ธุรกิจที่รักษาเงินสดย่อยเพื่อจ่ายสำหรับสิ่งจำเป็นขนาดเล็กและตามความต้องการควรใช้ขั้นตอนการทดสอบการตรวจสอบเงินสดที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใช้เงินสดย่อยด้วยเหตุผลที่เหมาะสมและบัญชีเงินสดย่อยตามที่ใช้อย่างเหมาะสม เมื่อเป็นไปได้บุคคลที่ไม่สามารถเข้าถึงเงินสดย่อยควรเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบเงินสดย่อย
ช่วงเวลาของการตรวจสอบ
การตรวจสอบเงินสดย่อยควรดำเนินการสุ่มโดยไม่ต้องแจ้งให้พนักงานคนอื่นทราบ หากไม่มีการตรวจสอบแบบสุ่มพนักงานที่ "ยืม" จากเงินสดย่อยด้วยเหตุผลส่วนตัวมีเวลาที่จะนำเงินกลับเข้าที่ก่อนที่คุณจะตรวจสอบกองทุน
รวมเนื้อหา
การสร้างเงินสดย่อยในกล่องหรือลิ้นชักเป็นขั้นตอนแรกในการตรวจสอบ จำนวนเงินสดย่อยทั้งหมดบวกใบเสร็จรับเงินสำหรับรายการเงินสดย่อยถูกใช้เพื่อชำระควรเท่ากับจำนวนเงินสดย่อยทั้งหมดที่ถือเพื่อใช้งาน ตัวอย่างเช่นหากคุณรักษาเงินสด $ 500 ไว้สำหรับเงินสดย่อยและมีใบเสร็จรับเงิน $ 150 สำหรับค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยคุณควรมีเงินสดเหลืออยู่ $ 350 ในลิ้นชัก ควรบันทึกไว้ในรายงานการตรวจสอบที่ไม่ได้บรรจุเงินหรือใบเสร็จรับเงินและพนักงานทุกคนที่เข้าถึงเงินสดย่อยควรได้รับการซักถามเกี่ยวกับความแตกต่าง
ตรวจสอบใบเสร็จรับเงิน
ทุกใบเสร็จรับเงินควรอธิบายรายการที่ซื้ออย่างชัดเจน หากรายการที่ซื้อไม่ชัดเจนจากใบเสร็จรับเงินควรบันทึกรายการเป็นลายลักษณ์อักษรบนใบเสร็จพร้อมกับคำอธิบายใด ๆ ที่จำเป็นสำหรับค่าใช้จ่าย แต่ละรายการที่ซื้อควรแสดงถึงการใช้เงินเงินสดย่อยที่เหมาะสมและได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการหรือหัวหน้างานตามที่กำหนดไว้ในนโยบาย บริษัท ของคุณ ควรมีการบันทึกการใช้เงินสดย่อย ๆ อย่างไม่เหมาะสมเช่นของใช้ส่วนตัวในรายงานของคุณ การใช้เงินสดย่อยเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานปกติควรมีการบันทึกไว้ในรายงานของคุณและอธิบายโดยพนักงานเพื่อให้คุณสามารถพิจารณาได้ว่าควรทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับขั้นตอนการดำเนินงานเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายเหล่านั้นด้วยวิธีอื่น
ตรวจสอบบัญชีแยกประเภททั่วไป
ทุกค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยควรสะท้อนให้เห็นอย่างถูกต้องในบัญชีแยกประเภททั่วไปของบัญชี ตรวจสอบใบเสร็จรับเงินสำหรับคำอธิบายค่าใช้จ่ายและตรวจสอบว่ามีการผ่านรายการค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เหมาะสม
ตรวจสอบรายการที่ซื้อ
เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้คุณควรขอดูรายการที่ซื้อด้วยเงินสดย่อยโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของสินค้าที่ไม่สิ้นเปลือง หากพนักงานใช้เงินสดย่อยเพื่อซื้ออุปกรณ์ขนาดเล็กหรือสิ่งจำเป็นอื่น ๆ ที่ไม่ใช่ของใช้สิ้นเปลืองพนักงานควรจะสามารถแสดงตำแหน่งของรายการได้
