ระบบการจัดเก็บเวชระเบียนช่วยให้ผู้ให้บริการสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการจัดเก็บยังช่วยปกป้องข้อมูลที่สามารถระบุตัวผู้ป่วยได้ ประเภทของระบบข้อมูลด้านสุขภาพที่ผู้ให้บริการใช้มักขึ้นอยู่กับประเภทของสิ่งอำนวยความสะดวกขนาดของมันจำนวนผู้ป่วยที่รักษาและปริมาณของระเบียนที่เก็บ สิ่งอำนวยความสะดวกขนาดเล็กที่ให้การดูแลเป็นพิเศษสำหรับผู้ป่วยน้อยลงอาจเลือกระเบียนกระดาษในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีแผนกและสถานที่หลายแห่งอาจใช้ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ให้บริการดูแลบางรายใช้กระดาษและระบบบันทึกข้อมูลการแพทย์แบบอิเล็กทรอนิกส์
เวชระเบียน: เหมาะสำหรับผู้ป่วยและผู้ให้บริการ
บันทึกการแพทย์สนับสนุนการดูแลผู้ป่วยอย่างมีคุณภาพและช่วยให้มั่นใจว่าผู้ที่ให้การดูแลได้รับค่าตอบแทนอย่างเหมาะสม โดยการบันทึกอาการการวินิจฉัยและการรักษาผู้ให้บริการสามารถใช้ประวัติทางการแพทย์เพื่อช่วยให้ผู้ป่วยมีสุขภาพที่ดีและหายจากโรคได้เร็วขึ้น พวกเขายังสามารถได้รับเงินเร็วขึ้นเพราะ บริษัท ประกันภัยมักจะต้องการหลักฐานการดูแลที่มีคุณภาพ
มาตรฐานการประกันสุขภาพและความสามารถในการรับผิดชอบ (HIPAA) ช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณด้วยการให้แนวทางว่าจะแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับการดูแลของคุณเมื่อใดและอย่างไร ผู้ให้บริการทางการแพทย์ทุกคนจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้ไม่ว่าจะใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูลประเภทใด ในการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างพวกเขาจะต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรของคุณและแบบฟอร์มลงนาม ตัวอย่างเช่นเพื่อนบ้านประตูถัดไปของคุณไม่สามารถโทรหาแพทย์ของคุณและดูว่าคุณเป็นผู้ป่วยหรือไม่ทำไมคุณถึงไปหาหมอ แม้แต่คู่สมรสของคุณต้องมีแบบฟอร์มลงนามเพื่อให้สามารถพูดคุยกับแพทย์ของคุณได้ บริษัท ประกันภัยมีการเข้าถึงข้อมูลที่ จำกัด เช่นรหัสเรียกเก็บเงินประกัน แต่จะไม่เปิดเผยรายละเอียดอื่น ๆ เกี่ยวกับการดูแลของคุณ
ระบบกระดาษ: จัดเรียงตามตัวอักษรหรือตัวเลข
ระบบการจัดเก็บเวชระเบียนกระดาษใช้พื้นที่มาก ชั้นวางตู้และลิ้นชักที่มีโฟลเดอร์รหัสสีเป็นเรื่องธรรมดา
ระบบประเภทนี้แตกต่างกันไปตามจำนวนนิ้วของการจัดเก็บข้อมูลเชิงเส้นที่มีอยู่เพื่อจัดเก็บบันทึกและวิธีการจัดระเบียบระเบียน บันทึกมักถูกจัดเรียงตามตัวอักษรหรือตัวเลข
ระบบการจัดเก็บข้อมูลเชิงตัวเลขมีดังต่อไปนี้
- การยื่นแบบตรงหรือต่อเนื่อง: เวชระเบียนถูกจัดเรียงตามลำดับเวลาโดยหมายเลขผู้ป่วย (เช่นวันที่ในบันทึกเดือนวันเดือนปี)
- การยื่นเอกสารหลัก: เรียกอีกอย่างว่าระบบการจัดเก็บตัวเลขย้อนกลับนี่คือสิ่งที่ตรงกันข้ามกับตัวเลขตรงในบันทึกที่จัดเรียงตามหลักสุดท้าย (เช่นปีในการบันทึกเดือนวันเดือนปี)
