วิธีการเตรียมขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

ตามเอกสารของ US Environmental Protection Agency (EPA) "คำแนะนำสำหรับการเตรียมขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)" "การพัฒนาและการใช้ SOPs เป็นส่วนหนึ่งของระบบคุณภาพที่ประสบความสำเร็จเนื่องจากให้ข้อมูลกับบุคคลในการทำงาน อย่างถูกต้องและอำนวยความสะดวกในความสอดคล้องในคุณภาพและความสมบูรณ์ของผลิตภัณฑ์หรือผลลัพธ์ที่ได้ " ดังนั้นการเตรียม SOP อย่างเหมาะสมจึงเป็นกุญแจสำคัญในการวางรากฐานสำหรับการบรรลุกระบวนการที่สอดคล้องกัน โดยทำตามขั้นตอนทั่วไปไม่กี่ขั้นตอนคุณสามารถเตรียม SOPs สำหรับใช้ภายในองค์กรของคุณ

ระบุว่าขั้นตอนหรือกระบวนการใดในองค์กรของคุณต้องการเอกสารประกอบเพื่อดำเนินการในลักษณะที่สอดคล้องกันและบุคคลใดที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดในการเขียน SOP ที่เกี่ยวข้อง อาจใช้วิธีการของทีมเพื่อระบุความต้องการสำหรับ SOP และเขียน SOP

กำหนดระบบเลขเพื่อให้มั่นใจว่ามีการควบคุมเอกสารของ SOP อย่างเพียงพอ ระบบการกำหนดหมายเลขควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะอนุญาตให้มี SOP จำนวนเท่าใดก็ได้และจำนวนการแก้ไขใด ๆ สำหรับ SOP แต่ละรายการ ให้ตัวคุณเองหรือผู้ควบคุมเอกสารที่ได้รับมอบหมายดูแลรายการหลักเพื่อไม่ให้มีการใช้หมายเลขซ้ำกัน

พัฒนาเทมเพลต SOP ที่ SOP องค์กรทั้งหมดจะติดตามโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ สำหรับขั้นตอนการดูแลระบบหรือการเขียนโปรแกรมเทมเพลตควรมีอย่างน้อยหน้าชื่อขั้นตอน (รวมถึงวัตถุประสงค์ขอบเขตบทสรุปคำจำกัดความคุณสมบัติของบุคลากรกระบวนการเองรายการตรวจสอบและการจัดการบันทึก) การควบคุมคุณภาพและการอ้างอิง สำหรับขั้นตอนทางเทคนิคหรือห้องปฏิบัติการแม่แบบควรมีอย่างน้อยที่สุดทุกส่วนสำหรับ SOP การบริหารที่ระบุไว้ข้างต้นนอกเหนือจากข้อมูลความปลอดภัยคำเตือนการรบกวนอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองในส่วนของขั้นตอน

เขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานเกี่ยวกับวิธีเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานสำหรับองค์กรของคุณหรือที่เรียกว่า "SOP บน SOPs" ใช้เทมเพลตที่พัฒนาแล้วและกำหนดความคาดหวังของคุณว่าควรเตรียม SOPs ทั้งหมดอย่างไรเช่นใครเป็นผู้ระบุความต้องการผู้กำหนดจำนวนรูปแบบการใช้งานและความคาดหวังสำหรับสิ่งที่ควรรวมอยู่ในแต่ละส่วน

เตรียมส่วนที่เหลือของ SOP ของคุณตามวิธีการที่กำหนดไว้ใน SOP บน SOPs ทำการแก้ไขเล็กน้อยเพื่อปรับปรุงกระบวนการเตรียมการในแง่ของเวลาและคุณภาพของเอกสารผลลัพธ์