วิธีจัดการประชุมทางโทรศัพท์

การประชุมทางโทรศัพท์มีประโยชน์สำหรับการจัดการประชุมกับกลุ่มบุคคลในสถานที่ต่าง ๆ ที่ต้องตัดสินใจ กลุ่มทนายความอาจต้องพบและตัดสินใจกลยุทธ์สำหรับกรณีของลูกค้าของพวกเขาหรือกลุ่มปริญญาตรีอาจพยายามวางแผนงานแต่งงาน การประชุมทางโทรศัพท์สามารถช่วยกลุ่มคนในการตัดสินใจในไม่กี่นาทีซึ่งอาจใช้เวลาหลายวันในการส่งอีเมลและอาจเป็นไปไม่ได้ที่จะทำด้วยตนเอง

รายการที่คุณจะต้อง

• โทรศัพท์

• ซอฟต์แวร์กำหนดการประชุม

ระบุบุคคลที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมการประชุมสาย จากนั้นจัดลำดับความสำคัญของการเข้าร่วมของแต่ละคน หากมีคนสามหรือสี่คนที่โทรเข้าร่วมการประชุมของคุณการจัดลำดับความสำคัญของรายการผู้รับเชิญอาจไม่สำคัญ แต่ถ้าคุณเชิญคนหกคนขึ้นไปมีแนวโน้มว่าจะมีการขัดแย้งกันระหว่างตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจสำคัญสามารถเข้าร่วมได้

ติดต่อผู้เข้าร่วมที่สำคัญเพื่อระบุความขัดแย้งของการกำหนดเวลา ค้นหาว่าผู้คนเหล่านี้จะออกนอกเมืองเป็นระยะเวลานานหรือนานเท่าใดบนเครื่องบินและไม่สามารถโทรได้หรือไม่สามารถเข้าร่วมได้ จัดเวลาการประชุมของคุณเกี่ยวกับความขัดแย้งเหล่านี้

ส่งคำเชิญถึงผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด ใช้อีเมล Evite หรือโปรแกรมซอฟต์แวร์คำเชิญอื่น Microsoft Outlook สามารถกำหนดเวลาการประชุมส่งคำเชิญและอนุญาตให้ผู้รับเชิญยอมรับหรือปฏิเสธ คุณจะได้รับแนวคิดทั่วไปว่าใครสามารถเข้าร่วมและใครไม่สามารถทำได้ ผู้ได้รับเชิญอาจมีข้อเสนอแนะในเวลาที่ทำงานได้ดีขึ้นสำหรับพวกเขาและพวกเขายังสามารถส่งวาระการประชุมคุณในการตอบสนองต่อการร้องขอการประชุม แก้ไขคำเชิญของคุณตามความคิดเห็นที่คุณได้รับ

กำหนดเวลาการประชุมของคุณโดยใช้บริการโทรเข้า มีหลาย บริษัท ที่เชี่ยวชาญในการจัดการประชุมทางโทรศัพท์เช่น FreeConference และ InstantConference หาก บริษัท ของคุณมักจะกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ให้ตรวจสอบว่า บริษัท ของคุณมีสัญญากับบริการโทรเข้าโดยเฉพาะหรือไม่

ส่งคำเชิญสุดท้ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด ส่งคำเชิญถึงผู้ที่ปฏิเสธคำขอประชุมต้นฉบับในกรณีที่พวกเขาพร้อมใช้งานในภายหลัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในคำเชิญรวมถึงวันที่และเวลาของการโทรรหัสประเทศและหมายเลขโทรศัพท์ที่ผู้เข้าร่วมควรใช้รวมถึงรหัสผู้เข้าร่วมที่จำเป็น รวมถึงหมายเลขติดต่อของคุณเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถติดต่อคุณโดยตรงหากพวกเขามีปัญหาในการโทร

เคล็ดลับ

• หากคุณไม่เคยใช้บริการประชุมสายมาก่อนให้สอบถามเกี่ยวกับความชัดเจนของการโทรและใช้งานง่าย มีบริการฟรีบางอย่างและบางแห่งคิดค่าธรรมเนียม เปรียบเทียบราคาของบริการที่คิดค่าธรรมเนียมและตัดสินใจว่าอะไรเหมาะสมกับความต้องการของ บริษัท คุณที่สุด