โฟลเดอร์กระดาษมักจะเก็บไว้หลังประตูล็อคและในลิ้นชักที่ถูกล็อค พนักงานสำนักงานติดตามคำขอบันทึกและตำแหน่งของบันทึกเช่นผ่านระบบเช็คเอาต์ที่กำหนดให้ใครบางคนลงชื่อสมัครใช้บันทึก หัวหน้างานเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงบันทึกหลังเวลาทำการได้ตามต้องการ
ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์: แบ่งปันได้ง่ายขึ้น
บันทึกการแพทย์อิเล็กทรอนิกส์เป็นแผนภูมิรูปแบบดิจิทัลที่มีประวัติของผู้ป่วยในการฝึกฝนเพียงครั้งเดียว ผู้ให้บริการใช้ EMR เพื่อระบุผู้ป่วยสำหรับการเข้าชมและตรวจคัดกรองป้องกันสุขภาพของผู้ป่วยติดตามข้อมูลและปรับปรุงคุณภาพการดูแล
ด้วย EMR ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นจากบันทึก ตัวอย่างเช่นหากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเห็นประวัติผู้ป่วยเต็มระบบจะอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นในการทำงาน ระบบ EMR ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลด้านสุขภาพที่ได้รับการป้องกันเช่นประวัติทางการแพทย์ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงมาตรฐาน HIPAA ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้เข้าถึงบุคคลที่ได้รับการรับรองได้ง่าย
บันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่งยังรวมถึงข้อมูลการดูแลระบบและการเรียกเก็บเงิน อาจใช้ EMR ร่วมกันระหว่างการปฏิบัติเพื่อปรับปรุงคุณภาพการดูแล แต่การแบ่งปันบันทึกระหว่างผู้ให้บริการและสิ่งอำนวยความสะดวกจะต้องทำตามกฎ HIPAA ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์รายใหญ่เช่น Cerner, Epic, McKesson และ Meditech ให้บริการระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลสำหรับผู้ป่วยแต่ละรายโดยค้นหาตามชื่อ ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลสำหรับกลุ่มผู้ป่วยเช่นการค้นหาข้อมูลประชากรหรือประวัติทางการแพทย์เพื่อให้พวกเขาสามารถปรับปรุงสุขภาพของชุมชน - ตัวอย่างเช่นโดยการระบุว่าใครเป็นสาเหตุของการฉีดวัคซีน
ระบบไฮบริด: การรวมระเบียนอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ
การปฏิบัติทางการแพทย์บางอย่างใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์และบันทึกกระดาษ พวกเขาอาจพิมพ์ข้อมูลดิจิตอลสแกนบันทึกกระดาษและเข้าถึงข้อมูลจากระบบทั้งสองชนิดเพื่อให้ระบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษเข้ากันได้
ตัวอย่างเช่นแนวปฏิบัติบางอย่างที่ใช้ EMR อัปเดตไฟล์โดยสแกนข้อมูลกระดาษ หรือพวกเขาจะพิมพ์ข้อมูลจากบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ผู้ให้บริการดูแลสามารถเก็บไว้ในกระดาษเมื่อรักษาผู้ป่วย
นโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานของสถานประกอบการควรกำหนดว่าส่วนใดของข้อมูลที่บันทึกจะเป็นแบบกระดาษและส่วนใดที่จัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ บันทึกใหม่ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในรูปแบบที่เหมาะสม หากส่วนของบันทึกเป็นกระดาษมันควรอ้างอิงตำแหน่งของส่วนอิเล็กทรอนิกส์
