Google Docs เป็นเครื่องมือแบ่งปันไฟล์ที่มีประสิทธิภาพที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อเผยแพร่ตารางงาน คุณสามารถทำได้โดยสร้างตารางโดยตรงใน Google เอกสาร เมื่อคุณเผยแพร่ตารางการทำงานของพนักงานอย่างสม่ำเสมอคุณจะป้องกันการสื่อสารผิดที่อาจนำไปสู่การกะเปิดเผยโดยพนักงานที่ไม่ได้ตระหนักว่าพวกเขาถูกกำหนดให้ทำงาน
ใช้เทมเพลตกำหนดการทำงานฟรี
Google เอกสารเก็บรักษาเทมเพลตขนาดใหญ่ที่ว่างและพร้อมใช้งาน ในการเข้าถึงเทมเพลตให้เปิดเอกสาร Google Docs ใหม่จากนั้นค้นหาเทมเพลตด้วยคำว่า "ตารางการทำงาน" ตารางการทำงานของพนักงานส่วนใหญ่ใช้รูปแบบสัปดาห์ต่อสัปดาห์เพราะนายจ้างประกาศเป็นรายสัปดาห์ ถ้าไม่มีเทมเพลตที่ตรงกับความต้องการของตารางให้สร้างกำหนดการที่กำหนดเองในโปรแกรมอื่น
สร้างกำหนดการที่กำหนดเอง
เช่นเดียวกับ Google เอกสาร Google ชีตมีเทมเพลตที่ผู้จัดการสามารถกำหนดเองได้ ค้นหาสิ่งเหล่านี้ในชีตภายใต้เมนูแกลเลอรีเทมเพลต เพียงเลือกกำหนดเวลาจากรายการจากนั้นปรับแต่งฟิลด์โดยแทนที่ข้อมูลเทมเพลตด้วยวันที่และชื่อพนักงาน ลบแถวและคอลัมน์ใด ๆ ที่ไม่จำเป็น
สร้างตารางตั้งแต่เริ่มต้นด้วยการเปิดไฟล์ใหม่ คลิกเริ่มสเปรดชีตใหม่ในหน้าหลักและใช้ส่วนหัวเพื่อกำหนดชื่อเอกสารเป็น "กำหนดการรายสัปดาห์" หรือชื่ออื่นที่ต้องการ ใช้แถวแรกเพื่อกำหนดวันที่ที่กำหนดเวลาครอบคลุม
จากนั้นสร้างแผนภูมิที่ส่วนหัวคอลัมน์แนวนอนแสดงรายการวันของสัปดาห์และแถวแสดงรายการเวลากะ ใส่ชื่อพนักงานในกล่องกะที่สอดคล้องกัน บันทึกไฟล์ไปยัง Google เอกสารภายใต้ชื่อไฟล์ที่เหมาะสม
จัดการการอนุญาตของพนักงาน
นายจ้างต้องการให้พนักงานอ่านกำหนดการและอาจดาวน์โหลดไฟล์เพื่อบันทึกบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ส่วนตัว อย่างไรก็ตามพนักงานไม่ควรได้รับอนุญาตให้แก้ไขกำหนดการ โดยค่าเริ่มต้น Google เอกสารช่วยให้พนักงานสามารถอ่านและดาวน์โหลดไฟล์ที่แบ่งปันให้กับพวกเขา
แชร์ไฟล์โดยคลิกที่ไอคอนพร้อมรูปเงาดำของบุคคลและเครื่องหมายบวกที่แสดงถึง "แชร์" ป้อนที่อยู่อีเมลของพนักงานที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย ตรวจสอบการอนุญาตก่อนที่จะส่งลิงค์อีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียว
สำหรับการอนุญาตให้เลือก "สามารถดู" แทน "สามารถแก้ไข" แล้วเลือกปุ่มแบ่งปันเพื่อเผยแพร่กำหนดการสำหรับพนักงาน พนักงานได้รับอีเมลแจ้งกำหนดการใหม่ที่ได้รับการเผยแพร่ อีเมลมีลิงค์ไปยังตาราง
ตั้งค่ากำหนดการปกติ
การรักษาเทมเพลตของกำหนดการทำให้การจัดตารางรายสัปดาห์ง่ายขึ้น กำหนดวันและเวลามาตรฐานเพื่อเผยแพร่กำหนดการและแบ่งปันให้กับพนักงานทุกคนทางอีเมลในเวลาเดียวกัน
ตั้งชื่อไฟล์กำหนดเวลาในรูปแบบที่ง่ายต่อการค้นหาเช่น "15 มกราคมกะกำหนดการ" สิ่งนี้จะช่วยลดความสับสนและช่วยให้พนักงานสามารถทราบความแตกต่างของการกำหนดเวลาหรือปัญหาได้อย่างรวดเร็ว สร้างนโยบายของ บริษัท ที่กำหนดให้พนักงานต้องแจ้งให้ทราบตามที่ต้องการสำหรับการเปลี่ยนแปลงในตาราง
