หลังจากได้รับอีเมลหรือโทรศัพท์สำหรับการสัมภาษณ์คุณสามารถส่งจดหมายตอบรับการสัมภาษณ์เพื่อยืนยันเวลาและสถานที่ที่นัดหมาย สิ่งนี้เป็นสิ่งเตือนความจำให้นายจ้างและคุณทราบถึงการสัมภาษณ์ จดหมายของคุณควรสั้นและตรงประเด็นและเขียนเป็นภาษามืออาชีพ
ตอบกลับทางอีเมลหากการสื่อสารกับนายจ้างของคุณเคยผ่านทางอีเมล์มาก่อน สิ่งนี้เป็นที่ยอมรับโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากนายจ้างได้แสดงความชอบในการสื่อสารทางอีเมลหรือส่งอีเมลถึงคุณพร้อมข้อเสนอในการสัมภาษณ์
หลีกเลี่ยงการเขียนให้นายจ้างคุ้นเคยเกินไป พูดกับเขาโดยมิสเตอร์หรือดร. ในจดหมายของคุณเว้นแต่คุณจะได้รับชื่อจริงกับเขาหรือเขาเซ็นต์อีเมลพร้อมข้อเสนอเพื่อสัมภาษณ์โดยใช้ชื่อจริงเท่านั้น พูดคุยกับผู้หญิงคนหนึ่งพร้อมด้วยนางสาวและนามสกุลของเธอ
ทำให้จดหมายของคุณน้อยกว่าครึ่งหน้า คุณเป็นเพียงการเขียนเพื่อรับทราบวันและเวลาของการสัมภาษณ์ไม่ให้คุณสมบัติของคุณสำหรับงานอีกครั้งตามที่คุณทำในจดหมายปะหน้า
เขียนวันที่เวลาและสถานที่สัมภาษณ์ในจดหมายตอบรับของคุณ จัดรูปแบบการตอบกลับในรูปแบบธุรกิจด้วยคำทักทายเช่น "Dear Mr. Simms" ข้ามช่องว่างระหว่างคำทักทายและเนื้อความของการตอบรับ คุณอาจเขียนคำตอบของคุณแบบนี้: "ฉันกำลังเขียนเพื่อยืนยันการสัมภาษณ์ของฉันกับคุณในวันพุธที่ 7 เมษายนเวลา 10:00 น. ที่สำนักงาน บริษัท ของ XYZ ที่ 1275 Market Street, Newberry ในห้อง 102 ฉันหวังว่าจะได้พบคุณ เพื่อหารือเกี่ยวกับคุณสมบัติของฉันสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยนักวิจัยในเวลานั้นโปรดติดต่อฉันที่ 555-392-9387 หากข้อมูลนี้มีการเปลี่ยนแปลงหรือหากคุณมีคำถามใด ๆ " จบการตอบรับการสัมภาษณ์โดยใช้การปิดอาชีพเช่น "ขอแสดงความนับถือ" และชื่อเต็มของคุณ เขียนลายเซ็นของคุณด้วยมือด้านบนลายเซ็นที่คุณพิมพ์ถ้าคุณส่งจดหมายตอบรับของคุณทางไปรษณีย์
