บันทึกเดบิตและใบแจ้งหนี้ใช้ในกระบวนการบัญชีเพื่อช่วยให้ธุรกิจติดตามยอดขาย ในขณะที่ใบแจ้งหนี้เดบิตจัดการกับลูกหนี้บัญชีใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่จัดการกับการขายเสร็จสมบูรณ์ซึ่งเงินมีการเปลี่ยนแปลงมือแล้ว ไม่ว่าจะใช้ใบเพิ่มหนี้หรือใบแจ้งหนี้สิ่งสำคัญคือต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดรวมอยู่ในเอกสารเพื่อให้สามารถใช้ในกระบวนการบัญชีในอนาคต
เดบิตหมายเหตุ
ใบเพิ่มหนี้คือการแจ้งเตือนที่ส่งถึงลูกค้าเพื่อแจ้งเตือนถึงจำนวนเงินที่เกินกำหนดชำระ ธุรกิจอาจใช้ใบเพิ่มหนี้ในฐานะผู้นำเพื่อส่งบัญชีที่เกินกำหนดส่งไปยังคอลเลกชันเพื่อเป็นการแจ้งเตือนว่าบัญชีกำลังจะครบกำหนดชำระหรือเพื่อเตือนให้ลูกค้าทราบถึงส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด
ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ที่ใช้ในการบันทึกการทำธุรกรรมการขาย ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจอยู่ในงานแสดงสินค้าหรือการประชุมและทำการขายผู้ซื้อและธุรกิจแต่ละคนจะได้รับสำเนาใบแจ้งหนี้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายทราบว่ามีการขายอะไรเมื่อใดและเท่าใด ใบแจ้งหนี้รวมอยู่ในรายการขายที่จัดส่งให้ลูกค้าด้วย
ความแตกต่าง
ใบเพิ่มหนี้คือข้อมูลเกี่ยวกับการทำธุรกรรมที่ผ่านมาซึ่งยังไม่ได้ชำระในขณะที่ใบแจ้งหนี้จะบันทึกรายการการขายที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว หมายเหตุเดบิตขึ้นอยู่กับบัญชีลูกหนี้ในขณะที่มีการใช้ใบแจ้งหนี้สำหรับการขายที่ชำระเงินไปแล้ว
ตัวอย่างการใช้งาน
หากบัญชีของลูกค้าค้างชำระ บริษัท สามารถส่งใบเพิ่มหนี้ให้กับลูกค้าเพื่อเตือนให้เขาทราบถึงการกำกับดูแลบัญชี หมายเหตุควรรวมรายการหรือรายการที่ซื้อวันที่ซื้อราคาซื้อวันที่ครบกำหนดชำระเงินดั้งเดิมและค่าใช้จ่ายทางการเงินใด ๆ ที่อาจนำไปใช้กับบัญชีที่ถึงกำหนดชำระ ตัวอย่างของใบแจ้งหนี้คือเมื่อมีการขายและลูกค้าร้องขอใบเสร็จรับเงินแยกรายการ ใบแจ้งหนี้รวมถึงรายการที่ซื้อราคาขายวันที่ขายและวิธีการชำระเงิน
