บางทีความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่เกี่ยวข้องกับการสร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือทำให้มันสั้นลงเมื่อคุณต้องการพูดมากแนวคิดเบื้องหลังการสรุปไม่ได้ทำให้ผู้อ่านของคุณมีรายละเอียด แต่จะขายโครงการหรือข้อเสนอของคุณก่อนที่เขาจะเริ่มอ่านรายงานที่ยาวขึ้น สิ่งนี้ให้ความสำคัญอย่างมากกับเอกสารสั้น ๆ และบางครั้งการดึงดูดสายตาก็สามารถนับได้มากเท่ากับคำที่แท้จริงของคุณ
การตัดสินใจว่าคุณต้องการบทสรุปหรือไม่
โครงการของคุณอาจไม่จำเป็นต้องมีบทสรุปผู้บริหารเลย หากคุณได้รับเชิญให้ส่งข้อเสนอคำขอข้อเสนออาจระบุว่าไม่จำเป็นต้องสรุป หากมีการขอสรุปอาจมีรายละเอียดสิ่งที่คุณควรรวมและสิ่งนี้จะทำให้การจัดรูปแบบและการเขียนง่ายขึ้นมาก
การกำหนดความยาว
ก่อนที่คุณจะเริ่มการเขียนและการจัดรูปแบบมันจะช่วยให้คุณมีความคิดว่าคุณมีหน้าที่จัดทำกี่หน้าเพื่อให้ได้คะแนนที่สำคัญ มหาวิทยาลัยรัฐโคโลราโดแนะนำว่าบทสรุปไม่ควรเกิน 10 หน้าหรือ 10 เปอร์เซ็นต์ของความยาวทั้งหมดของรายงานหรือข้อเสนอของคุณ แต่มหาวิทยาลัย Texas A&M แนะนำไม่ให้เกินร้อยละ 5 ของข้อเสนอหรือรายงานของคุณ ขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการของคุณ แต่ขึ้นอยู่กับจำนวนหน้าทั้งหมดในรายงานของคุณและวางแผนที่จะเข้ามาอยู่ระหว่าง 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ของสิ่งนั้น
การจัดระเบียบเนื้อหา
หากคุณมีน้อยกว่า 10 หน้าในการทำงานการจัดระเบียบข้อมูลของคุณสำหรับผลกระทบที่ดีที่สุดคือสิ่งสำคัญที่สุด เริ่มด้วยการแนะนำอธิบายวัตถุประสงค์ของรายงานหรือข้อเสนอของคุณ ย้ายจากที่นั่นไปอธิบายวัตถุประสงค์หรือแนวทางแก้ไขของคุณไปยังปัญหาที่เกิดขึ้นในบทนำ อุทิศส่วนเพื่อการค้นพบการวิจัยที่สนับสนุนวัตถุประสงค์ของคุณหากเหมาะสม อธิบายว่าคุณจะนำโครงการไปใช้อย่างไร หากสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน จากนั้นให้คำแนะนำของคุณและปิดท้ายด้วยการขายสั้น ๆ
การจัดรูปแบบเนื้อหา
แม้ว่าความยาวของการสรุปของคุณจะมีความสำคัญ แต่ก็ไม่ควรที่จะยัดเยียดคำเข้าไปในหน้าเว็บของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อพยายามผลักดันเป้าหมายของโครงการ เว้นที่ว่างสีขาวเพียงพอเพื่อไม่ให้ผู้อ่านของคุณครอบงำเมื่อเขาดูที่การสรุปเป็นครั้งแรก - หน้าเว็บที่เต็มไปด้วยคำสามารถทำให้ตกใจ ใช้ย่อหน้าสั้น ๆ แยกตามส่วนหัวและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย พยายามอย่ารวมมากกว่าหนึ่งย่อหน้าในแต่ละส่วน ข้างส่วนหัวแต่ละส่วนคุณอาจรวมถึงการอ้างอิงถึงหน้าของรายงานของคุณที่มีข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่กล่าวถึงในส่วนนั้น รวมข้อมูลการติดต่อของคุณไว้ท้ายสุด - หากผู้อ่านของคุณต้องการติดต่อคุณทันทีคุณไม่ต้องการให้เขาขุดรายงานของคุณเพื่อรับข้อมูลนี้ คุณอาจตั้งศูนย์ไว้ที่นี่เพื่อให้โดดเด่น
