วิธีตรวจสอบและประเมินขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง

Anonim

การติดตามและประเมินผลขั้นตอนการจัดซื้อเป็นส่วนสำคัญของการจัดการขององค์กร กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างควรได้รับความสนใจจากผู้บริหารระดับสูงเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ตกเป็นเหยื่อของการฉ้อโกงและการทุจริต กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องมีการควบคุมที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้เกิดความรับผิดชอบและความโปร่งใส การตรวจสอบและประเมินผลอย่างต่อเนื่องของฝ่ายบริหารของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสร้างความซื่อสัตย์และการปฏิบัติตามกฎหมายและมาตรฐานทางจริยธรรม

ระบุการควบคุมภายในที่มีอยู่และการควบคุมทำงานตามที่ออกแบบไว้หรือไม่ ไม่ควรมีโอกาสสำหรับการควบคุมใด ๆ ที่จะถูกแทนที่ การควบคุมภายในที่สำคัญในการประเมินรวมถึงการแบ่งแยกหน้าที่การควบคุมดูแลการควบคุมการรับการควบคุมการอนุมัติและการควบคุมการบันทึก

พัฒนารายการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อพิจารณาว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดหาหรือไม่ รายการตรวจสอบควรได้รับการออกแบบโดยความร่วมมือจากพนักงานและผู้บริหาร โดยการเข้าร่วมในการพัฒนารายการตรวจสอบพนักงานได้รับการฝึกอบรมเป็นหลักและมีความตระหนักในกระบวนการมากขึ้น รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ดีจะช่วยเสริมขั้นตอนที่มีอยู่และแปลวัตถุประสงค์ของความเป็นธรรมการเปิดกว้างและการแข่งขัน

ทำการประเมินความเสี่ยงเพื่อทำแผนที่หรือระบุข้อกังวลจุดอ่อนหรือประเด็นที่มีความเสี่ยงสูง โดยการระบุตัวบ่งชี้หรือ "ธงสีแดง" องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่ามีการควบคุมภายในที่เพียงพอเพื่อป้องกันความผิดปกติ โดยการระบุความเสี่ยงความขัดแย้งทางผลประโยชน์และการฉ้อโกงและการทุจริตสามารถลดได้

ติดตามการจัดหาที่เฉพาะเจาะจงผ่านกระบวนการจัดซื้อทั้งหมด พิจารณาว่าการจัดหามีไว้เพื่อการแข่งขันที่เปิดกว้างหรือไม่และหากมีความโปร่งใสและปราศจากการเลือกปฏิบัติต่อผู้จัดหาบางราย พิจารณาว่าวิธีการจัดหาที่ใช้นั้นเหมาะสมกับสินค้าหรือบริการที่ได้มาและรับรองว่ามีเอกสารเพียงพอ