว้เสมอว่าการแฟกซ์เอกสารเป็นกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้นโปรดคำนึงถึงหลักเกณฑ์พื้นฐานเหล่านี้:

รวมใบปะหน้าปราศจากข้อมูลหรืองานศิลปะใด ๆ ที่ไม่จำเป็น รวมชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณลงในใบปะหน้าจำนวนหน้า (รวมถึงใบปะโทรสาร) ผู้รับที่ตั้งใจไว้และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ โปรดจำไว้ว่าผู้รับแฟกซ์อาจไม่ใช่คนเดียวที่เห็นเอกสารดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ใบปะหน้าโทรสารอย่างมืออาชีพ
หลังจากส่งแฟกซ์ของคุณแล้วให้โทรติดตามไปยังผู้รับ สิ่งนี้ไม่ต้องการการสนทนาเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่ของแฟกซ์ คุณเพียงแค่ยืนยันว่าได้รับแฟกซ์แล้ว มีความเหมาะสมในการสนทนานี้เพื่อให้คนรู้ว่าพวกเขามีอิสระที่จะโทรหาคุณด้วยคำถามติดตามใด ๆ กับวัสดุแฟกซ์ที่สะดวก
ใช้ดุลยพินิจเมื่อส่งแฟกซ์ข้อมูลที่สำคัญหรือเป็นความลับ หากคุณกำลังส่งข้อมูลที่เป็นลักษณะส่วนบุคคลให้โทรติดต่อล่วงหน้าเพื่อแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณกำลังส่งแฟกซ์ล่วงหน้า วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหาประเภทนี้คือการใช้บริการส่งแฟกซ์ออนไลน์ บริการเหล่านี้ส่งแฟกซ์โดยตรงไปยังคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
ระมัดระวังการส่งวัสดุที่ไม่พึงประสงค์ ทุกคนที่ทำงานในสำนักงานรู้ว่าโฆษณาเหล่านั้นน่ารำคาญเพียงใดสำหรับการประกันสุขภาพที่มีราคาต่ำกว่าและการเดินทางไปฮาวายที่ลดราคาได้ หากคุณส่งแฟกซ์ที่ไม่ได้ร้องขอไปยังลูกค้าของคุณให้ทำในโอกาสที่หายากเมื่อได้รับการรับประกัน หากคุณได้รับคำขอจากผู้รับที่ขอไม่ให้รับแฟกซ์ดังกล่าวให้เคารพความต้องการของพวกเขาและลบออกจากรายการของคุณ

รับแฟกซ์

เช่นเดียวกับการส่งแฟกซ์มีกฎมารยาทในการรับแฟกซ์เช่นกัน:

เคารพความเป็นส่วนตัวของแฟกซ์ที่เป็นความลับที่ได้รับ อย่าเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลกับเพื่อนร่วมงานที่มีไว้เพื่อการดูเท่านั้น
อย่าทิ้งแฟกซ์ที่ละเอียดอ่อนซึ่งอยู่รอบ ๆ ซึ่งคนอื่นอาจเห็นพวกเขา ปฏิบัติต่อแฟกซ์เหมือนที่คุณต้องการเอกสารลับอื่น ๆ
หากคุณได้รับแฟกซ์ผิดพลาดให้ผู้ส่งทราบด้วยการโทรออก โดยปกติจะมีการร้องขอให้คุณทำลายแฟกซ์ที่ได้รับเนื่องจากข้อผิดพลาด