วิธีทำและจัดรูปแบบจดหมายร้องเรียน

คุณไม่พอใจกับผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้น ๆ แทนที่จะบ่นกับเพื่อนและญาติให้ดำเนินการและเขียนจดหมายร้องเรียน นอกเหนือจากการให้บริการเป็นบันทึกถาวรของการร้องทุกข์ของคุณจดหมายร้องเรียนเป็นลายลักษณ์อักษรอาจกระตุ้นให้ บริษัท ที่รับผิดชอบผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณและลูกค้าคนอื่น ๆ จะไม่ประสบปัญหาเหล่านี้ในอนาคต สร้างจดหมายธุรกิจที่มีรูปแบบที่ดีซึ่งให้ผลลัพธ์ที่เป็นบวก

รายการที่คุณจะต้อง

• ในการเขียนจดหมายร้องเรียนคุณจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

• ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน

• กระดาษปอนด์คุณภาพสูง

สร้างจดหมายของคุณโดยใช้รูปแบบเต็มบล็อกซึ่งเป็นที่ต้องการของธุรกิจส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกา จัดชิดซ้ายทุกส่วนของจดหมาย คุณสามารถแทรกเครื่องหมายโคลอนหรือเครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทายและเครื่องหมายจุลภาคหลังจากการปิดอภินันทนาการ หรือคุณสามารถเว้นวรรคตอน

เริ่มต้นวันที่ 6 ถึง 10 บรรทัดด้านล่างหัวจดหมายหรือส่วนหัว ใช้รูปแบบอเมริกันตัวอย่างเช่น 15 มกราคม 2011

ปล่อยให้สี่ถึงหกบรรทัดระหว่างวันที่และที่อยู่ภายใน รวมชื่อผู้ติดต่อและชื่อธุรกิจ โทรศัพท์ติดต่อแผงสวิตช์ของ บริษัท และขอชื่อและตำแหน่งของผู้จัดการที่เหมาะสม ยืนยันการสะกดชื่อของเขา / เธอที่ถูกต้อง หากคุณไม่สามารถระบุชื่อได้ให้ใช้ชื่อที่เหมาะสมเช่น "ผู้จัดการบริการลูกค้า"

เว้นสองบรรทัดว่างและป้อนคำทักทาย อย่าใช้ "Dear Sir or Madam" หรือ "To To Who Who Concern" ใช้นามสกุลของผู้รับด้วยชื่อส่วนตัวที่เหมาะสม หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศให้ใช้ "เรียนคริสสมิ ธ"

เว้นวรรคสองครั้งและเริ่มต้นเนื้อหาของจดหมาย ใช้อย่างน้อยสามย่อหน้าสำหรับจดหมายโดยเว้นวรรคสองครั้งระหว่างกัน ในขณะที่คุณเขียนจดหมายของคุณอ้างอิงใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่น ๆ ที่คุณได้รับจาก บริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อผลิตภัณฑ์ราคาและรายละเอียดอื่น ๆ ทั้งหมดถูกต้อง

เริ่มจากบันทึกที่เป็นบวก ใช้ย่อหน้าแรกเพื่อพูดถึงความภักดีของคุณกับชื่อแบรนด์หรือ บริษัท ตัวอย่างเช่น "ฉันมักสนุกกับการซื้อเฟอร์นิเจอร์ที่ร้านค้าของคุณฉันขอขอบคุณคำแนะนำที่ยอดเยี่ยมที่ฉันได้รับจากมัณฑนากรในร้านของคุณและรู้สึกสะดวกสบายกับการซื้อทั้งหมดของฉัน"

ใช้ย่อหน้าที่สองเพื่อรวมรายละเอียดใด ๆ ที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้เพื่อดำเนินการกับการร้องเรียนของคุณ ตัวอย่างเช่น "ในวันที่ 25 กุมภาพันธ์ 2011 ฉันสั่งปกผ้านวม (หมายเลข # 5768 พิมพ์ลายดอกไม้สีฟ้าขนาดควีนไซส์) จากแคตตาล็อกออนไลน์ของคุณสองสัปดาห์ต่อมาฉันได้รับฝาครอบผ้านวมหลังจากแกะมันออกมา กลิ่นโลหะซึ่งติดพันหลังจากซักด้วยเครื่องสองเครื่องสิ่งที่ส่งมาคือสำเนาของคำสั่งขนส่ง อย่าส่งสำเนาใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่น ๆ

ระบุความคาดหวังของคุณในวรรคสาม ตัวอย่างเช่น "เนื่องจากคุณสมบัติไอน้ำของเตารีดทำงานไม่ถูกต้องฉันคาดว่าจะได้รับเงินคืนเต็มจำนวนทันทีและ $ 52.38 บวกกับค่าส่งไปรษณีย์ที่ฉันจ่ายเพื่อรับเตารีดคืนฉันจะรอการตอบกลับของคุณ 4 สัปดาห์ถ้าฉันไม่ได้ยิน จากคุณฉันจะติดต่อสำนักธุรกิจที่ดีขึ้น"

เว้นสองบรรทัดว่างและป้อนการปิดอภินันทนาการที่เหมาะสมเช่น "ของคุณอย่างแท้จริง" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ปล่อยให้บรรทัดว่างสี่ถึงหกบรรทัดสำหรับลายเซ็นของคุณ ด้านล่างให้ป้อนลายเซ็นเครื่องพิมพ์ดีดของคุณโดยตรง

เว้นวรรคสองเท่าแล้วป้อนสิ่งที่แนบมา

เคล็ดลับ

• ใช้กระดาษพันธบัตรคุณภาพสูง สร้างส่วนหัวที่มีชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณ เขียนย่อหน้าสั้น ๆ และรักษาความยาวของตัวอักษรหนึ่งหน้า ใช้คุณสมบัติตัวอย่างก่อนพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำของคุณเพื่อตรวจสอบตำแหน่งในแนวตั้งของตัวอักษร หากจำเป็นให้ปรับระยะห่าง ถามเพื่อนที่เชื่อถือได้หรือญาติเพื่อพิสูจน์อักษรของคุณ นอกเหนือจากการตรวจสอบการสะกดคำเครื่องหมายวรรคตอนและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์เพื่อนหรือญาติของคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของจดหมายนั้นเหมาะสม