รายงานเหตุผลแนะนำการเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือกระบวนการทางธุรกิจ พวกเขามีหลักฐานที่แสดงให้เห็นถึงแนวทางการดำเนินการที่แก้ไขปัญหาหรือปรับปรุงประสิทธิภาพตัวอย่างเช่น พวกเขามักจะนำเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ส่งผลให้เกิดการประหยัดทางการเงินหรือกำไร ในการสร้างรายงานที่มีประสิทธิภาพคุณต้องสร้างข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือและหลักฐานสนับสนุนเพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ
ใช้ส่วนหัวบันทึกพื้นฐาน (ถึง / จาก / วันที่ / หัวเรื่อง) และกรอกให้ชัดเจนว่าใครควรอ่านรายงานผู้เขียนและสิ่งที่เป็นเนื้อหา
เขียนย่อหน้าเปิดที่อธิบายถึงปัญหาหรือวัตถุประสงค์ของรายงานของคุณ อธิบายด้วยประโยคสองสามข้อว่าคำแนะนำของคุณคืออะไรและอธิบายถึงประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับ
เขียนคำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับรายงานของคุณซึ่งมีรายละเอียดวัตถุประสงค์และความสำคัญของรายงานโดยละเอียด รวมถึงข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจแรงจูงใจและเหตุผลตามคำแนะนำของคุณ
ใช้เนื้อหาหลักของรายงานของคุณเพื่ออธิบายวิธีที่คุณแนะนำให้ปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณ ให้รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับขั้นตอนหรือวิธีการแก้ปัญหาใหม่และผลกระทบที่พวกเขาจะมี อธิบายว่าใครจะมีส่วนร่วมทำอะไรพวกเขาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไรและใช้เวลาดำเนินการนานแค่ไหน
ระบุการวิจัยหรือวิธีการที่คุณปฏิบัติตามเพื่อให้ได้ข้อสรุป รวมถึงข้อเสียและปัญหาที่กระบวนการใหม่อาจสร้างขึ้นรวมถึงผลประโยชน์ แม่นยำจัดระเบียบวัสดุอย่างมีเหตุผลและยุติธรรม สิ่งนี้จะเพิ่มแรงให้กับข้อโต้แย้งของคุณ
ทำรายงานความชอบธรรมให้เสร็จโดยสรุปโดยย่อของข้อสรุปและคำแนะนำของคุณ อย่าแนะนำข้อมูลใหม่ในขั้นตอนนี้ ตรวจทานข้อโต้แย้งหลักเพื่อสนับสนุนคำแนะนำของคุณ เขียนย่อหน้าปิดอย่างย่อสำหรับบันทึกช่วยจำของคุณ
เคล็ดลับ
-
เน้นข้อดีของคำแนะนำของคุณและอธิบายว่าพวกเขาเกินดุลข้อบกพร่องใด ๆ เขียนในเชิงบวกของคุณ หลีกเลี่ยงคำเช่นอาจจะบางทีและอาจจะ จัดทำยอดคงเหลือให้กับรายงานของคุณโดยการหารือเกี่ยวกับโซลูชันทางเลือก วางคำแนะนำที่คุณรู้สึกว่ามีแนวโน้มมากกว่า ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนที่คุณคิดว่าควรทำในคำแนะนำของคุณ หลีกเลี่ยงการทั่วไป; เฉพาะเจาะจง. แนะนำแต่ละคำแนะนำด้วยคำกริยาที่ใช้งานเพื่อเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับข้อเสนอแนะของคุณ
