วิธีการเขียนจดหมายสอบถามที่ไม่พึงประสงค์

คุณอาจเขียนจดหมายสอบถามไม่พึงประสงค์ด้วยเหตุผลหลายประการ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนจดหมายถึง บริษัท ที่สอบถามเกี่ยวกับการเปิดรับงานหรือผู้เขียนบทความทางวิชาการเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือการอนุญาตให้ใช้ส่วนต่างๆในงานของคุณเอง จดหมายสอบถามที่ไม่ได้ร้องขอไม่จำเป็นต้องไม่พอใจ แต่คุณต้องทำตามขั้นตอนทั่วไปและกฎมารยาทในการสอบถามเนื่องจากต้องใช้เวลาหมดในวันที่ผู้รับตอบ

ตั้งระยะขอบของคุณเป็น 1 นิ้วทั้งสี่ด้าน นี่เป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับจดหมายธุรกิจ การเป็นมืออาชีพมีความสำคัญเพราะจดหมายฉบับนี้ไม่ได้ถูกร้องขอและคุณจะต้องสร้างความประทับใจแรกที่ดี

ตั้งค่าระยะห่างบรรทัดของคุณเป็น 1.0 ซึ่งเป็นระยะห่างเดียว โปรแกรมประมวลผลคำจำนวนมากมีระยะห่างบรรทัดเริ่มต้นที่ 1.15

เปลี่ยนแบบอักษรเป็น Garamond, Times New Roman, Cambria หรือแบบอักษร serif ที่คล้ายกัน แบบอักษร Serif มี "feet" หรือ serifs ที่ด้านบนและด้านล่างที่ช่วยนำทางสายตาในหน้าเอกสารที่พิมพ์ออกมา แบบอักษรเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อใช้ในการพิมพ์และดูเป็นมืออาชีพมากที่สุดในจดหมาย

พิมพ์ที่อยู่ของคุณโดยไม่มีชื่อของคุณ จากนั้นข้ามช่องว่างและพิมพ์วันที่ ข้ามช่องว่างอื่นแล้วพิมพ์ชื่อผู้รับตำแหน่งงานชื่อ บริษัท และที่อยู่หรือพิมพ์ "ทรัพยากรบุคคล" หากคุณกำลังสอบถามที่ไม่ได้ร้องขอสำหรับงานและไม่มีชื่อของบุคคลที่ติดต่อ

พิมพ์ "ที่รัก (ชื่อบุคคล):" หากคุณไม่รู้จักชื่อบุคคลดังเช่นในกรณีของผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลให้พิมพ์ "หัวหน้าผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์:" หรือ "เรียนท่านที่เคารพหรือท่านผู้หญิง:" ข้ามบรรทัดอื่น

แนะนำตัวและอธิบายเหตุผลที่คุณเขียน เจาะจงเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับสามารถตอบสนองต่อคำขอของคุณได้ดียิ่งขึ้น

เขียนคำถามหรือรายการที่คุณต้องการในรูปแบบรายการเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับจะไม่พลาดข้อมูลใด ๆ

รวมถึงซองจดหมายที่ประทับตราด้วยตนเองและประทับตราถ้าคุณส่งคำถามทางไปรษณีย์ หากคุณกำลังขอสิ่งของที่จะส่งทางไปรษณีย์ให้เสนอเพื่อชดเชยผู้รับค่าส่งไปรษณีย์หรือขอให้ส่งพัสดุทางเงินสดในการจัดส่ง (COD) ซึ่งในกรณีที่คุณชำระเงินมาถึง

ขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาและปัญหาของเธอ เสนอสิ่งจูงใจแก่ผู้รับตามความเหมาะสมเช่นการกล่าวถึงในบทความของคุณ

พิมพ์ "ขอแสดงความนับถือ" และข้ามช่องว่างสามบรรทัด จากนั้นพิมพ์ชื่อเต็มของคุณ พิมพ์ตัวอักษรและลงชื่อเหนือชื่อที่คุณพิมพ์ด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ

เคล็ดลับ

• เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้โทรหาฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือแผนกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อรับชื่อหัวหน้าแผนก คุณมีโอกาสที่ดีกว่าในการได้รับคำตอบถ้าคุณพูดถึงเรื่องนี้กับคนที่เฉพาะเจาะจงแทนที่จะเป็นตำแหน่งงาน