วิธีการเขียนจดหมายปฏิเสธการคืนเงิน

ทุกธุรกิจไม่ช้าก็เร็วความพยายามของพวกเขาจะสั้น คุณอาจล้มเหลวในการส่งมอบบางอย่างตามที่สัญญาหรือตรงเวลา บริการของคุณอาจไม่ได้วัดตามความคาดหวังของลูกค้า ลูกค้าบางรายอาจเพิกเฉยต่อปัญหานี้ คนอื่นอาจเขียนจดหมายถึงคุณเพื่อขอเงินคืน ตอบกลับลูกค้าที่ใช้เวลาในการเขียนถึงคุณเสมอแม้ว่าคุณจะตัดสินใจไม่คืนเงินก็ตาม การตอบสนองของคุณจะต้องมีไหวพริบในการรับข้อความโดยไม่ทำให้ลูกค้าแปลกแยก

ตัดสินใจว่าคุณต้องการปฏิเสธคำขอคืนเงินของลูกค้าหรือไม่ ประเมินคำขอของเธออย่างรอบคอบเพื่อพิจารณาว่าเหมาะสมหรือไม่ พิจารณาถึงโอกาสที่จะสูญเสียลูกค้ารายนี้และผลกระทบที่การสูญเสียของธุรกิจจะมีผลต่อรายได้ของ บริษัท ของคุณ การคืนเงินอาจเป็นค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผลในการรักษาลูกค้า คุณอาจต้องใช้เงินจำนวนมากในการโฆษณาเพื่อแทนที่เธอ ลองพิจารณาเสนอสัมปทานบางประเภทอาจลดราคาให้บริการในอนาคตเพื่อประนีประนอม

สรุปเหตุผลสำหรับการกระทำของคุณ สิ่งนี้อาจอยู่ในใจของคุณหรือในสมุดบันทึก ให้รายละเอียดเหตุผลก่อนที่จะเริ่มเขียนเพื่อจัดระเบียบความคิดของคุณและให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดประเด็นสำคัญใด ๆ คุณปฏิเสธการคืนเงินเนื่องจากคุณไม่รู้สึกว่าลูกค้ามีสิทธิ์ได้รับเงิน แต่คุณควรทราบข้อเท็จจริงเพิ่มเติมใด ๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ ตัวอย่างคือการให้บริการตรงเวลาหรือว่าคุณทำทุกสิ่งที่คุณพูดว่าจะทำ สถานการณ์อาจเป็นความสำนึกผิดของผู้ซื้อและไม่ใช่เพราะปัญหากับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

เขียนร่างจดหมายคร่าวๆ มีไหวพริบ แต่ระบุสาเหตุของการปฏิเสธโดยตรง หากคุณเชื่อว่าผู้ซื้อกำลังประสบกับความสำนึกผิดของผู้ซื้ออย่าระบุในจดหมายของคุณ เพียงแค่ให้รายละเอียดข้อเท็จจริงที่ว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้นถูกส่งมอบตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้และในสภาพหรือคุณภาพที่สัญญาไว้ เสนอสัมปทานใด ๆ ที่เหมาะสมตามท่าทางของความปรารถนาดีและทำให้ชัดเจนว่าไม่ใช่เพราะทุกคนมีความผิด ขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจที่ผ่านมาของเธอและบอกว่าคุณหวังว่าจะสามารถให้บริการเธอในอนาคต แสดงว่าคุณว่างถ้าเธอมีคำถามหรือความคิดเห็น

แก้ไขตัวอักษรเพื่อความชัดเจน รอสักครู่ก่อนที่จะดำเนินการตามกระบวนการต่อไป; บ่อยครั้งที่ตัวอักษรหรือเอกสารอื่น ๆ ดูแตกต่างจากคุณอย่างมากหลังจากที่คิดมาระยะหนึ่งแล้ว โปรดจำไว้ว่าสิ่งที่คุณเขียนและส่งให้กับลูกค้านั้นเป็นบันทึกถาวรที่มีศักยภาพ ตรวจสอบน้ำเสียงของคุณอย่างระมัดระวังและดูคำที่เป็นการกล่าวโทษหรือเหน็บแนมในการเขียนของคุณซึ่งอาจเป็นอันตรายและทำลายโอกาสในการทำธุรกิจในอนาคตกับลูกค้ารายนี้หรือคนที่เธอแบ่งปันจดหมายด้วย

ส่งจดหมายไปยังลูกค้า ส่งเมลชั้นหนึ่งเป็นประจำพร้อมลายเซ็นและข้อมูลติดต่อของคุณ เก็บสำเนาจดหมายสำหรับบันทึกของคุณและยื่นสำเนาในไฟล์ลูกค้าใด ๆ ที่คุณเก็บไว้ภายใต้ชื่อของเธอ

เคล็ดลับ

• ให้ผู้ร่วมธุรกิจตรวจสอบจดหมายเพื่อความถูกต้องและชัดเจนรวมถึงเสียง คนที่ต่างกันอาจตีความถ้อยคำเดียวกันต่างกัน

  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบจดหมายสำหรับปัญหาการสะกดและไวยากรณ์ก่อนส่ง

การเตือน

หากการปฏิเสธการคืนเงินเกี่ยวข้องกับเงินจำนวนมากให้ทนายความหรือทีมกฎหมายของคุณตรวจสอบจดหมายสำหรับหนี้สินที่อาจเกิดขึ้นและเพื่อพิจารณาว่าภาระหน้าที่ของคุณในเรื่องนี้คืออะไร